Політика конфіденційності кандидатів

Політика конфіденційності кандидатів

Сфера застосування та огляд

Kraken прагне захищати конфіденційність і безпеку персональних даних кандидатів. Це Повідомлення про конфіденційність описує, як компанія Payward Inc. та її дочірні підприємства, афілійовані та пов’язані юридичні особи (разом – «Kraken», «ми» або «нас») збирають і обробляють ваші персональні дані під час і після процесу оцінювання та відбору кандидатів. У кожному випадку Kraken є контролером.

У цій Політиці конфіденційності описано категорії персональних даних, які ми збираємо про вас, як ми використовуємо ваші персональні дані, як ми захищаємо ваші персональні дані, коли ми розголошуємо ваші персональні дані третім сторонам та коли ми передаємо ваші персональні дані за межі вашої юрисдикції. У цій Політиці конфіденційності також описано права суб’єктів даних за юрисдикцією, включно з доступом, виправленням та видаленням персональних даних.  Зверніть увагу, що права відрізняються залежно від юрисдикції.  

Ми оброблятимемо ваші персональні дані лише відповідно до цієї Політики конфіденційності, якщо інше не вимагається чинним законодавством. Ми вживаємо заходів для забезпечення того, щоб персональні дані, які ми збираємо про вас, були адекватними, релевантними, не надмірними та оброблялися для обмежених цілей.

Збір та інша обробка персональних даних

Для цілей цієї Політики конфіденційності «персональні дані» означають будь-яку інформацію про особу, яку можна ідентифікувати. Персональні дані не включають анонімні або знеособлені дані, які неможливо пов’язати з конкретною особою. Для здійснення нашої діяльності з підбору персоналу та виконання наших юридичних зобов’язань ми збираємо, зберігаємо або іншим чином обробляємо такі категорії персональних даних, щоб розглянути вашу кандидатуру на посаду:

• Особисті контактні дані, такі як офіційне ім’я, бажане ім’я, посада, адреси, номери телефонів, особисті адреси електронної пошти, IP-адреси, UserAgent браузера та онлайн-ідентифікатори.
• Історія роботи.
• Історія освіти.
• Підтвердження права на працю.
• Історія компенсацій (лише там, де це доречно та законно).
• Наявні ліцензії, якщо такі є.
• Професійне членство.
• Рекомендації.
• Володіння мовами (за потреби): рівень розуміння, усного та письмового спілкування.
• Якщо це законно та стосується посади, на яку претендуєте: кредитна історія та / або записи про незняті судимості.
• Інша особиста інформація, розкрита в рамках перевірки біографічних даних.
• Інформація про потенційні конфлікти інтересів.
• Інші персональні дані, що містяться в резюме, анкеті чи супровідному листі, або які ви добровільно надаєте нам іншим чином.
• Записи інтерв’ю, включно з відео, аудіо та будь-якими транскриптами чи нотатками, згенерованими штучним інтелектом на основі таких записів.
• Інформація про оцінювання (наприклад, ваші відповіді, бали й звіти, створені в рамках оцінювання навичок або поведінки).
• Будь-яка інша персональна інформація, яку ви добровільно надаєте нам, включно з конфіденційними персональними даними або персональними даними «спеціальної категорії».

Як ми збираємо вашу особисту інформацію

Більшість персональних даних, які обробляємо, ми збиратимемо безпосередньо від вас. За певних обставин ваші персональні дані можуть надавати нам треті сторони, такі як колишні роботодавці або керівники, офіційні органи (такі як регуляторні органи або бюро кримінальних реєстрів), медичні працівники або агентства, що використовуються для проведення перевірок біографічних даних. Крім того, якщо ви берете участь у відеоінтерв’ю, ми можемо записати сеанс (включно з аудіо та відео) та використовувати автоматизовані інструменти транскрипції для створення письмових записів інтерв’ю.

Якщо ми попросимо вас пройти когнітивне оцінювання, оцінювання професійних навичок або відповідності посаді, вас можуть перенаправити на сторонню платформу для оцінювання. Ця платформа збирає ваші відповіді на запитання й відповідну інформацію, а також надсилає результати оцінювання та/або звіти до Kraken для сприяння розгляду вашої заявки.

Будь-яка інформація, позначена цими інструментами, розглядається з урахуванням контексту і не використовується як єдина підстава для прийняття рішень щодо працевлаштування.

