Avis de confidentialité destiné aux candidats
Champ d’application et vue d’ensemble
Payward s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles des candidats. Le présent Avis de confidentialité décrit la manière dont Payward Inc. et ses filiales, sociétés affiliées et entités liées ou personnes morales liées (collectivement, “Payward”, “nous” ou “notre”) collectent et traitent des données personnelles vous concernant pendant et après le processus d’évaluation et de sélection des candidats. Dans chaque cas, Payward est le responsable du traitement.
Le présent Avis de confidentialité décrit les catégories de données personnelles que nous collectons à votre sujet, la manière dont nous utilisons vos données personnelles, la manière dont nous sécurisons vos données personnelles, les cas dans lesquels nous divulguons vos données personnelles à des tiers et les cas dans lesquels nous transférons vos données personnelles en dehors de votre juridiction d’origine. Le présent Avis de confidentialité décrit également les droits des personnes concernées par juridiction, y compris l’accès, la correction et l’effacement des données personnelles. Veuillez noter que les droits varient selon la juridiction.
Nous ne traiterons vos données personnelles que conformément au présent Avis de confidentialité, sauf disposition contraire de la loi applicable. Nous prenons des mesures afin de garantir que les données personnelles que nous collectons à votre sujet sont adéquates, pertinentes, non excessives et traitées à des fins limitées.
Collecte et autre traitement des données personnelles
Aux fins du présent Avis de confidentialité, on entend par “données personnelles” toute information concernant une personne identifiable. Les données personnelles excluent les données anonymes ou dépersonnalisées qui ne peuvent pas être associées à une personne déterminée. Afin de mener nos activités de recrutement et de respecter nos obligations légales, nous collectons, stockons ou traitons de toute autre manière les catégories de données personnelles suivantes, afin de vous prendre en considération pour un rôle :
- •
Coordonnées personnelles telles que le nom, le nom d’usage, le titre, les adresses, les numéros de téléphone, les adresses email personnelles, les adresses IP, l’UserAgent du navigateur et les identifiants en ligne.
- •
Historique professionnel.
- •
Historique de formation.
- •
Confirmation du droit de travailler.
- •
Historique de rémunération (uniquement lorsque cela est pertinent et licite).
- •
Licences détenues, le cas échéant.
- •
Adhésions professionnelles.
- •
Références.
- •
Langues, lorsque cela est pertinent (compréhension, expression orale et écrite).
- •
Lorsque cela est licite et pertinent pour la position pour laquelle vous postulez : historique de crédit et/ou relevés de condamnations pénales non réhabilitées.
- •
Autres informations personnelles révélées dans le cadre d’une vérification des antécédents.
- •
Les informations relatives à d’éventuels conflits d’intérêts.
- •
Les autres données personnelles figurant dans un CV, un curriculum vitae, un formulaire de candidature ou une lettre de motivation, ou que vous nous fournissez volontairement par tout autre moyen.
- •
Les enregistrements d’entretiens, y compris la vidéo, l’audio et toute transcription ou note générée par IA issue de ces enregistrements.
- •
Les informations d’évaluation (telles que vos réponses, vos scores et les rapports générés dans le cadre d’évaluations de compétences ou comportementales).
- •
Toute autre information personnelle que vous nous fournissez volontairement, y compris les données personnelles sensibles ou relevant de “catégories particulières”.
Comment nous recueillons vos informations personnelles
Nous recueillerons la majorité des données personnelles que nous traitons directement auprès de vous. Dans des circonstances limitées, des tiers peuvent nous communiquer vos données personnelles, tels que d’anciens employeurs ou donneurs d’ordre, des organismes officiels (tels que des autorités de régulation ou des bureaux des casiers judiciaires), des professionnels de santé, ou des agences chargées d’effectuer des vérifications d’antécédents. En outre, si vous participez à un entretien vidéo, nous pouvons enregistrer la session (y compris l’audio et la vidéo) et utiliser des outils de transcription automatisée afin de générer des comptes rendus écrits de l’entretien.
