Privatlivsmeddelelse for kandidater

Payward er forpligtet til at beskytte privatheden og sikkerheden af kandidaters personoplysninger. Denne Privatlivsmeddelelse beskriver, hvordan Payward Inc. og dets datterselskaber, tilknyttede selskaber og relaterede enheder eller relaterede selskaber (samlet »Payward«, »vi« eller »os«) indsamler og behandler personoplysninger om dig under og efter kandidatvurderings- og udvælgelsesprocessen. I hvert tilfælde er Payward dataansvarlig.

Denne Privatlivsmeddelelse beskriver de kategorier af personoplysninger, som vi indsamler om dig, hvordan vi anvender dine personoplysninger, hvordan vi sikrer dine personoplysninger, hvornår vi videregiver dine personoplysninger til tredjeparter, og hvornår vi overfører dine personoplysninger uden for din hjemlige jurisdiktion. Denne Privatlivsmeddelelse beskriver også de registreredes rettigheder efter jurisdiktion, herunder adgang til, rettelse og sletning af personoplysninger. Bemærk, at rettigheder varierer efter jurisdiktion.

Vi behandler kun dine personoplysninger i overensstemmelse med denne Privatlivsmeddelelse, medmindre andet kræves af gældende lovgivning. Vi tager skridt til at sikre, at de personoplysninger, som vi indsamler om dig, er tilstrækkelige, relevante, ikke overdrevne og behandles til begrænsede formål.

Med henblik på denne Privatlivsmeddelelse betyder »personoplysninger« enhver information om en identificerbar person. Personoplysninger omfatter ikke anonyme eller de-identificerede data, som ikke kan forbindes med en bestemt person. For at udføre vores rekrutteringsaktiviteter og opfylde vores juridiske forpligtelser indsamler, opbevarer eller på anden måde behandler vi følgende kategorier af personoplysninger for at kunne tage dig i betragtning til en stilling:

Vi indsamler størstedelen af de personoplysninger, vi behandler, direkte fra dig. Under begrænsede omstændigheder kan tredjeparter give os dine personoplysninger, såsom tidligere arbejdsgivere eller hvervgivere, officielle organer (såsom tilsynsmyndigheder eller strafferegistermyndigheder), sundhedsfaglige personer eller bureauer, der anvendes til at foretage baggrundskontrol. Derudover kan vi, hvis du deltager i et videointerview, optage sessionen (herunder lyd og video) og anvende automatiserede transskriptionsværktøjer til at generere skriftlige optegnelser over interviewet.

Hvis vi beder dig om at gennemføre en kognitiv, færdighedsrelateret eller rollerelateret vurdering, kan du blive henvist til en tredjepartsvurderingsplatform. Den pågældende platform indsamler dine vurderingssvar og relaterede oplysninger og returnerer vurderingsresultater og/eller rapporter til Payward for at understøtte vores evaluering af din ansøgning.

Alle oplysninger, der markeres af disse værktøjer, gennemgås i deres kontekst og anvendes ikke som eneste basis for ansættelsesbeslutninger.

For at bidrage til at sikre integriteten og retfærdigheden af visse vurderinger kan vurderingsplatformen anvende automatiserede værktøjer, herunder AI-assisteret overvågning, til at identificere potentielle problemer såsom usædvanlig aktivitet eller adfærd under en evaluering.

Disse værktøjer er udformet til at understøtte vurderingsintegritet og omfatter ikke biometrisk identifikation (såsom ansigtsgenkendelse) eller oprettelse af biometriske skabeloner. Payward modtager ikke biometriske data som led i vurderingsprocessen.

Vi behandler kun dine personoplysninger, hvor det er rimeligt nødvendigt, og hvor gældende lov tillader eller kræver det. Dette omfatter, hvor behandlingen er nødvendig for en korrekt vurdering af dig til en stilling, hvor behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, der gælder for os (såsom licenskrav eller andre restriktioner), af hensyn til vores legitime interesser eller med dit samtykke, hvis gældende lov kræver samtykke.

Vi behandler kandidaters personoplysninger til følgende legitime forretningsmæssige formål og med det formål at administrere vores forhold til dig:

Hvis du søger en position i vores cypriotiske investeringsselskab, som er reguleret af Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), er vi retligt forpligtet i henhold til MiFID II og gældende cypriotisk lovgivning til at vurdere din hæderlighed, integritet, dit gode omdømme og din økonomiske soliditet.

For at opfylde disse forpligtelser kan vi indsamle og behandle oplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser (herunder ikke-udløbne og, hvor det er lovligt tilladt, udløbne domme), civilretlige eller tilsynsmæssige sager, disciplinære foranstaltninger truffet af tilsynsmyndigheder eller faglige organer, økonomisk soliditet (herunder insolvens eller konkurs), finansielle institutioners lukning af konti og alle andre forhold, der er relevante for vurderingen af egnethed og hæderlighed.

Vi behandler disse data i henhold til GDPR artikel 6(1)(c) og 10, idet sådan behandling er nødvendig for at overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt som reguleret investeringsselskab, og er tilladt i henhold til EU-retten og medlemsstaternes lovgivning.

Disse oplysninger anvendes udelukkende til tilsynsmæssige egnethedsvurderinger og behandles fortroligt, idet adgangen er strengt begrænset til de personer, der er involveret i rekrutteringsprocessen og processen for regulatorisk compliance.