Цілісність оцінювання й контроль з використанням ШІ

Для забезпечення цілісності й справедливості певних оцінювань, платформа оцінювання може використовувати автоматизовані інструменти,зокрема моніторинг із підтримкою ШІ, для виявлення потенційних проблем, таких як незвичайна активність або поведінка під час оцінювання

Ці інструменти розроблені для підтримки доброчесності під час оцінювання й не передбачають біометричної ідентифікації (наприклад, розпізнавання обличчя) або створення біометричних шаблонів. Kraken не отримує біометричні дані в рамках процесу оцінювання.

Цілі збору особистих даних

Ми обробляємо ваші персональні дані лише там, де це обґрунтовано необхідно, і якщо це дозволено або вимагається чинним законодавством.  Це включає випадки, коли обробка необхідна для належного розгляду вашої кандидатури на посаду, коли обробка необхідна для виконання юридичного зобов’язання, що застосовується до нас (наприклад, ліцензування чи інші обмеження), для наших законних інтересів або за вашою згодою, якщо чинне законодавство вимагає згоди.

Ми обробляємо персональні дані кандидатів для таких законних бізнес-цілей та для управління нашими відносинами з вами:

• Управління та планування бізнесу.
• Проведення співбесід та визначення вимог до виконання роботи.
• Оцінка кваліфікації для певної роботи або завдання.
• Для точного документування співбесід, підвищення справедливості та узгодженості у рішеннях про найм, забезпечення навчання та калібрування інтерв’юерів, а також створення транскриптів для оцінювання та адміністративних цілей.
• Бухгалтерський облік та аудит.
• Дотримання зобов’язань щодо охорони праці та техніки безпеки.

Ми також обробляємо персональні дані, якщо це вимагається законодавством або політикою компанії, або якщо ви дали згоду на їх використання для певної мети.  

Ми оброблятимемо ваші персональні дані лише для тих цілей, для яких ми їх зібрали, або для сумісних цілей. Якщо нам потрібно буде обробляти ваші персональні дані для несумісної мети, ми повідомимо вас про це та, за необхідності, вкажемо законну підставу для обробки, зокрема, запросивши вашу згоду, якщо цього вимагає закон.

Ми також залишаємо за собою право обробляти ваші персональні дані для наших власних законних інтересів, зокрема, але не обмежуючись цим, для таких цілей:

• Де це необхідно для встановлення, здійснення або захисту законних прав або для цілей судового провадження.
• Для запобігання незаконній діяльності, включаючи шахрайство.
• Для забезпечення мережевої та інформаційної безпеки, включно із запобіганням несанкціонованому доступу до наших комп’ютерних та електронних комунікаційних систем і запобіганням поширенню шкідливого програмного забезпечення.
• Для моніторингу використання ІТ- та іншого обладнання та майна, включно з нашою конфіденційною інформацією та інтелектуальною власністю, з метою захисту компанії від будь-яких потенційних судових претензій або для захисту персоналу, співробітників, консультантів та підрядників.
• Для підтримки внутрішнього адміністрування з нашими афілійованими особами.
• Для проведення аналізу даних нашого портфеля кандидатів, включно з ефективністю рекрутингових кампаній, результатами співбесід із кандидатами тощо.
• Для проведення перевірки політично значущих осіб (PEP) й відповідної належної перевірки, як того вимагає чинне законодавство щодо боротьби з відмиванням грошей (AML) або фінансуванням тероризму (CTF), або у разі необхідності, для оцінки потенційних конфліктів інтересів, корупційних ризиків чи обмежень щодо дотримання відповідності. Такий процес може включати перевірку ваших даних за регуляторними або публічними базами даних осіб, які обіймають або обіймали провідні державні посади, а також їхніх близьких партнерів або членів сім’ї

Ми можемо використовувати інструменти, які допомагають нам впорядкувати, узагальнювати або аналізувати інформацію щодо підбору персоналу (наприклад, створювати стенограми/нотатки співбесід або оцінювати результати певних тестувань). Ми не приймаємо остаточних рішень щодо найму виключно на основі автоматизованої обробки даних.

Ми не продаватимемо ваші персональні дані, включно з будь-якими чутливими персональними даними, зібраними про кандидатів, і не передаватимемо їх третім сторонам для контекстно-пов’язаної поведінкової реклами.

Запобігання нами обробці необхідних персональних даних може вплинути на нашу здатність продовжувати розгляд вашої заявки.

Регульовані посади (Кіпрська інвестиційна компанія) – вимоги щодо відповідності й доброчесності / бездоганної ділової репутації.