Si nous vous demandons de passer une évaluation cognitive, de compétences ou liée au poste, vous pourrez être dirigé vers une plateforme d’évaluation tierce. Cette plateforme recueille vos réponses à l’évaluation et les informations connexes et transmet à Payward les résultats et/ou rapports d’évaluation afin de soutenir notre appréciation de votre candidature.
Toute information signalée par ces outils est examinée dans son contexte et n’est pas utilisée comme seule base des décisions d’embauche.
Intégrité de l’évaluation et surveillance d’examen assistée par IA
Afin de contribuer à garantir l’intégrité et l’équité de certaines évaluations, la plateforme d’évaluation peut utiliser des outils automatisés, y compris une surveillance assistée par IA, afin d’identifier des problèmes potentiels tels qu’une activité ou un comportement inhabituel au cours d’une évaluation.
Ces outils sont conçus pour soutenir l’intégrité de l’évaluation et n’impliquent pas d’identification biométrique (telle que la reconnaissance faciale) ni la création de gabarits biométriques. Payward ne reçoit pas de données biométriques dans le cadre du processus d’évaluation.
Finalités de la collecte des données personnelles
Nous ne traitons vos données personnelles que lorsque cela est raisonnablement nécessaire et dans la mesure où la loi applicable le permet ou l’exige. Cela inclut les cas où le traitement est nécessaire à l’examen approprié de votre candidature à un poste, les cas où le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale qui nous incombe (telle que des exigences d’agrément ou d’autres restrictions), aux fins de nos intérêts légitimes, ou avec votre consentement si la loi applicable exige un consentement.
Nous traitons les données personnelles des candidats aux fins commerciales légitimes suivantes et aux fins de la gestion de notre relation avec vous :
- •
La gestion et la planification de l’activité.
- •
La conduite des entretiens et la détermination des exigences de performance.
- •
L’évaluation des qualifications pour un emploi ou une tâche particulière.
- •
Documenter les entretiens avec exactitude, renforcer l’équité et la cohérence des décisions d’embauche, permettre la formation et la calibration des personnes menant les entretiens, et générer des transcriptions à des fins d’évaluation et d’administration.
- •
La comptabilité et l’audit.
- •
Le respect des obligations en matière de santé et de sécurité.
Nous traitons également des données personnelles lorsque la loi ou la politique de l’entreprise l’exige, ou lorsque vous avez consenti à notre utilisation à une fin particulière.
Nous ne traiterons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies ou à des fins compatibles. Si nous devons traiter vos données personnelles à une fin incompatible, nous vous en informerons et, lorsque cela est nécessaire, vous indiquerons la base légale du traitement, y compris en sollicitant votre consentement si la loi l’exige.
Nous nous réservons également le droit de traiter vos données personnelles aux fins de nos propres intérêts légitimes, y compris, sans s’y limiter, aux fins suivantes :
- •
Lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ou aux fins de procédures judiciaires.
- •
Pour prévenir les comportements illicites, y compris la fraude.
- •
Pour assurer la sécurité du réseau et de l’information, y compris pour empêcher l’accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communications électroniques et empêcher la distribution de logiciels malveillants.
- •
Pour surveiller l’utilisation des équipements et biens informatiques et autres, y compris nos informations confidentielles et notre propriété intellectuelle, afin de protéger la société contre toute réclamation juridique potentielle, ou de protéger le personnel, les employés, les consultants et les sous-traitants.
- •
Pour soutenir l’administration interne avec nos entités affiliées.
- •
Pour réaliser des analyses de données sur notre pipeline de candidats, y compris la performance des campagnes de recrutement, la performance des candidats en entretien, etc.
- •
Pour effectuer le filtrage des personnes politiquement exposées (PEP) et les vérifications de diligence raisonnable connexes, tel qu’exigé par les lois applicables en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux (AML) ou de lutte contre le financement du terrorisme (CTF), ou lorsque cela est nécessaire pour évaluer les conflits d’intérêts potentiels, le risque de corruption ou les restrictions de conformité. Un tel traitement peut impliquer la vérification de vos informations dans des bases de données réglementaires ou publiques de personnes qui occupent ou ont occupé des fonctions publiques importantes, ou de leurs proches associés ou des membres de leur famille.
