Aviso de Privacidad para Candidatos
Alcance y vista general
Payward se compromete a proteger la privacidad y la seguridad de los datos personales de los candidatos. Este Aviso de Privacidad describe cómo Payward Inc. y sus filiales, empresas afiliadas y entidades relacionadas o sociedades vinculadas (conjuntamente, “Payward”, “nosotros” o “nos”) recopilan y procesan datos personales sobre usted durante y después del proceso de evaluación y selección de candidatos. En cada caso, Payward es el responsable del tratamiento.
Este Aviso de Privacidad describe las categorías de datos personales que recopilamos sobre usted, cómo utilizamos sus datos personales, cómo protegemos sus datos personales, cuándo divulgamos sus datos personales a terceros y cuándo transferimos sus datos personales fuera de su jurisdicción de origen. Este Aviso de Privacidad también describe los derechos de los interesados por jurisdicción, incluidos el acceso, la corrección y la supresión de los datos personales. Tenga en cuenta que los derechos varían según la jurisdicción.
Únicamente procesaremos sus datos personales de conformidad con este Aviso de Privacidad, salvo que la legislación aplicable exija lo contrario. Adoptamos medidas para garantizar que los datos personales que recopilamos sobre usted sean adecuados, pertinentes, no excesivos y procesados para fines limitados.
Recopilación y otro procesamiento de datos personales
A los efectos de este Aviso de Privacidad, “datos personales” significa cualquier información sobre una persona identificable. Los datos personales excluyen los datos anónimos o desidentificados que no puedan asociarse con una persona concreta. Para llevar a cabo nuestras actividades de contratación y cumplir con nuestras obligaciones legales, recopilamos, almacenamos o procesamos de otro modo las siguientes categorías de datos personales, con el fin de considerarle para un puesto:
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Datos de contacto personales, tales como el nombre oficial, el nombre preferido, el título, las direcciones, los números de teléfono, las direcciones de email personales, las direcciones IP, el UserAgent del navegador y los identificadores online.
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Historial laboral.
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Historial educativo.
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Confirmación del derecho a trabajar.
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Historial de remuneración (únicamente cuando sea pertinente y lícito).
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Licencias que posea, si procede.
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Afiliaciones profesionales.
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Referencias.
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Idiomas, cuando sea pertinente (comprensión, hablado y escrito).
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Cuando sea lícito y pertinente para la posición solicitada: historial crediticio y/o antecedentes de condenas penales no canceladas.
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Otra información personal revelada como parte de una verificación de antecedentes.
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Información sobre posibles conflictos de intereses.
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Otros datos personales incluidos en un CV, currículum, formulario de solicitud o carta de presentación o que usted nos facilite voluntariamente de otro modo.
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Grabaciones de entrevistas, incluidos vídeo, audio y cualesquiera transcripciones o notas generadas por IA derivadas de dichas grabaciones.
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Información de evaluación (como sus respuestas, puntuaciones e informes generados como parte de evaluaciones de competencias o de comportamiento).
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Cualquier otra información personal que usted nos facilite voluntariamente, incluidos datos personales sensibles o de “categoría especial”.
Cómo recopilamos su información personal
Recopilaremos la mayor parte de los datos personales que procesamos directamente de usted. En circunstancias limitadas, terceros podrán facilitarnos sus datos personales, tales como antiguos empleadores o mandantes, organismos oficiales (como reguladores u oficinas de antecedentes penales), profesionales médicos o agencias utilizadas para llevar a cabo verificaciones de antecedentes. Además, si participa en una entrevista por vídeo, podremos grabar la sesión (incluidos el audio y el vídeo) y utilizar herramientas de transcripción automatizada para generar registros escritos de la entrevista.
Si le pedimos que realice una evaluación cognitiva, de competencias o relacionada con el puesto, es posible que se le dirija a una plataforma de evaluación de terceros. Dicha plataforma recopila sus respuestas de evaluación e información relacionada y devuelve los resultados de la evaluación y/o los informes a Payward para respaldar nuestra valoración de su candidatura.
Toda información señalada por estas herramientas se revisa en su contexto y no se utiliza como base única para las decisiones de contratación.
