Oznámení o ochraně osobních údajů uchazečů
Rozsah a přehled
Společnost Payward se zavazuje chránit soukromí a bezpečnost osobních údajů uchazečů. Toto Oznámení o ochraně osobních údajů popisuje, jak společnost Payward Inc. a její dceřiné společnosti, přidružené společnosti a spřízněné subjekty nebo spřízněné právnické osoby (společně „Payward“, „my“ nebo „nás“) shromažďují a zpracovávají osobní údaje o vás během procesu posuzování a výběru uchazečů a po jeho skončení. V každém případě je společnost Payward správcem.
Toto Oznámení o ochraně osobních údajů popisuje kategorie osobních údajů, které o vás shromažďujeme, jak vaše osobní údaje používáme, jak vaše osobní údaje zabezpečujeme, kdy vaše osobní údaje zpřístupňujeme třetím stranám a kdy vaše osobní údaje převádíme mimo vaši domovskou jurisdikci. Toto Oznámení o ochraně osobních údajů rovněž popisuje práva subjektů údajů podle jurisdikce, včetně přístupu k osobním údajům, jejich korekce a výmazu. Upozorňujeme, že práva se liší podle jurisdikce.
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze v souladu s tímto Oznámením o ochraně osobních údajů, pokud platné právní předpisy nevyžadují jinak. Podnikáme kroky k zajištění toho, aby osobní údaje, které o vás shromažďujeme, byly přiměřené, relevantní, nikoli nadměrné a zpracovávané pro omezené účely.
Shromažďování a další zpracování osobních údajů
Pro účely tohoto Oznámení o ochraně osobních údajů se „osobními údaji“ rozumí jakékoli informace o identifikovatelné fyzické osobě. Osobní údaje nezahrnují anonymní nebo deidentifikované údaje, které nelze spojit s konkrétní fyzickou osobou. Za účelem provádění našich náborových činností a plnění našich právních povinností shromažďujeme, uchováváme nebo jinak zpracováváme následující kategorie osobních údajů, abychom vás mohli zvažovat pro danou roli:
- •
Osobní kontaktní údaje, jako je úřední jméno, preferované jméno, titul, adresy, telefonní čísla, osobní e-mailové adresy, IP adresy, UserAgent prohlížeče a online identifikátory.
- •
Pracovní historie.
- •
Historie vzdělání.
- •
Potvrzení oprávnění k práci.
- •
Historie odměňování (pouze tam, kde je to relevantní a zákonné).
- •
Držené licence, je-li to relevantní.
- •
Členství v profesních organizacích.
- •
Reference.
- •
Jazyky, je-li to relevantní (porozumění, mluvený a psaný projev).
- •
Je-li to zákonné a relevantní pro pozici, o kterou se ucházíte: úvěrová historie a/nebo záznamy o nezahlazených odsouzeních za trestné činy.
- •
Další osobní informace zjištěné v rámci prověrky spolehlivosti.
- •
Informace o potenciálních střetech zájmů.
- •
Další osobní údaje uvedené v CV, životopise, formuláři žádosti nebo průvodním dopise nebo které nám jinak dobrovolně poskytnete.
- •
Nahrávky pohovorů, včetně videa, zvuku a jakýchkoli přepisů nebo poznámek vytvořených pomocí AI odvozených z takových nahrávek.
- •
Informace z hodnocení (například Vaše odpovědi, skóre a zprávy vytvořené v rámci hodnocení dovedností nebo behaviorálních hodnocení).
- •
Jakékoli další osobní údaje, které nám dobrovolně poskytnete, včetně citlivých osobních údajů nebo osobních údajů „zvláštní kategorie“.
Jak shromažďujeme Vaše osobní údaje
Většinu osobních údajů, které zpracováváme, budeme shromažďovat přímo od Vás. V omezených případech nám Vaše osobní údaje mohou poskytnout třetí strany, jako jsou bývalí zaměstnavatelé nebo zmocnitelé, oficiální orgány (jako jsou regulační orgány nebo orgány vedoucí rejstřík trestů), zdravotničtí pracovníci nebo agentury využívané k provádění prověrek. Kromě toho, pokud se zúčastníte videopohovoru, můžeme relaci nahrávat (včetně zvuku a videa) a použít automatizované nástroje pro přepis k vytvoření písemných záznamů z pohovoru.
Pokud Vás požádáme o absolvování kognitivního hodnocení, hodnocení dovedností nebo hodnocení souvisejícího s rolí, můžete být přesměrováni na hodnoticí platformu třetí strany. Tato platforma shromažďuje Vaše odpovědi v rámci hodnocení a související informace a vrací výsledky hodnocení a/nebo zprávy společnosti Payward na podporu našeho posouzení Vaší žádosti.