Nous pouvons utiliser des outils qui nous aident à organiser, résumer ou évaluer les informations de recrutement (par exemple, en générant des transcriptions/notes d’entretien ou en notant certaines évaluations). Nous ne prenons pas de décisions finales d’embauche fondées uniquement sur un traitement automatisé.
Nous ne vendrons pas vos données personnelles, y compris toute donnée personnelle sensible, que nous collectons au sujet des candidats, et nous ne les partagerons pas avec des tiers à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.
Le fait de nous empêcher de traiter les données personnelles nécessaires peut affecter notre capacité à faire progresser votre candidature.
Postes réglementés (entreprise d’investissement chypriote) – Exigences d’aptitude et de probité / de bonne réputation
Si vous postulez à un poste au sein de notre entreprise d’investissement chypriote réglementée par la Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), nous sommes légalement tenus, en vertu de MiFID II et du droit chypriote applicable, d’évaluer votre honnêteté, votre intégrité, votre bonne réputation et votre solidité financière.
Pour satisfaire à ces obligations, nous pouvons collecter et traiter des informations relatives aux condamnations et infractions pénales (y compris les condamnations non effacées et, lorsque la loi le permet, les condamnations effacées), aux procédures civiles ou réglementaires, aux mesures disciplinaires prises par des organismes réglementaires ou professionnels, à la solidité financière (y compris l’insolvabilité ou la faillite), aux fermetures de comptes par des institutions financières, et à toute autre question pertinente pour l’évaluation de l’aptitude et de la probité.
Nous traitons ces données en vertu des articles 6(1)(c) et 10 du RGPD, un tel traitement étant nécessaire au respect des obligations légales auxquelles nous sommes soumis en tant qu’entreprise d’investissement réglementée et étant autorisé par le droit de l’Union européenne et des États membres.
Ces informations sont utilisées uniquement aux fins des évaluations réglementaires d’aptitude et sont traitées de manière confidentielle, l’accès étant strictement limité aux personnes participant au processus de recrutement et de conformité réglementaire.
Collecte et utilisation des catégories particulières de données personnelles
Certaines catégories particulières de données personnelles peuvent être considérées comme sensibles en vertu des lois de votre juridiction et bénéficier d’une protection spéciale. Nous pouvons collecter et traiter les catégories particulières de données personnelles suivantes lorsque vous les fournissez volontairement, afin de nous acquitter de nos obligations en vertu du droit du travail, ou lorsque la loi applicable le permet par ailleurs :
- •
Informations relatives à l’affiliation syndicale aux fins de l’organisation du paiement des primes syndicales.
- •
Informations relatives à la santé physique ou mentale ou au statut de handicap afin de respecter les obligations en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail, et d’apporter les aménagements appropriés sur le lieu de travail (par exemple, pendant le processus d’entretien).
- •
Informations relatives à la race ou à l’origine ethnique, à l’appartenance religieuse, aux convictions philosophiques, informations relatives à la santé et informations relatives à l’orientation sexuelle afin d’assurer un suivi et une déclaration véritables en matière d’égalité des chances et de respecter les lois applicables.
Lorsque nous avons un besoin légitime de traiter des catégories particulières de données personnelles à des fins non identifiées ci-dessus, nous ne le ferons uniquement qu’après vous en avoir informé et, si la loi l’exige, après avoir obtenu votre consentement préalable et exprès. Nous pouvons également traiter des informations limitées concernant votre exposition politique (par exemple, si vous occupez ou avez occupé une fonction publique ou si vous êtes lié à une personne l’ayant occupée) afin de respecter les lois AML/CTF. Ces informations seront utilisées uniquement à des fins de conformité, traitées de manière confidentielle, et ne seront pas utilisées pour prendre des décisions automatisées ou discriminatoires concernant votre candidature.
Nous traiterons toujours les catégories particulières de données personnelles comme confidentielles et nous ne partagerons de telles données en interne que lorsqu’il existe une finalité spécifique et légitime justifiant le partage de ces données. Comme indiqué ci-dessous, nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles appropriées destinées à protéger vos données personnelles contre toute perte accidentelle et tout accès, utilisation, altération ou divulgation non autorisés.