Integridad de las evaluaciones y supervisión asistida por IA
Para ayudar a garantizar la integridad y la imparcialidad de determinadas evaluaciones, la plataforma de evaluación podrá utilizar herramientas automatizadas, incluida la supervisión asistida por IA, para identificar posibles incidencias, tales como actividad o comportamiento inusual durante una evaluación.
Estas herramientas están diseñadas para respaldar la integridad de las evaluaciones y no implican identificación biométrica (como el reconocimiento facial) ni la creación de plantillas biométricas. Payward no recibe datos biométricos como parte del proceso de evaluación.
Fines de la recopilación de datos personales
Solo procesamos sus datos personales cuando resulte razonablemente necesario y en la medida en que la legislación aplicable lo permita o lo exija. Esto incluye cuando el procesamiento sea necesario para su adecuada consideración para un puesto, cuando el procesamiento sea necesario para cumplir una obligación legal que nos resulte aplicable (como licencias u otras restricciones), para nuestros intereses legítimos, o con su consentimiento si la legislación aplicable exige el consentimiento.
Procesamos los datos personales de los candidatos para los siguientes fines empresariales legítimos y a efectos de administrar nuestra relación con usted:
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Gestión y planificación empresarial.
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Realización de entrevistas y determinación de los requisitos de desempeño.
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Evaluación de las cualificaciones para un puesto o tarea determinados.
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Documentar con precisión las entrevistas, mejorar la imparcialidad y la coherencia en las decisiones de contratación, posibilitar la formación y la calibración de los entrevistadores y generar transcripciones con fines de evaluación y administrativos.
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Contabilidad y auditoría.
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Cumplimiento de las obligaciones en materia de salud y seguridad.
También procesamos datos personales cuando así lo exija la ley o la política de la empresa, o cuando usted haya consentido nuestro uso para un fin determinado.
Solo procesaremos sus datos personales para los fines para los que los recopilamos o para fines compatibles. Si necesitamos procesar sus datos personales para un fin incompatible, se lo notificaremos y, cuando sea necesario, le indicaremos la base jurídica del procesamiento, incluso recabando su consentimiento si así lo exige la ley.
Asimismo, nos reservamos el derecho a procesar sus datos personales en atención a nuestros propios intereses legítimos, incluidos, con carácter enunciativo y no limitativo, los siguientes fines:
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Cuando sea necesario para establecer, ejercer o defender derechos legales o a efectos de procedimientos judiciales.
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Para prevenir conductas ilícitas, incluido el fraude.
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Para garantizar la seguridad de la red y de la información, incluida la prevención del acceso no autorizado a nuestros sistemas informáticos y de comunicaciones electrónicas y la prevención de la distribución de software malicioso.
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Para supervisar el uso de las TI y de otros equipos y bienes, incluida nuestra información confidencial y nuestra propiedad intelectual, para proteger a la empresa frente a cualquier posible reclamación legal, o para proteger al personal, empleados, consultores y contratistas.
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Para respaldar la administración interna con nuestras entidades afiliadas.
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Para llevar a cabo análisis de datos sobre nuestro flujo de candidatos, incluido el rendimiento de las campañas de contratación, el desempeño de los candidatos en las entrevistas, etc.
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Para llevar a cabo el cribado de personas expuestas políticamente (PEP) y la diligencia debida relacionada, según lo exigido por la legislación aplicable en materia de prevención del blanqueo de capitales (AML) o de lucha contra la financiación del terrorismo (CTF), o cuando sea necesario para evaluar posibles conflictos de interés, riesgo de corrupción o restricciones de cumplimiento normativo. Dicho procesamiento puede implicar la comprobación de sus datos frente a bases de datos regulatorias o públicas de personas que ocupan u hayan ocupado funciones públicas destacadas, o de sus allegados o familiares.
Podemos utilizar herramientas que nos ayuden a organizar, resumir o evaluar la información de contratación (por ejemplo, generando transcripciones/notas de las entrevistas o puntuando determinadas evaluaciones). No tomamos decisiones finales de contratación basadas únicamente en el procesamiento automatizado.
