Повідомлення про конфіденційність рекрутингу для Сполученого Королівства / Європейського союзу

З якою метою створено цей документ?

Компанія Payward Ltd. та її дочірні компанії віддані справі захисту приватності й безпеки вашої персональної інформації.

Це повідомлення про конфіденційність описує процес збирання й використання нами персональної інформації про вас під час ваших робочих взаємин із нами, відповідно до Загального регламенту захисту персональних даних (GDPR) Європейського союзу від 2016 року, а також Закону Великої Британії про захист даних (DPA) від 2018 р.

Воно стосується всіх заявників на працевлаштування.

1. Компанія Payward Ltd. є «контролером даних». Це означає, що ми несемо відповідальність за вибір способу утримання та використання персональної інформації, яку отримуємо від вас. Для забезпечення відповідності вимогам законодавства із захисту даних ми зобов’язані донести до вас інформацію, яка міститься в цьому повідомленні про конфіденційність.

2. Це повідомлення стосується заявників на працевлаштування та тих заявників, які проходять процес рекрутингу. Це повідомлення не є частиною будь-якої угоди про наймання або іншого контракту про надання послуг. Ми можемо оновити це повідомлення будь-коли, але в такому разі надамо вам оновлену копію цього повідомлення настільки швидко, наскільки це буде розумно обґрунтовано та практично досяжно.

Принципи збирання даних

Ми будемо дотримуватися вимог закону про захист даних. Це передбачає, що ваша персональна інформація, яку ми утримуємо, має:

1. Використовуватися правомірно, справедливо та прозоро.

2. Збиратися тільки з обґрунтованою метою, яку ми чітко донесли до вас, і не використовуватися будь-яким іншим чином, що є несумісним із зазначеною метою.

3. Відповідати цілям, про які ми вам повідомили, і не використовуватися в будь-яких інших цілях.

4. Бути правильною та актуальною.

5. Утримуватися тільки впродовж періоду, потрібного для реалізування цілей, про які ми вас сповістили.

6. Зберігатися в безпеці.

Яку інформацію про вас ми зберігаємо

Термін «персональні дані» або «персональна інформація» визначає будь-яку інформацію про приватну особу, з використанням якої таку особу можна ідентифікувати. До цього типу інформації не належать дані з видаленими ідентифікаторами особи (анонімні дані).

Існують деякі типи чутливіших персональних даних, які потребують вищого рівня захисту, наприклад інформація про стан здоров’я людини або про її сексуальну орієнтацію. Інформація про судимості також належить до даних, що вимагають зазначеного вищого рівня захисту.

Якщо ви претендуєте на посаду в нашій компанії, ми збираємо потрібний набір інформації про вас, включно з вашим ім’ям, домашньою адресою, датою народження, адресою електронної пошти, номером телефону, а також відомостями про трудову діяльність. Це належить до вашої «персональної інформації».

1. Ми також будемо збирати від вас конфіденційну інформацію (що відома під назвою «особливі категорії даних»), яка містить таке:

   1. ваше расове або етнічне походження;
   2. віросповідання;
   3. сексуальна орієнтація;
   4. інформація про будь-які фізичні вади, які ви можете мати;
   5. інформація про стан вашого здоров’я, щоб ми могли поліпшити ваше робоче оточення в розумних межах.
       

   Будь ласка, будьте впевнені, що ми ставимося до всіх особливих категорій даних з особливою увагою, гарантуючи особливу безпеку під час поводження з ними, зокрема те, що доступ до них буде надано лише вповноваженим особам. Усе це – на додачу до всіх процедур технічного контролю, які ми в плановому порядку здійснюємо, опрацьовуючи всі дані.

2. Ми збиратимемо персональну інформацію від вас безпосередньо, зазвичай використовуючи резюме (CV), яке ви передали нам. Ми також можемо збирати інформацію від вас у процесі спілкування з вами телефоном, через канали цифрових чатів, повідомлення електронної пошти й листи. Будь ласка, зверніть увагу: якщо вашу заявку буде схвалено, уся зазначена інформація може стати частиною вашого послужного списку.