Jakékoli informace označené těmito nástroji jsou posuzovány v kontextu a nejsou používány jako jediný základ pro rozhodnutí o přijetí do zaměstnání.
Integrita hodnocení a dohled nad hodnocením s podporou AI
Za účelem pomoci zajistit integritu a spravedlnost určitých hodnocení může hodnoticí platforma používat automatizované nástroje, včetně monitorování s podporou AI, k identifikaci potenciálních problémů, jako je neobvyklá aktivita nebo chování během hodnocení.
Tyto nástroje jsou navrženy tak, aby podporovaly integritu hodnocení, a nezahrnují biometrickou identifikaci (jako je rozpoznávání obličeje) ani vytváření biometrických šablon. Společnost Payward v rámci procesu hodnocení biometrická data nepřijímá.
Účely shromažďování osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze tam, kde je to přiměřeně nezbytné a kde to platné právní předpisy povolují nebo vyžadují. To zahrnuje případy, kdy je zpracování nezbytné pro řádné posouzení Vaší osoby pro určitou roli, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje (jako jsou licenční nebo jiná omezení), pro naše oprávněné zájmy nebo s Vaším souhlasem, pokud platné právní předpisy souhlas vyžadují.
Osobní údaje uchazečů zpracováváme pro následující oprávněné obchodní účely a pro účely správy našeho vztahu s Vámi:
- •
Řízení a plánování podnikání.
- •
Vedení pohovorů a stanovení požadavků na výkon.
- •
Posuzování kvalifikace pro konkrétní pracovní pozici nebo úkol.
- •
K přesnému dokumentování pohovorů, posílení spravedlnosti a konzistentnosti při rozhodování o přijetí do zaměstnání, umožnění školení a kalibrace osob vedoucích pohovory a vytváření přepisů pro účely hodnocení a pro administrativní účely.
- •
Účetnictví a audit.
- •
Plnění povinností v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví.
Osobní údaje rovněž zpracováváme tam, kde to vyžadují právní předpisy nebo firemní politika, nebo pokud jste souhlasili s naším použitím pro konkrétní účel.
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze pro účely, pro které jsme je shromáždili, nebo pro slučitelné účely. Pokud budeme potřebovat zpracovávat Vaše osobní údaje pro neslučitelný účel, poskytneme Vám oznámení a v případě potřeby právní základ pro zpracování, včetně vyžádání Vašeho souhlasu, pokud to vyžadují právní předpisy.
Rovněž si vyhrazujeme právo zpracovávat Vaše osobní údaje pro naše vlastní oprávněné zájmy, včetně, avšak nikoli výhradně, pro následující účely:
- •
Tam, kde je to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pro účely právního řízení.
- •
K předcházení protiprávnímu jednání včetně podvodů.
- •
K zajištění bezpečnosti sítí a informací, včetně předcházení neoprávněnému přístupu k našim počítačovým systémům a systémům elektronických komunikací a předcházení šíření škodlivého softwaru.
- •
Ke sledování používání IT (information technology) a jiného vybavení a majetku, včetně našich důvěrných informací a duševního vlastnictví, k ochraně společnosti před jakýmikoli potenciálními právními nároky nebo k ochraně personálu, zaměstnanců, konzultantů a dodavatelů.
- •
K podpoře vnitřní správy s našimi přidruženými subjekty.
- •
K provádění analýzy dat týkajících se našeho toku uchazečů, včetně výkonnosti náborových kampaní, výkonu uchazečů při pohovorech atd.
- •
K provádění prověřování politicky exponovaných osob (PEP – Politically Exposed Person) a související hloubkové kontroly, jak vyžadují příslušné právní předpisy proti praní špinavých peněz (AML – anti-money laundering) nebo proti financování terorismu (CTF – counter-terrorist financing), nebo je-li to nezbytné k posouzení potenciálních střetů zájmů, rizika korupce nebo omezení v oblasti compliance. Takové zpracování může zahrnovat ověřování Vašich údajů v regulatorních nebo veřejných databázích osob, které zastávají nebo zastávaly významné veřejné funkce, nebo jejich blízkých spolupracovníků či rodinných příslušníků.
Můžeme používat nástroje, které nám pomáhají organizovat, shrnovat nebo vyhodnocovat náborové informace (například vytvářet přepisy/poznámky z pohovorů nebo bodově hodnotit určitá posouzení). Konečná rozhodnutí o přijetí nečiníme výhradně na základě automatizovaného zpracování.