Nous ne conserverons les catégories particulières de données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons collectées, tel qu’exigé pour satisfaire à toute obligation légale, comptable ou de déclaration, ou dans la mesure nécessaire au règlement des litiges.
Veuillez noter que les enregistrements vidéo et audio peuvent capter de manière incidente des catégories particulières de données personnelles (par exemple, l’origine raciale ou ethnique, des informations relatives à la santé ou l’appartenance religieuse). De telles données ne seront traitées que dans la mesure strictement nécessaire aux fins de recrutement et conformément aux lois applicables.
Partage des données
Nous ne divulguerons vos données à caractère personnel à des tiers que lorsque la loi l’exige, ou à nos employés, consultants, contractants, agents désignés ou prestataires de services tiers qui ont besoin de ces informations pour nous aider à administrer notre relation avec vous, y compris les prestataires de services tiers qui nous fournissent des services ou qui en fournissent pour notre compte. Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel ni ne les partageons à des fins de publicité comportementale inter-contextuelle. Les prestataires de services tiers peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, les prestataires de traitement de la paie ; les prestataires d’administration des avantages sociaux ; les fournisseurs de plateformes d’enregistrement d’entretiens, de transcription et d’évaluation ; les plateformes de gestion du risque ; les prestataires de services de conformité ; et les prestataires de stockage ou d’hébergement de données. Ces prestataires de services tiers peuvent être situés en dehors de votre juridiction d’origine.
Nous exigeons de tous nos prestataires de services tiers, par contrat écrit, qu’ils mettent en œuvre des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel, conformément à nos politiques et à toute obligation de sécurité des données qui nous incombe en tant que votre employeur. Nous ne leur permettons de traiter vos données à caractère personnel qu’à des fins déterminées et conformément à nos instructions.
Nous divulguons également vos données à caractère personnel aux fins supplémentaires suivantes, lorsque la loi applicable le permet ou l’exige :
- •
À d’autres membres de notre groupe de sociétés (y compris en dehors de votre juridiction d’origine) aux fins énoncées dans le présent Avis de confidentialité et dans la mesure nécessaire pour examiner votre candidature.
- •
Dans le cadre de nos activités régulières de reporting auprès d’autres membres de notre groupe de sociétés.
- •
Pour respecter des obligations légales ou des procédures juridiques valables. Lorsque nous divulguons vos données à caractère personnel afin de respecter une obligation légale ou une procédure juridique, nous prendrons des mesures raisonnables pour veiller à ne divulguer que le minimum de données à caractère personnel nécessaire à la finalité et aux circonstances spécifiques.
- •
Pour respecter le filtrage continu des sanctions dans le cadre de nos obligations au titre du NYDFS, de l’OFAC et d’autres régimes réglementaires.
- •
Pour protéger les droits et les biens de Payward et de ses clients (y compris lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ou aux fins d’une procédure judiciaire).
- •
Lors de situations d’urgence ou lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité des personnes.
- •
Lorsque les données à caractère personnel sont publiquement disponibles.
- •
En cas de transfert d’activité ou de changement de propriété, lorsque la divulgation est nécessaire pour réaliser la transaction. Dans ces circonstances, nous limiterons le partage des données à ce qui est strictement nécessaire et nous anonymiserons les données lorsque cela est possible.
- •
À des fins supplémentaires avec votre consentement, lorsque ce consentement est requis par la loi.
Transferts transfrontaliers de données
Lorsque la loi applicable le permet, nous pouvons transférer les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet vers d’autres juridictions, dans la mesure nécessaire aux fins énoncées dans le présent Avis de confidentialité.
Pour les transferts entre sociétés Payward, y compris les transferts de données depuis l’UE et le Royaume-Uni vers les États-Unis, nous nous appuyons sur un accord intragroupe de transfert de données qui prévoit des garanties appropriées pour protéger les données à caractère personnel, telles que les “clauses contractuelles types” et l’“UK addendum” publié par l’Information Commissioner’s Office du Royaume-Uni.