3. Будь ласка, також майте на увазі, що під час відвідування вами цього сайту (навіть якщо ви не подали заяву про прийом на роботу) для збору інформації про вас використовуються файли cookie, які розкривають дані, наприклад про вашу адресу Інтернет-протоколу (IP), яка використовується для під’єднання вашого комп’ютера або мобільного пристрою до Інтернету, а також інформацію про ваші відвідування, наприклад про сторінки, які ви переглядали або шукали, про час очікування відповіді від сторінки, про помилки завантаження тощо.  Ми робимо це з метою вимірювання продуктивності сайту й поліпшення цих показників у майбутньому. Кукі-файли також використовуються для поліпшення функціональності цього сайту, що передбачає розкриття даних нашій команді менеджменту сайту.  Ви можете контролювати використання кукі-файлів шляхом зміни відповідних налаштувань.

Як ми будемо використовувати інформацію про вас

Ми будемо використовувати вашу персональну інформацію, лише якщо це дозволятиме закон. Найчастіше ми будемо використовувати вашу персональну інформацію за таких обставин:

1. Для виконання договірних зобов’язань; до цього також належить виконання певних дій до укладання контракту.
2. У випадках, коли нам треба буде виконати умови юридичних зобов’язань.
3. Там, де існуватиме потреба в задоволенні законних інтересів – або наших, або третьої сторони, і де ваші інтереси й фундаментальні права не конфліктують із зазначеними інтересами.

Ми використовуємо інформацію, отриману від вас, у цілях, перелічених у таблиці нижче.

Якщо ви не надасте персональну інформацію

1. Якщо ви не надасте певну інформацію за запитом, ми, можливо, не зможемо продовжити розгляд вашої заявки або ж виконати наші юридичні обов’язки.

Зміна мети

1. Ми будемо використовувати вашу персональну інформацію лише в цілях, для яких ми її збирали, якщо тільки не дійдемо розумно обґрунтованого висновку, що ця інформація потрібна нам для використання з іншою метою і що така мета сумісна з первинною ціллю. Якщо нам знадобиться використати вашу персональну інформацію з будь-якою іншою метою, ми сповістимо вас про це й пояснимо юридичне підґрунтя, яке дозволяє нам це зробити.

2. Будь ласка, майте на увазі, що ми можемо опрацьовувати вашу персональну інформацію без вашого відома або згоди, з дотриманням вищезгаданих правил, там, де цього вимагає або де це дозволяє закон.

Передавання інформації за межі Європейського союзу або Сполученого Королівства

Для виконання контракту з вами ми будемо передавати інформацію, яку зібрали про вас, у Сполучені Штати Америки. Європейська Комісія та Сполучене Королівство прийняли рішення про достатність заходів щодо компаній Сполучених Штатів, зареєстрованих у межах «щита конфіденційності» Європейського союзу – Сполучених Штатів.

Безпека даних

1. Ми обмежуємо доступ до вашої персональної інформації колом тих працівників, агентів, підрядників та інших сторонніх осіб, яким це треба для виконання службових обов’язків. Вони опрацьовуватимуть вашу персональну інформацію тільки за нашою вказівкою та зобов’язані за законом дотримуватися конфіденційності.  

2. Ми впровадили процедури, які дають змогу розбиратись із будь-яким підозрілим випадком порушення безпеки даних, і сповіщатимемо вас і будь-який потрібний контрольно-наглядовий орган про випадки підозри щодо порушення безпеки щоразу, коли до цього зобов’язує закон.

Зберігання даних

Як довго ви будете використовувати інформацію про мене?

1. Ми зберігатимемо вашу персональну інформацію лише стільки, скільки це буде треба для виконання мети, із якою ми її збирали, включно із задоволенням будь-яких юридичних вимог або вимог щодо надання інформації. Зазвичай ми зберігатимемо вашу інформацію упродовж 12 місяців. Інформація зберігатиметься й довше, якщо ви надасте згоду на це.

Права на доступ, виправлення, видалення та обмеження доступу

Ви зобов’язані інформувати нас про зміни

Ваші права щодо персональної інформації

1. Важливо, щоб персональна інформація про вас, яку ми утримуємо, була правильною та актуальною. Якщо під час оформлення вами взаємин із нашою компанією ваша персональна інформація зміниться, будь ласка, проінформуйте нас про це. 