Якщо ви подаєте заявку на посаду в нашій інвестиційній компанії Кіпру, що регулюється Комісією з цінних паперів і бірж Кіпру (CySEC), ми відповідно до вимог MiFID II й чинного законодавства Кіпру юридично зобов’язані оцінити вашу чесність, доброчесність, бездоганну ділову репутацію й фінансову стійкість.

Для виконання цих зобов’язань ми можемо збирати й обробляти інформацію, що стосується кримінальних вироків і правопорушень (включаючи непогашені й, де це дозволено законом, погашені судимості), цивільних або регуляторних проваджень, дисциплінарних стягнень з боку регуляторних або професійних органів, фінансової спроможності (включаючи неплатоспроможність або банкрутство), закриття рахунків фінансовими установами й будь-яких інших питань, що мають відношення до оцінки відповідності та професійної придатності.

Ми обробляємо ці дані відповідно до Статей 6(1)(c) і 10 GDPR, оскільки така обробка необхідна для виконання юридичних зобов’язань, покладених на нас як на регульовану інвестиційну фірму, і дозволена законодавством ЄС та держав-членів

Ця інформація використовується виключно для оцінки відповідності нормативним вимогам і зберігається конфіденційно, а доступ до неї суворо обмежений особами, залученими до процесу найму й дотримання нормативних вимог

Збір та використання спеціальних категорій персональних даних

Певні спеціальні категорії персональних даних можуть вважатися конфіденційними згідно із законодавством вашої юрисдикції та отримувати особливий захист. Ми можемо збирати та обробляти такі спеціальні категорії персональних даних, коли ви добровільно їх надаєте, для виконання наших зобов’язань згідно із трудовим законодавством або якщо це дозволено чинним законодавством:

• Інформація про членство в профспілці з метою організації сплати профспілкових внесків.
• Інформація про фізичне або психічне здоров’я або статус інвалідності для дотримання вимог щодо охорони здоров’я та безпеки на робочому місці, а також для створення відповідних умов на робочому місці (наприклад, під час співбесіди).
• Раса або етнічне походження, релігійна приналежність, філософські переконання, інформація про стан здоров’я та сексуальну орієнтацію для забезпечення змістовного моніторингу та звітності щодо рівних можливостей, а також для дотримання чинного законодавства.

Якщо у нас є законна потреба обробляти спеціальні категорії персональних даних для цілей, не зазначених вище, ми зробимо це лише після надання вам повідомлення та, якщо цього вимагає закон, отримання вашої попередньої прямої згоди. Ми також можемо обробляти обмежену інформацію про вашу політичну значущість (наприклад, чи обіймаєте або обіймали ви державну посаду, або чи маєте родинні зв’язки з особою, яка її обіймає чи обіймала), для дотримання вимог законодавства щодо боротьби з відмиванням коштів і фінансуванням тероризму (AML/CTF). Ця інформація буде використовуватися лише з метою дотримання вимог, оброблятися конфіденційно й не використовуватиметься для прийняття автоматизованих або дискримінаційних рішень щодо вашої заявки.

Ми завжди будемо ставитися до спеціальних категорій персональних даних як до конфіденційних і будемо ділитися такими даними всередині компанії лише за наявності конкретної та законної мети для обміну даними. Як зазначено нижче, ми впровадили відповідні фізичні, технічні та організаційні заходи безпеки, розроблені для захисту ваших персональних даних від випадкової втрати та несанкціонованого доступу, використання, зміни або розголошення.

Ми зберігатимемо спеціальні категорії персональних даних лише стільки часу, скільки необхідно для виконання цілей, для яких ми їх зібрали, для виконання будь-яких юридичних, бухгалтерських або звітних зобов’язань, або для вирішення спорів.

Зверніть увагу, що відео- та аудіозаписи можуть випадково фіксувати спеціальні категорії персональних даних (наприклад, расове чи етнічне походження, інформацію про стан здоров’я чи релігійну приналежність). Такі дані будуть оброблятися лише в тій мірі, яка є суворо необхідною для цілей рекрутингу та відповідно до чинного законодавства.

Обмін даними

Ми розголошуватимемо ваші персональні дані третім сторонам лише у випадках, передбачених законом, або нашим співробітникам, консультантам, підрядникам, уповноваженим агентам чи стороннім постачальникам послуг, яким потрібна така інформація для допомоги нам в управлінні нашими відносинами з вами, включно із сторонніми постачальниками послуг, які надають послуги нам або від нашого імені. Ми не продаємо ваші персональні дані та не передаємо їх для цілей контекстно-пов’язаної поведінкової реклами. До сторонніх постачальників послуг можуть належати, зокрема, постачальники послуг з обробки заробітної плати; постачальники послуг з адміністрування пільг; постачальники платформ для запису співбесід, транскрибування й оцінювання; платформи з управління ризиками; постачальники послуг із забезпечення дотримання нормативних вимог; а також постачальники послуг із зберігання даних або хостингу. Ці сторонні постачальники послуг можуть знаходитися за межами вашої домашньої юрисдикції.

