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Politique de confidentialité de recrutement UK/EU

  1. Quel est le but de ce document?

    Payward Ltd. et ses filiales s’engagent à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles.

    Cette notice relative à la confidentialité décrit comment nous collectons et utilisons les informations personnelles vous concernant pendant et après votre relation de travail avec nous, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016 de l’UE et à la loi britannique Data Protection Act (DPA) 2018.

    Cela s'applique à tous les candidats.

    1. Payward Ltd. est un "contrôleur de données". Cela signifie que nous sommes responsables de décider de la manière dont nous conservons et utilisons les informations personnelles vous concernant. En vertu de la législation sur la protection des données, nous sommes tenus de vous informer des informations contenues dans la présente notifice relative à la confidentialité.

    2. Cette notice s’applique aux candidats postulant et à ceux déjà dans la procédure de recrutement. Cette notice ne fait partie d'aucun contrat de travail ni d'aucun autre contrat de prestation de services. Nous pouvons mettre à jour cette notice à tout moment, mais si nous le faisons, nous vous fournirons une copie mise à jour de cette notice dès que cela sera raisonnablement possible.

  2. Les principes de protection des données

    Nous nous conformerons à la loi sur la protection des données. Cela signifie que les informations personnelles que nous détenons sur vous doivent être:

    1. Utilisées légalement, équitablement et de manière transparente.

    2. Recueillies uniquement à des fins valables, que nous vous avons clairement expliquées et que nous n'utilisons d'aucune manière incompatibles avec ces fins.

    3. Pertinentes par rapport aux objectifs que nous vous avons décrits et limitées à ces objectifs.

    4. Précises et tenues à jour.

    5. Conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins que nous vous avons décrites.

    6. Gardées en sécurité.

  3. Le genre d'informations que nous avons sur vous

    Les données personnelles ou informations personnelles, désignent toute information sur une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n'inclut pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes).

    Certains types de données plus sensibles à caractère personnel nécessitent un niveau de protection plus élevé, tels que des informations sur la santé ou l'orientation sexuelle d'une personne. Les informations sur les condamnations pénales justifient également ce niveau de protection plus élevé.

  4. Si vous postulez afin de travailler pour nous, nous recueillerons diverses informations, notamment votre nom, votre adresse personnelle, votre date de naissance, votre adresse email, votre numéro de téléphone ainsi que vos antécédents professionnels. Ceci est appelé votre "information personnelle".

    1. Nous recueillerons également auprès de vous des informations sensibles (appelées «catégories spéciales de données»), notamment:

      1. votre origine ethnique ou raciale;
      2. votre religion;
      3. votre orientation sexuelle ;
      4. tout handicap que vous pourriez avoir;
      5. des conditions de santé que vous avez afin que nous puissions apporter des ajustements raisonnables à votre environnement de travail.
         

      Veuillez noter que nous traitons toutes les catégories spéciales de données avec une sécurité supplémentaire, en veillant spécifiquement à ce que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Cela s'ajoute aux contrôles techniques que nous appliquons régulièrement à toutes les données.

    2. Nous recueillerons vos informations personnelles directement auprès de vous, normalement via votre CV que vous avez partagé avec nous.   nous pouvons également collecter des informations de vous lors d’échanges téléphoniques avec vous, lors de discussions sur les canaux de conversations numériques, ou email et courriers. Veuillez noter que si votre candidature est retenue, toutes ces informations peuvent faire partie de votre dossier d’embauche.

    3. Veuillez également noter que lorsque vous visitez ce site Web et même si vous ne postulez pas à un emploi, des cookies seront utilisés afin de collecter des informations vous concernant, telles que votre adresse IP (Internet Protocol), qui connecte votre ordinateur ou votre appareil mobile à Internet, ainsi que des informations sur votre visite, telles que les pages vues ou consultées, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, etc.   Nous procédons ainsi afin de pouvoir mesurer les performances de notre site Web et y apporter des améliorations à l’avenir.   Les cookies servent également à améliorer la fonctionnalité de ce site Web, notamment le partage de données avec notre équipe de gestion Web.   Vous pouvez contrôler cela en modifiant vos paramètres de cookies.

  5. Comment nous utiliserons les informations vous concernant

    Nous n'utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utiliserons vos informations personnelles dans les cas suivants:

    1. Afin de remplir les obligations contractuelles, cela inclut de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.
    2. Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.
    3. Lorsque cela est nécessaire pour des intérêts légitimes défendus par nous ou par un tiers et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.

     

    Nous utilisons les informations recueillies auprès de vous aux fins énumérées dans le tableau ci-dessous.