Vaše osobní údaje, včetně jakýchkoli citlivých osobních údajů, které o uchazečích shromažďujeme, nebudeme prodávat ani je sdílet se třetími stranami za účelem behaviorální reklamy napříč kontexty.
Zabránění tomu, abychom zpracovávali nezbytné osobní údaje, může ovlivnit naši schopnost postoupit Vaši žádost dále.
Regulované role (kyperská investiční firma) – požadavky na způsobilost a bezúhonnost / dobrou pověst
Pokud se ucházíte o pozici v naší kyperské investiční firmě regulované Kyperskou komisí pro cenné papíry a burzu (Cyprus Securities and Exchange Commission, CySEC), jsme podle MiFID II a příslušných kyperských právních předpisů právně povinni posoudit Vaši čestnost, bezúhonnost, dobrou pověst a finanční solidnost.
Ke splnění těchto povinností můžeme shromažďovat a zpracovávat informace týkající se odsouzení za trestné činy a trestných činů (včetně nezahlazených a, kde to právní předpisy dovolují, zahlazených odsouzení), občanskoprávních nebo regulatorních řízení, disciplinárních opatření uložených regulatorními nebo profesními orgány, finanční solidnosti (včetně insolvence nebo úpadku), uzavření účtů ze strany finančních institucí a jakýchkoli dalších záležitostí relevantních pro posouzení způsobilosti a bezúhonnosti.
Tyto údaje zpracováváme podle článků 6 odst. 1 písm. c) a 10 GDPR, neboť takové zpracování je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na nás jako na regulovanou investiční firmu vztahují, a je povoleno právem EU a členského státu.
Tyto informace se používají výhradně pro regulatorní posouzení vhodnosti a nakládá se s nimi důvěrně, přičemž přístup je striktně omezen na osoby zapojené do náborového procesu a procesu regulatorní compliance.
Shromažďování a používání zvláštních kategorií osobních údajů
Určité zvláštní kategorie osobních údajů mohou být podle právních předpisů Vaší jurisdikce považovány za citlivé a požívat zvláštní ochrany. Následující zvláštní kategorie osobních údajů můžeme shromažďovat a zpracovávat, pokud je dobrovolně poskytnete, za účelem plnění našich povinností podle pracovněprávních předpisů nebo pokud to příslušné právní předpisy jinak povolují:
- •
Informace o členství v odborové organizaci za účelem zajištění úhrady odborových prémií.
- •
Informace o fyzickém nebo duševním zdraví nebo o statusu zdravotního postižení za účelem plnění povinností v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti a za účelem provedení přiměřených úprav pracoviště (například v průběhu pohovoru).
- •
Rasa nebo etnický původ, náboženské vyznání, filozofické přesvědčení, informace o zdravotním stavu a informace o sexuální orientaci za účelem zajištění smysluplného monitorování a vykazování rovných příležitostí a za účelem dodržování příslušných právních předpisů.
Pokud budeme mít oprávněnou potřebu zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů pro účely neuvedené výše, učiníme tak pouze poté, co Vám poskytneme oznámení a, vyžadují-li to právní předpisy, získáme Váš předchozí výslovný souhlas. Můžeme rovněž zpracovávat omezené informace o Vaší politické exponovanosti (například zda zastáváte nebo jste zastával/a veřejnou funkci nebo zda jste ve vztahu k osobě, která ji zastávala), abychom dodrželi předpisy AML/CTF. Tyto informace budou použity pouze pro účely compliance, bude s nimi nakládáno důvěrně a nebudou použity k přijímání automatizovaných nebo diskriminačních rozhodnutí o Vaší žádosti.
Se zvláštními kategoriemi osobních údajů budeme vždy nakládat jako s důvěrnými a takové údaje budeme interně sdílet pouze tam, kde pro sdílení těchto údajů existuje konkrétní a oprávněný účel. Jak je uvedeno níže, zavedli jsme přiměřená fyzická, technická a organizační bezpečnostní opatření určená k zabezpečení Vašich osobních údajů proti náhodné ztrátě a neoprávněnému přístupu, použití, změně nebo oznámení.
Zvláštní kategorie osobních údajů budeme uchovávat pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelů, pro které jsme je shromáždili, po dobu vyžadovanou ke splnění jakýchkoli právních, účetních nebo vykazovacích povinností nebo po dobu nezbytnou k vyřešení sporů.
Upozorňujeme, že videozáznamy a zvukové záznamy mohou náhodně zachytit zvláštní kategorie osobních údajů (například rasový nebo etnický původ, informace týkající se zdravotního stavu nebo náboženské vyznání). Takové údaje budou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytně nutném pro účely náboru a v souladu s příslušnými právními předpisy.