Ми вимагаємо від усіх наших сторонніх постачальників послуг, укладаючи письмовий договір, впроваджувати відповідні заходи безпеки для захисту ваших персональних даних відповідно до наших політик та будь-яких зобов’язань щодо безпеки даних, що застосовуються до нас як до вашого роботодавця. Ми дозволяємо їм обробляти ваші персональні дані лише для певних цілей відповідно до наших інструкцій.

Ми також розкриваємо ваші персональні дані для таких додаткових цілей, коли це дозволено або вимагається чинним законодавством.

• Іншим членам нашої групи компаній (включно з тими, що знаходяться за межами вашої юрисдикції) для цілей, викладених у цій Політиці конфіденційності, та за необхідності для розгляду вашої кандидатури.
• У рамках нашої регулярної звітності перед іншими членами нашої групи компаній.
• Для виконання юридичних зобов'язань або чинних юридичних процедур. Коли ми розкриваємо ваші персональні дані для виконання юридичного зобов’язання або юридичної процедури, ми вживатимемо розумних заходів, щоб забезпечити розкриття лише мінімальної кількості персональних даних, необхідних для конкретної мети та обставин.
• Для дотримання вимог постійної перевірки на предмет санкцій як частини наших зобов’язань згідно з NYDFS, OFAC та іншими регуляторними режимами.
• Для захисту прав та власності Kraken та її клієнтів (включаючи, коли це необхідно для встановлення, здійснення або захисту законних прав або для цілей судового розгляду).
• Під час надзвичайних ситуацій або коли це необхідно для захисту безпеки людей.
• Де персональні дані є загальнодоступними.
• Якщо відбувається передача бізнесу або зміна власника, і розкриття інформації необхідне для завершення транзакції. За таких обставин ми обмежимо обмін даними лише тим, що є суворо необхідним, і анонімізуємо дані, де це можливо.
• Для додаткових цілей за вашої згоди, якщо така згода вимагається законом.

Транскордонна передача даних

Там, де це дозволено чинним законодавством, ми можемо передавати зібрані нами персональні дані про вас до інших юрисдикцій, якщо це необхідно для цілей, викладених у цій Політиці конфіденційності.

Для передачі даних між компаніями Kraken, включаючи передачу даних з ЄС та Великої Британії до Сполучених Штатів, ми покладаємося на внутрішньогрупову угоду про передачу даних, яка визначає відповідні гарантії захисту персональних даних, такі як «стандартні договірні положення» та «Додаток для Великої Британії», виданий Управлінням уповноваженого з питань інформації Великої Британії.

Безпека даних

Беручи до уваги характер персональних даних, які ми обробляємо, ризики для осіб та сучасний стан у сфері безпеки, ми впровадили відповідні фізичні, технічні та організаційні заходи безпеки, розроблені для захисту ваших персональних даних від випадкової втрати та несанкціонованого доступу, використання, зміни або розголошення. Крім того, ми обмежуємо доступ до персональних даних тими співробітниками, агентами, консультантами, підрядниками та іншими третіми сторонами, які мають законну ділову потребу в такому доступі.

Зберігання даних

За винятком випадків, коли чинним законодавством чи нормативними актами дозволено або вимагається інше, ми зберігатимемо ваші персональні дані лише стільки часу, скільки необхідно для виконання цілей, для яких ми їх зібрали, для виконання будь-яких юридичних, бухгалтерських або звітних зобов’язань або для вирішення спорів. Щоб визначити відповідний термін зберігання персональних даних, ми враховуємо чинні законодавчі вимоги, обсяг, характер та чутливість персональних даних, потенційний ризик шкоди від несанкціонованого використання або розголошення ваших персональних даних, цілі, для яких ми обробляємо ваші персональні дані, та чи можемо ми досягти цих цілей іншими засобами.
Якщо ви не будете працевлаштовані або прийняті на роботу, ми зберігатимемо ваші персональні дані протягом щонайменше трьох (3) років з дати подання вашої заявки. Персональні дані співробітників, працівників, консультантів та підрядників будуть передані до особових справ, а також збережені й оброблені відповідно до чинних політик зберігання даних.