2. За певних обставин закон надає вам такі права:

   1. Запитувати доступ до вашої персональної інформації (процедура, відома під назвою «запит на доступ від суб’єкта даних»). Це надає вам змогу отримувати копію вашої персональної інформації, яку ми утримуємо, і перевіряти, чи дотримуємося ми вимог закону під час її обробки.
   2. Запитувати внесення змін до вашої персональної інформації, яку ми утримуємо. Це надає вам змогу виправляти будь-яку неповну або неточну інформацію про себе.
   3. Запитувати видалення вашої персональної інформації. Це надає вам змогу надсилати нам запити щодо видалення або знищення персональної інформації, коли нам більше не треба її опрацьовувати. Ви також маєте право надати нам запит щодо видалення чи знищення вашої персональної інформації, якщо ви використали своє право на заперечення проти її обробки (див. нижче).
   4. Заперечувати проти обробки вашої персональної інформації у випадках, коли ми покладаємося на наші законні інтереси (або законні інтереси сторонніх осіб), а якісь обставини у вашій конкретній ситуації спонукають вас до заперечення проти обробки інформації на цьому ґрунті. Ви також маєте право заперечувати проти обробки вашої персональної інформації, якщо така обробка здійснюється безпосередньо із маркетинговою метою.
   5. Надсилати запити про обмеження обробки вашої персональної інформації. Це надає вам змогу запитувати у нас призупинення обробки персональної інформації про вас, наприклад якщо ви бажаєте, щоб ми перевірили її достовірність або з’ясувати причину, з якої ми її опрацьовуємо.
   6. Запитувати передавання вашої персональної інформації іншій стороні.

Якщо ви бажаєте переглянути, перевірити, виправити вашу персональну інформацію або надіслати запит про її видалення, заперечуєте проти обробки ваших персональних даних або бажаєте надіслати запит про передавання копії вашої інформації іншій стороні, будь ласка, звертайтеся до Відповідального за захист даних у письмовій формі за адресою: [email protected]

Зазвичай така операція не потребує сплати комісії

1. Щоб мати доступ до своєї персональної інформації (або використання будь-яких з інших прав), вам не треба сплачувати комісію. Однак якщо ваш запит щодо доступу до інформації є, очевидно, безпідставним або виходить за розумні межі, ми можемо вимагати виплати комісії в розумних межах. Як варіант, за таких обставин ми можемо відмовити в наданні запитуваного доступу.

Що нам може знадобитися від вас

1. Ми можемо вимагати конкретну інформацію від вас, щоб ідентифікувати вашу особу й забезпечити реалізування вашого права на доступ до інформації (або реалізування будь-яких інших ваших прав). Це ще один доречний захід задля гарантування того, що персональну інформацію не буде розкрито будь-якій особі, яка не має права її отримувати.

Право на відкликання згоди

1. В обмеженій кількості обставин, коли ви надали свою згоду на збирання, обробку та передавання вашої персональної інформації з конкретною метою, ви маєте право відкликати свою згоду на обробку інформації з цією конкретною метою будь-коли. Щоб відкликати згоду, будь ласка, зверніться до Відповідального за захист даних за адресою: [email protected]  Щойно ми отримаємо сповіщення про те, що ви відкликали свою згоду, то більше не будемо опрацьовувати вашу інформацію з метою або в цілях, на які ви спочатку погодилися, якщо тільки у нас не буде іншої законної причини продовжувати таке опрацювання згідно з вимогами законодавства.

Відповідальний за захист даних

1. Ми створили посаду Відповідального за захист даних (DPO), щоб контролювати виконання вимог цього Повідомлення про конфіденційність. Якщо у вас є будь-які запитання щодо цього Повідомлення про конфіденційність або щодо процесу опрацювання вашої персональної інформації, яку ми застосовуємо, будь ласка, зверніться до Відповідального за захист даних за адресою [email protected]  Ви маєте право звернутися зі скаргою до вповноважених органів із забезпечення приватності й захисту даних у вашій країні або в контрольно-наглядовий орган будь-коли.

Зміни до цього Повідомлення про конфіденційність

1. Ми залишаємо за собою право оновлювати текст цього Повідомлення про конфіденційність будь-коли, і в разі внесення будь-яких суттєвих змін до цього тексту ми надішлемо вам його нову редакцію. Ми також можемо сповіщати вас щодо обробки вашої персональної інформації час від часу іншими шляхами.