Sdílení dat
Vaše osobní údaje zpřístupníme třetím stranám pouze tam, kde to vyžaduje zákon, nebo našim zaměstnancům, konzultantům, dodavatelům, určeným agentům či poskytovatelům služeb třetích stran, kteří takové informace potřebují k tomu, aby nám pomohli se správou našeho vztahu s Vámi, včetně poskytovatelů služeb třetích stran, kteří poskytují služby nám nebo naším jménem. Vaše osobní údaje neprodáváme ani je nesdílíme pro účely behaviorální reklamy napříč kontexty. Poskytovatelé služeb třetích stran mohou zahrnovat mimo jiné, nikoli však výlučně, zpracovatele mezd; poskytovatele správy zaměstnaneckých benefitů; poskytovatele platforem pro nahrávání pohovorů, přepis a hodnocení; platformy pro řízení rizik; poskytovatele služeb v oblasti dodržování předpisů; a poskytovatele ukládání dat nebo hostingu. Tito poskytovatelé služeb třetích stran se mohou nacházet mimo Vaši domovskou jurisdikci.
Od všech našich poskytovatelů služeb třetích stran písemnou smlouvou vyžadujeme, aby zavedli vhodná bezpečnostní opatření k ochraně Vašich osobních údajů v souladu s našimi zásadami a s veškerými povinnostmi v oblasti zabezpečení dat, které se na nás jako na Vašeho zaměstnavatele vztahují. Umožňujeme jim zpracovávat Vaše osobní údaje pouze pro stanovené účely v souladu s našimi pokyny.
Vaše osobní údaje rovněž zpřístupňujeme pro následující další účely, pokud to platné právní předpisy umožňují nebo vyžadují:
- •
Dalším členům naší skupiny společností (včetně mimo Vaši domovskou jurisdikci) pro účely stanovené v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů a v rozsahu nezbytném pro posouzení Vaší kandidatury.
- •
V rámci našich pravidelných reportovacích činností vůči dalším členům naší skupiny společností.
- •
Za účelem splnění zákonných povinností nebo platných právních postupů. Pokud Vaše osobní údaje zpřístupníme za účelem splnění zákonné povinnosti nebo právního postupu, podnikneme přiměřené kroky k zajištění toho, že zpřístupníme pouze minimální osobní údaje nezbytné pro daný konkrétní účel a okolnosti.
- •
Za účelem dodržování průběžného screeningu sankcí v rámci našich povinností podle NYDFS, OFAC a dalších regulatorních režimů.
- •
Za účelem ochrany práv a majetku společnosti Payward a jejích klientů (včetně případů, kdy je to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pro účely soudního řízení).
- •
V naléhavých situacích nebo tam, kde je to nezbytné pro ochranu bezpečnosti osob.
- •
Pokud jsou osobní údaje veřejně dostupné.
- •
Pokud dojde k převodu podniku nebo ke změně vlastnictví a zpřístupnění je nezbytné k dokončení transakce. Za těchto okolností omezíme sdílení dat pouze na to, co je nezbytně nutné, a údaje tam, kde to bude možné, anonymizujeme.
- •
Pro další účely s Vaším souhlasem, pokud je takový souhlas vyžadován zákonem.
Přeshraniční převody údajů
Pokud to platné právní předpisy umožňují, můžeme osobní údaje, které o Vás shromažďujeme, převádět do jiných jurisdikcí v rozsahu nezbytném pro účely stanovené v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů.
U převodů mezi společnostmi Payward, včetně převodů údajů z EU a Spojeného království do Spojených států, se opíráme o vnitroskupinovou smlouvu o převodu údajů, která stanoví vhodné záruky ochrany osobních údajů, jako jsou „standardní smluvní doložky“ a „UK addendum“ vydaný Information Commissioner's Office Spojeného království.
Zabezpečení dat
S ohledem na povahu osobních údajů, které zpracováváme, na rizika pro jednotlivce a na stav techniky v oblasti bezpečnostních postupů jsme zavedli vhodná fyzická, technická a organizační bezpečnostní opatření určená k zabezpečení Vašich osobních údajů proti náhodné ztrátě a neoprávněnému přístupu, použití, změně nebo zpřístupnění. Kromě toho omezujeme přístup k osobním údajům na ty zaměstnance, agenty, konzultanty, dodavatele a další třetí strany, které mají legitimní obchodní potřebu takového přístupu.