За певних обставин ми можемо анонімізувати ваші персональні дані, щоб їх більше не можна було пов’язати з вами. Ми залишаємо за собою право використовувати такі анонімні та знеособлені дані для будь-яких законних бізнес-цілей без подальшого повідомлення вам чи вашої згоди. Після того, як ви більше не будете працювати в компанії, ми збережемо та безпечно знищимо ваші персональні дані відповідно до нашої політики зберігання документів та чинного законодавства й нормативних актів.

Права суб’єкта даних

Кандидати мають певні права щодо своїх персональних даних залежно від юрисдикції, в якій вони знаходяться. Для зручності ми надали таблицю, що ілюструє приклади прав у чотирьох різних групах місць розташування. Щоб отримати інформацію про права, що застосовуються в інших юрисдикціях, зверніться до нашої команди з питань конфіденційності, надіславши запит через нашу Контактну форму.

*Якщо обробка здійснюється на основі згоди суб’єкта даних, то це має бути його пряма згода у випадку даних спеціальної категорії, або якщо обробка була необхідною для виконання договору, стороною якого був суб’єкт даних, або для вжиття заходів на прохання суб’єкта даних до укладення договору.

Ця таблиця є зведенням; конкретні права й винятки можуть відрізнятися залежно від юрисдикції та правової підстави, на яку ми покладаємося.

• Юрисдикції Групи 1: Сполучене Королівство; держави-члени ЄС.
• Юрисдикції Групи 2: Каліфорнія.
• Юрисдикції Групи 3: Канада.
• Юрисдикції Групи 4: Сінгапур; Австралія.  

Якщо ви бажаєте скористатися своїми правами суб’єкта даних або маєте будь-які додаткові запитання щодо цієї політики, зв’яжіться з нашою командою з питань конфіденційності, надіславши запит у нашій Контактній формі. Зверніть увагу, що ваші права в цьому відношенні залежать від юрисдикції.  

Ми маємо право запитувати у вас певну інформацію, яка допоможе нам підтвердити вашу особу та ваше право на доступ, а також надати вам персональні дані, які ми зберігаємо про вас, або внести потрібні вами зміни. Чинне законодавство може дозволяти або вимагати від нас відмовити вам у доступі до деяких або всіх ваших персональних даних, які ми зберігаємо, або ми можемо знищити, стерти або зробити ваші персональні дані анонімними відповідно до наших зобов’язань та практик зберігання записів. Якщо ми не можемо надати вам доступ до ваших персональних даних, ми повідомимо вас про причини цього, з урахуванням будь-яких правових або нормативних обмежень.

Відповідальний за захист даних

Ми призначили співробітника із захисту даних для контролю за дотриманням цієї Політики конфіденційності. Якщо у вас є будь-які запитання щодо цієї Політики конфіденційності або того, як ми обробляємо ваші персональні дані, або ви хочете отримати доступ до своїх персональних даних, будь ласка, надішліть запит через нашу Контактну форму. Якщо ви незадоволені нашою відповіддю на будь-які запитання, які ви порушили перед співробітником із захисту даних, ви маєте право подати скаргу до органу захисту даних у вашій юрисдикції, звернувшись до органу захисту даних.

Зміни до цього Повідомлення про конфіденційність

Ми залишаємо за собою право оновлювати цю Політику конфіденційності в будь-який час, щоб відобразити зміни в наших практиках, правових зобов’язаннях або операційних вимогах. Найактуальніша версія цієї Політики конфіденційності буде доступна на сторінці вакансій Kraken, і ви несете відповідальність за регулярний перегляд сторінки вакансій Kraken, щоб бути в курсі найактуальнішої версії. Подальша взаємодія з Kraken після будь-якого оновлення вважатиметься підтвердженням оновленої Політики конфіденційності, наскільки це дозволено чинним законодавством. Якщо ми захочемо використовувати ваші раніше зібрані персональні дані для інших та неочікуваних цілей, ніж ті, про які ми повідомили вас під час збору, ми повідомимо вас про це та, де це вимагається законом, отримаємо вашу згоду, перш ніж використовувати ваші персональні дані для нової або не пов’язаної з цим мети.

Зв’язатися з нами

Якщо у вас є будь-які запитання щодо обробки ваших персональних даних або ви хочете подати запит на доступ чи інший запит, зв’яжіться з нами через нашу Контактну форму. Якщо ви незадоволені нашою відповіддю на будь-які запитання, які ви підняли перед співробітником із захисту даних, ви маєте право подати скаргу до органу захисту даних у вашій юрисдикції, звернувшись до органу захисту даних.

Дата вступу в дію: 11 лютого 2026 р.