Visse særlige kategorier af personoplysninger kan anses for følsomme i henhold til lovgivningen i din jurisdiktion og nyde særlig beskyttelse. Vi kan indsamle og behandle følgende særlige kategorier af personoplysninger, når du frivilligt afgiver dem, for at opfylde vores forpligtelser i henhold til ansættelseslovgivningen, eller som gældende lovgivning i øvrigt tillader:

Vi videregiver alene dine personoplysninger til tredjeparter, hvor det er påkrævet ved lov, eller til vores medarbejdere, konsulenter, kontraktansatte, udpegede agenter eller tredjepartstjenesteudbydere, som har behov for sådanne oplysninger for at bistå os med at administrere vores forhold til dig, herunder tredjepartstjenesteudbydere, der leverer tjenester til os eller på vores vegne. Vi sælger ikke dine personoplysninger og deler dem heller ikke med henblik på adfærdsbaseret annoncering på tværs af kontekster. Tredjepartstjenesteudbydere kan omfatte, men er ikke begrænset til, lønbehandlere; udbydere af administration af personalegoder; udbydere af platforme til optagelse, transskription og vurdering af samtaler; risikohåndteringsplatforme; udbydere af compliancetjenester; og udbydere af datalagring eller hosting. Disse tredjepartstjenesteudbydere kan være beliggende uden for din hjemjurisdiktion.

Vi kræver ved skriftlig kontrakt, at alle vores tredjepartstjenesteudbydere implementerer passende sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte dine personoplysninger i overensstemmelse med vores politikker og eventuelle datasikkerhedsforpligtelser, der gælder for os som din arbejdsgiver. Vi tillader dem alene at behandle dine personoplysninger til nærmere angivne formål i overensstemmelse med vores instrukser.

Vi videregiver også dine personoplysninger til følgende yderligere formål, hvor det er tilladt eller påkrævet i henhold til gældende ret:

Hvor det er tilladt i henhold til gældende ret, kan vi overføre de personoplysninger, vi indsamler om dig, til andre jurisdiktioner, i det omfang det er nødvendigt til de formål, der er angivet i denne Privatlivsmeddelelse.

For overførsler mellem Payward-selskaber, herunder dataoverførsler fra EU og Storbritannien til USA, baserer vi os på en koncernintern aftale om dataoverførsel, som fastsætter passende garantier til beskyttelse af personoplysninger, såsom 'standardkontraktbestemmelser' og 'UK addendum' udstedt af Storbritanniens Information Commissioner's Office.

Under hensyntagen til karakteren af de personoplysninger, vi behandler, risiciene for enkeltpersoner og det aktuelle tekniske niveau inden for sikkerhedspraksis har vi implementeret passende fysiske, tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er udformet til at sikre dine personoplysninger mod hændeligt tab og uautoriseret adgang, brug, ændring eller offentliggørelse. Derudover begrænser vi adgangen til personoplysninger til de medarbejdere, agenter, konsulenter, kontraktansatte og andre tredjeparter, der har et legitimt forretningsmæssigt behov for sådan adgang.

Medmindre andet er tilladt eller påkrævet i henhold til gældende lov eller regulering, opbevarer vi alene dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil vi indsamlede dem, som påkrævet for at opfylde eventuelle juridiske, regnskabsmæssige eller rapporteringsmæssige forpligtelser, eller som nødvendigt for at løse tvister. For at fastlægge den passende opbevaringsperiode for personoplysninger tager vi hensyn til gældende lovkrav, mængden, karakteren og følsomheden af personoplysningerne, den potentielle risiko for skade som følge af uautoriseret brug eller offentliggørelse af dine personoplysninger, de formål, hvortil vi behandler dine personoplysninger, og om vi kan opnå disse formål med andre midler.

Hvis du ikke engageres eller ansættes, opbevarer vi dine personoplysninger i en periode på mindst tre (3) år fra datoen for din ansøgning. Personoplysninger vedrørende personale, medarbejdere, konsulenter og kontraktansatte overføres til personalemapper og opbevares og behandles i overensstemmelse med gældende politikker for dataopbevaring.

Under visse omstændigheder kan vi anonymisere dine personoplysninger, således at de ikke længere kan forbindes med dig. Vi forbeholder os retten til at anvende sådanne anonyme og deidentificerede data til ethvert legitimt forretningsmæssigt formål uden yderligere meddelelse til dig eller dit samtykke. Når du ikke længere er engageret eller ansat af virksomheden, opbevarer og destruerer vi dine personoplysninger på sikker vis i overensstemmelse med vores politik for dokumentopbevaring og gældende love og regler.

Vi forbeholder os ret til at opdatere denne Privatlivsmeddelelse på et hvilket som helst tidspunkt for at afspejle ændringer i vores praksis, juridiske forpligtelser eller driftsmæssige krav. Den mest aktuelle version af denne Privatlivsmeddelelse vil være tilgængelig på Paywards karriereside, og det er dit ansvar regelmæssigt at gennemgå Paywards karriereside for at sikre, at du er bekendt med den mest opdaterede version. Fortsat engagement med Payward efter en opdatering vil blive anset som anerkendelse af den reviderede Privatlivsmeddelelse, i det omfang det er tilladt efter gældende lovgivning. Hvis vi ønsker at anvende dine tidligere indsamlede personoplysninger til andre og uventede formål end dem, vi underrettede dig om på tidspunktet for indsamlingen, vil vi give dig meddelelse og, hvor det kræves ved lov, indhente dit samtykke, inden vi anvender dine personoplysninger til et nyt eller ikke-relateret formål.

Ikrafttrædelsesdato: 22. juni 2026