No venderemos sus datos personales, incluidos cualesquiera datos personales sensibles, que recopilamos sobre los candidatos ni los compartiremos con terceros para publicidad conductual de contexto cruzado.
Impedirnos procesar los datos personales necesarios puede afectar a nuestra capacidad para dar curso a su candidatura.
Puestos regulados (empresa de inversión de Chipre) – Requisitos de idoneidad y probidad / buena reputación
Si solicita un puesto en nuestra empresa de inversión de Chipre regulada por la Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), estamos legalmente obligados, en virtud de MiFID II y de la legislación chipriota aplicable, a evaluar su honestidad, integridad, buena reputación y solvencia financiera.
Para cumplir con estas obligaciones, podemos recopilar y procesar información relativa a condenas penales e infracciones (incluidas las condenas no canceladas y, cuando esté legalmente permitido, las condenas canceladas), procedimientos civiles o regulatorios, medidas disciplinarias adoptadas por organismos reguladores o profesionales, solvencia financiera (incluidas la insolvencia o la quiebra), cierres de cuentas por parte de entidades financieras y cualesquiera otras cuestiones relevantes para evaluar la idoneidad y probidad.
Procesamos estos datos en virtud de los artículos 6(1)(c) y 10 del RGPD (GDPR), dado que dicho procesamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales a las que estamos sujetos como empresa de inversión regulada y está autorizado por el Derecho de la UE y de los Estados miembros.
Esta información se utiliza únicamente para las evaluaciones regulatorias de idoneidad y se trata de forma confidencial, con un acceso estrictamente limitado a quienes participan en el proceso de contratación y de cumplimiento normativo.
Recopilación y uso de categorías especiales de datos personales
Determinadas categorías especiales de datos personales pueden considerarse sensibles con arreglo a la legislación de su jurisdicción y recibir una protección especial. Podemos recopilar y procesar las siguientes categorías especiales de datos personales cuando usted las facilite voluntariamente, para cumplir nuestras obligaciones en virtud de la legislación laboral, o cuando la legislación aplicable lo permita de otro modo:
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Información sobre afiliación sindical con el fin de organizar el pago de las primas sindicales.
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Información sobre salud física o mental o situación de discapacidad para cumplir con las obligaciones de salud y seguridad en el lugar de trabajo, y para realizar los ajustes adecuados en el lugar de trabajo (por ejemplo, durante el proceso de entrevista).
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Raza u origen étnico, afiliación religiosa, creencias filosóficas, información sobre salud e información sobre orientación sexual para garantizar una supervisión y elaboración de informes significativas en materia de igualdad de oportunidades y para cumplir con las leyes aplicables.
Cuando tengamos una necesidad legítima de procesar categorías especiales de datos personales para fines no identificados anteriormente, solo lo haremos únicamente después de habérselo notificado y, si así lo exige la ley, de obtener su consentimiento previo y expreso. También podemos procesar información limitada sobre su exposición política (por ejemplo, si ocupa u ha ocupado un cargo público o si está relacionado con alguien que lo haya ocupado) para cumplir con las leyes AML/CTF. Esta información se utilizará únicamente con fines de cumplimiento normativo, se tratará de forma confidencial y no se utilizará para tomar decisiones automatizadas o discriminatorias sobre su candidatura.
Siempre trataremos las categorías especiales de datos personales como confidenciales y solo compartiremos dichos datos internamente cuando exista una finalidad específica y legítima para compartirlos. Como se expone a continuación, hemos implementado medidas de seguridad físicas, técnicas y organizativas adecuadas, diseñadas para proteger sus datos personales frente a pérdidas accidentales y frente al acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados.
Solo conservaremos las categorías especiales de datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir los fines para los que las recopilamos, según lo exigido para satisfacer cualquier obligación legal, contable o de información, o según sea necesario para resolver controversias.
Tenga en cuenta que las grabaciones de vídeo y audio pueden captar de forma incidental categorías especiales de datos personales (por ejemplo, origen racial o étnico, información relativa a la salud o afiliación religiosa). Dichos datos solo se procesarán en la medida estrictamente necesaria para fines de contratación y de conformidad con las leyes aplicables.