Sécurité des données
Compte tenu de la nature des données à caractère personnel que nous traitons, des risques pour les personnes et de l’état de l’art en matière de pratiques de sécurité, nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles appropriées destinées à protéger vos données à caractère personnel contre toute perte accidentelle et tout accès, utilisation, altération ou divulgation non autorisés. En outre, nous limitons l’accès aux données à caractère personnel aux employés, agents, consultants, contractants et autres tiers qui ont un besoin professionnel légitime d’un tel accès.
Conservation des données
Sauf autorisation ou exigence contraire de la loi ou de la réglementation applicable, nous ne conserverons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons collectées, dans la mesure requise pour satisfaire à toute obligation légale, comptable ou de déclaration, ou dans la mesure nécessaire pour résoudre des litiges. Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en compte les exigences légales applicables, la quantité, la nature et la sensibilité des données à caractère personnel, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel, et la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens.
Si vous n’êtes pas engagé ou recruté, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période minimale de trois (3) ans à compter de la date de votre candidature. Les données à caractère personnel du personnel, des employés, des consultants et des contractants seront transférées dans les dossiers du personnel et conservées et traitées conformément aux politiques de conservation des données applicables.
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données à caractère personnel de sorte qu’elles ne puissent plus être associées à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à toute fin commerciale légitime, sans autre notification à vous ni votre consentement. Une fois que vous n’êtes plus engagé ou employé par la société, nous conserverons et détruirons de manière sécurisée vos données à caractère personnel conformément à notre politique de conservation des documents et aux lois et réglementations applicables.
Droits des personnes concernées
Droits | Grouper | Grouper | Grouper | Grouper |
|---|---|---|---|---|
Transparence | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Accès | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Rectification / correction | ✔ | ✔ | ||
Suppression | ✔ | ✔ | ||
Limitation / retrait du consentement | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Transférabilité | ✔ | |||
Objection | ✔ | |||
Absence de traitement automatisé | ✔ | |||
Protection légale contre l’entrave / les représailles | ✔ | ✔ | ✔ |
*Lorsque le traitement est fondé sur le consentement de la personne concernée, sur son consentement explicite dans le cas de données relevant de catégories particulières, ou lorsque le traitement était nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée était partie, ou afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée, préalablement à la conclusion du contrat.
Ce tableau constitue un résumé ; les droits et exceptions spécifiques varient selon la juridiction et selon la base légale sur laquelle nous nous appuyons.
- •
Juridictions du groupe 1 : le Royaume-Uni ; les États membres de l’UE.
- •
Juridictions du groupe 2 : la Californie.
- •
Juridictions du groupe 3 : le Canada.
- •
Juridictions du groupe 4 : Singapour ; l’Australie.
Nous avons le droit de vous demander des informations spécifiques afin de nous aider à confirmer votre identité et votre droit d’accès, et afin de vous fournir les données personnelles que nous détenons à votre sujet ou d’effectuer les modifications que vous avez demandées. La loi applicable peut nous autoriser ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des données personnelles que nous détenons à votre sujet, ou il est possible que nous ayons détruit, effacé ou rendu anonymes vos données personnelles conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des dossiers. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos données personnelles, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.
Délégué à la protection des données
Modification de la présente Déclaration de confidentialité
Nous nous réservons le droit de mettre à jour le présent Avis de confidentialité à tout moment afin de refléter des changements dans nos pratiques, nos obligations légales ou nos exigences opérationnelles. La version la plus récente du présent Avis de confidentialité sera disponible sur la page carrières de Payward, et il vous incombe de consulter régulièrement la page carrières de Payward afin de vous assurer que vous avez connaissance de la version la plus à jour. La poursuite de votre engagement auprès de Payward après toute mise à jour sera réputée constituer une reconnaissance de l’Avis de confidentialité révisé, dans la mesure permise par la loi applicable. Si nous souhaitons utiliser les données personnelles précédemment collectées à votre sujet à des fins différentes et imprévues par rapport à celles dont nous vous avons informé au moment de la collecte, nous vous en informerons et, lorsque la loi l’exige, nous solliciterons votre consentement, avant d’utiliser vos données personnelles à une fin nouvelle ou non liée.
Contactez-nous
Date d’entrée en vigueur : 22 juin 2026