Uchovávání údajů
Není-li platnými právními předpisy nebo regulacemi povoleno či vyžadováno jinak, budeme Vaše osobní údaje uchovávat pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelů, pro které jsme je shromáždili, po dobu vyžadovanou ke splnění jakýchkoli právních, účetních nebo vykazovacích povinností, nebo po dobu nezbytnou k vyřešení sporů. Při stanovení vhodné doby uchovávání osobních údajů zohledňujeme platné právní požadavky, množství, povahu a citlivost osobních údajů, potenciální riziko újmy vyplývající z neoprávněného použití nebo zpřístupnění Vašich osobních údajů, účely, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme, a to, zda můžeme těchto účelů dosáhnout jinými prostředky.
Pokud nebudete angažováni ani přijati do zaměstnání, budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu nejméně tří (3) let od data Vaší žádosti. Osobní údaje pracovníků, zaměstnanců, konzultantů a dodavatelů budou převedeny do osobních spisů a uchovávány a zpracovávány v souladu s platnými zásadami uchovávání údajů.
Za určitých okolností můžeme Vaše osobní údaje anonymizovat tak, aby je již nebylo možné s Vámi spojovat. Vyhrazujeme si právo používat takové anonymní a deidentifikované údaje pro jakýkoli legitimní obchodní účel bez dalšího upozornění Vás nebo bez Vašeho souhlasu. Jakmile již nebudete se společností spolupracovat ani u ní nebudete zaměstnáni, budeme Vaše osobní údaje uchovávat a bezpečně je zlikvidujeme v souladu s našimi zásadami uchovávání dokumentů a platnými právními předpisy a regulacemi.
Práva subjektů údajů
Práva | Skupina 1 | Skupina 2 | Skupina 3 | Skupina 4 |
|---|---|---|---|---|
Transparentnost | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Přístup | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Oprava / korekce | ✔ | ✔ | ||
Výmaz | ✔ | ✔ | ||
Omezení / odvolání souhlasu | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Přenositelnost* | ✔ | |||
Námitka | ✔ | |||
Žádné automatizované zpracování | ✔ | |||
Zákonná ochrana před bráněním / odvetnými opatřeními | ✔ | ✔ | ✔ |
*Pokud je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, na jeho výslovném souhlasu v případě údajů zvláštní kategorie, nebo pokud bylo zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou byl subjekt údajů, nebo pro provedení opatření na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy.
Tato tabulka představuje shrnutí; konkrétní práva a výjimky se liší podle jurisdikce a podle právního základu, o který se opíráme.
- •
Jurisdikce skupiny 1: Spojené království; členské státy EU.
- •
Jurisdikce skupiny 2: Kalifornie.
- •
Jurisdikce skupiny 3: Kanada.
- •
Jurisdikce skupiny 4: Singapur; Austrálie.
Máme právo od vás požadovat konkrétní informace, které nám pomohou ověřit vaši totožnost a vaše právo na přístup a poskytnout vám osobní údaje, které o vás uchováváme, nebo provést vámi požadované změny. Platné právní předpisy nám mohou umožnit nebo nám mohou uložit, abychom odmítli poskytnout vám přístup k některým nebo všem osobním údajům, které o vás uchováváme, nebo jsme mohli vaše osobní údaje zničit, vymazat či anonymizovat v souladu s našimi povinnostmi a postupy týkajícími se uchovávání záznamů. Pokud vám nemůžeme poskytnout přístup k vašim osobním údajům, sdělíme vám důvody, a to s výhradou jakýchkoli právních nebo regulatorních omezení.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Změny tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů
Vyhrazujeme si právo toto Prohlášení o ochraně osobních údajů kdykoli aktualizovat tak, aby odráželo změny našich postupů, právních povinností nebo provozních požadavků. Nejaktuálnější verze tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů bude k dispozici na kariérní stránce společnosti Payward a je vaší odpovědností pravidelně kariérní stránku společnosti Payward kontrolovat, abyste se ujistili, že jste obeznámeni s nejaktuálnější verzí. Pokračující zapojení se společností Payward po jakékoli aktualizaci bude v rozsahu povoleném platnými právními předpisy považováno za potvrzení revidovaného Prohlášení o ochraně osobních údajů. Pokud bychom chtěli vaše dříve shromážděné osobní údaje použít pro odlišné a neočekávané účely, než o kterých jsme vás informovali v době shromáždění, poskytneme vám oznámení a, je-li to vyžadováno zákonem, vyžádáme si váš souhlas dříve, než vaše osobní údaje použijeme pro nový nebo nesouvisející účel.
Kontaktujte nás
Datum účinnosti: 22. června 2026