Comunicación de datos
Solo divulgaremos sus datos personales a terceros cuando así lo exija la ley o a nuestros empleados, consultores, contratistas, apoderados designados o proveedores de servicios terceros que requieran dicha información para ayudarnos a administrar nuestra relación con usted, incluidos los proveedores de servicios terceros que nos prestan servicios a nosotros o en nuestro nombre. No vendemos sus datos personales ni los compartimos a efectos de publicidad conductual de contexto cruzado. Los proveedores de servicios terceros pueden incluir, con carácter enunciativo y no limitativo, procesadores de nóminas; proveedores de administración de prestaciones; proveedores de plataformas de grabación, transcripción y evaluación de entrevistas; plataformas de gestión del riesgo; proveedores de servicios de cumplimiento normativo; y proveedores de almacenamiento o alojamiento de datos. Estos proveedores de servicios terceros pueden estar ubicados fuera de su jurisdicción de origen.
Exigimos a todos nuestros proveedores de servicios terceros, mediante contrato escrito, que implementen medidas de seguridad adecuadas para proteger sus datos personales de forma coherente con nuestras políticas y con cualesquiera obligaciones de seguridad de los datos que nos sean aplicables en nuestra condición de empleador suyo. Únicamente les permitimos tratar sus datos personales para fines determinados y de conformidad con nuestras instrucciones.
También divulgamos sus datos personales para los siguientes fines adicionales cuando así lo permita o lo exija la legislación aplicable:
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A otros miembros de nuestro grupo de empresas (incluidos los situados fuera de su jurisdicción de origen) para los fines establecidos en el presente Aviso de Privacidad y en la medida necesaria para valorar su candidatura.
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Como parte de nuestras actividades ordinarias de reporte a otros miembros de nuestro grupo de empresas.
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Para cumplir con obligaciones legales o procesos legales válidos. Cuando divulguemos sus datos personales para cumplir con una obligación legal o un proceso legal, adoptaremos medidas razonables para asegurar que solo divulgamos los datos personales mínimos necesarios para el fin y las circunstancias específicos.
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Para cumplir con el control continuo en materia de sanciones como parte de nuestras obligaciones en virtud de la NYDFS, la OFAC y otros regímenes regulatorios.
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Para proteger los derechos y la propiedad de Payward y de sus clientes (incluido cuando sea necesario para establecer, ejercer o defender derechos legales o a efectos de procedimientos judiciales).
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Durante situaciones de emergencia o cuando sea necesario para proteger la seguridad de las personas.
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Cuando los datos personales estén disponibles públicamente.
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Si se produce una transferencia empresarial o un cambio de titularidad y la divulgación es necesaria para completar la transacción. En tales circunstancias, limitaremos la comunicación de datos únicamente a lo estrictamente necesario y anonimizaremos los datos cuando sea posible.
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Para fines adicionales con su consentimiento cuando dicho consentimiento sea exigido por ley.
Transferencias transfronterizas de datos
Cuando lo permita la legislación aplicable, podremos transferir los datos personales que recopilamos sobre usted a otras jurisdicciones en la medida necesaria para los fines establecidos en el presente Aviso de Privacidad.
Para las transferencias entre empresas de Payward, incluidas las transferencias de datos desde la UE y el Reino Unido a los Estados Unidos, nos basamos en un acuerdo intragrupo de transferencia de datos que establece garantías adecuadas para proteger los datos personales, tales como las “cláusulas contractuales tipo” y el “UK addendum” emitido por la Information Commissioner's Office del Reino Unido.
Seguridad de los datos
Teniendo en cuenta la naturaleza de los datos personales que tratamos, los riesgos para las personas y el estado de la técnica en materia de prácticas de seguridad, hemos implementado medidas de seguridad físicas, técnicas y organizativas adecuadas destinadas a proteger sus datos personales frente a la pérdida accidental y frente al acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados. Además, limitamos el acceso a los datos personales a aquellos empleados, apoderados, consultores, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad empresarial legítima de dicho acceso.
Retención de datos
Salvo que la legislación o la normativa aplicable permita o exija otra cosa, solo conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que los recopilamos, según sea necesario para satisfacer cualesquiera obligaciones legales, contables o de reporte, o según sea necesario para resolver controversias. Para determinar el período de conservación adecuado de los datos personales, tenemos en cuenta los requisitos legales aplicables, la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño derivado del uso o la divulgación no autorizados de sus datos personales, los fines para los que tratamos sus datos personales y si podemos alcanzar dichos fines por otros medios.
Si no es contratado o empleado, conservaremos sus datos personales durante un período mínimo de tres (3) años desde la fecha de su solicitud. Los datos personales del personal, empleados, consultores y contratistas se transferirán a los expedientes de personal y se conservarán y tratarán de conformidad con las políticas de conservación de datos aplicables.
En determinadas circunstancias podremos anonimizar sus datos personales de forma que ya no puedan asociarse con usted. Nos reservamos el derecho de utilizar dichos datos anónimos y desidentificados para cualquier fin empresarial legítimo sin necesidad de notificación adicional a usted ni de su consentimiento. Una vez que deje de estar contratado o empleado por la empresa, conservaremos y destruiremos de forma segura sus datos personales de conformidad con nuestra política de conservación de documentos y con las leyes y normativas aplicables.
Derechos del interesado
Derechos | Agrupar | Agrupar | Agrupar | Agrupar |
|---|---|---|---|---|
Transparencia | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Acceso | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Rectificación / corrección | ✔ | ✔ | ||
Eliminación | ✔ | ✔ | ||
Limitación / retiro del consentimiento | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Portabilidad | ✔ | |||
Objeción | ✔ | |||
Sin procesamiento automatizado | ✔ | |||
Protección legal frente a obstaculización / represalias | ✔ | ✔ | ✔ |
*Cuando el procesamiento se base en el consentimiento del interesado, en su consentimiento explícito en el caso de datos de categorías especiales, o cuando el procesamiento fuera necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado fuera parte, o para tomar medidas a solicitud del interesado, con carácter previo a la celebración del contrato.
Esta tabla constituye un resumen; los derechos y las excepciones específicos varían según la jurisdicción y según la base jurídica en la que nos amparemos.
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Jurisdicciones del Grupo 1: el Reino Unido; los Estados miembros de la UE.
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Jurisdicciones del Grupo 2: California.
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Jurisdicciones del Grupo 3: Canadá.
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Jurisdicciones del Grupo 4: Singapur; Australia.
Tenemos derecho a solicitarle información específica para ayudarnos a confirmar su identidad y su derecho de acceso, y para facilitarle los datos personales que conservamos sobre usted o realizar los cambios que solicite. La legislación aplicable puede permitirnos o exigirnos negarnos a facilitarle el acceso a la totalidad o a una parte de los datos personales que conservamos sobre usted, o bien es posible que hayamos destruido, borrado o anonimizado sus datos personales de conformidad con nuestras obligaciones y prácticas de conservación de registros. Si no podemos facilitarle el acceso a sus datos personales, le informaremos de los motivos, con sujeción a cualesquiera restricciones legales o reglamentarias.
Delegado de protección de datos
Cambios en este Aviso de privacidad
Nos reservamos el derecho de actualizar este Aviso de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en nuestras prácticas, obligaciones legales o requisitos operativos. La versión más actual de este Aviso de Privacidad estará disponible en la página de empleo de Payward, y es su responsabilidad revisar periódicamente la página de empleo de Payward para asegurarse de que conoce la versión más actualizada. La continuidad de su relación con Payward tras cualquier actualización se considerará como reconocimiento del Aviso de Privacidad revisado, en la medida en que lo permita la legislación aplicable. Si deseáramos utilizar sus datos personales previamente recopilados para fines distintos e imprevistos respecto de aquellos sobre los que le informamos en el momento de la recopilación, le proporcionaremos un aviso y, cuando así lo exija la ley, solicitaremos su consentimiento antes de utilizar sus datos personales para un fin nuevo o no relacionado.
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Fecha de entrada en vigor: 22 de junio de 2026