    But du traitement des informations personnellesBase légale pour le traitementOrganisations tierces avec lesquelles les données sont partagées

    Recevoir et entreprendre l'examen initial des candidatures présentées via ce site.

    Afin de remplir les obligations contractuelles, cela implique de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.

    Agence de recrutement.

    Assurer la liaison avec les candidats par email ou par téléphone: cela inclut d'informer les candidats sur l'avancement de leur candidature, organiser un entretien.

    Afin de remplir les obligations contractuelles, cela inclut de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.

    Agence de recrutement.

    Vérifier le droit légal de travailler des candidats.

    Obligation légale en vertu des lois sur l'immigration et l'asile.

    Gouvernement.

    Comprendre les condamnations prononcées à l’encontre des candidats et/ou consulter le casier judiciaire, le cas échéant.

    Afin de remplir les obligations contractuelles, cela inclut de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.

    UK Disclosure and Barring Service (DBS). Spécialiste des fournisseurs de service de recherche d’antécédents.

    Organiser des tests psychométriques (le cas échéant).

    Afin de remplir les obligations contractuelles, cela inclut de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.

    Fournisseurs de services de tests psychométriques.

    Faire des ajustements raisonnables au stade de l'entretien, le cas échéant.

    Consentement éclairé et explicite. Des informations médicales de catégories spéciales seront collectées.

    Fournisseurs de services de santé au travail.

    Notifier les candidats qu'ils ont échoué ou faire une offre d'emploi.

    Obligation légale en vertu des lois sur l'emploi.

    Aucune

    Contacter les personnes de référence choisies par les candidats retenus.

    Afin de remplir les obligations contractuelles, cela inclut de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.

    Personnes de référence choisies.

    Effectuer des vérifications des antécédents financiers, des fraudes et/ou de l'identité des demandeurs retenus, le cas échéant.

    Afin de remplir les obligations contractuelles, cela inclut de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.

    UK Disclosure and Barring Service (DBS). Spécialiste des fournisseurs de service de recherche d’antécédents.

    Pour les candidats retenus, créer un dossier personnel.

    Afin de remplir les obligations contractuelles, cela inclut de prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.

    Le fournisseur de services du système RH aura accès à des informations limitées dans le cadre de maintenance du système.

    Faire correspondre les informations des candidats non retenus et les contacter pour tout poste vacant au sein de la société susceptible de présenter un intérêt.

    Consentement du candidat

    Aucun

    Respecter les obligations légales en matière de comportement frauduleux, malhonnête ou autre comportement criminel, réel ou présumé.

    Se conformer à une obligation légale.

    Gouvernement, application de la loi, audit interne.

    Rendre compte de la diversité des candidats là où la loi l’impose.

    Se conformer à une obligation légale

    Gouvernement.

     

  6. Si vous échouez à nous fournir des informations personnelles

    1. Si vous ne nous fournissez pas certaines informations demandées, nous pourrions être dans l’incapacité de traiter votre candidature, ou nous pourrions être dans l’impossibilité de nous conformer à nos obligations légales.

  7. Changement de but

    1. Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous estimons raisonnablement devoir les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l'objectif initial. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à des fins non liées, nous vous en informerons et vous expliquerons le fondement juridique nous permettant de le faire.

    2. Veuillez noter que nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

  8. Transfert d'informations en dehors de l'UE et du Royaume-Uni

    Nous transférerons vos informations personnelles recueillies à votre sujet aux US afin d'exécuter notre contrat avec vous. La Commission européenne et le Royaume-Uni ont pris une décision d'adéquation concernant les entreprises américaines qui s'enregistrent dans le cadre relatif au bouclier de protection de la vie privée UE-US.

  9. Sécurité des données

    1. Nous limitons l'accès à vos informations personnelles aux seuls employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui doivent faire connaître leur activité. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions et ils sont soumis à une obligation de confidentialité.  

    2. Nous avons mis en place des procédures afin de gérer toute infraction présumée à la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation compétent, lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

  10. Conservation des données

    Combien de temps utiliserez-vous mes informations?

    1. Nous conserverons vos informations personnelles uniquement le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris aux fins de satisfaire à toute exigence légale ou de déclaration. En règle générale, nous conserverons vos informations pendant une période de 12 mois, et au-delà de cette période si nous avons votre consentement.

  11. Droits d'accès, de rectification, d'effacement et de restriction

    Votre devoir de nous informer de tout changement

     

    Vos droits en relation avec des informations personnelles

    1. Il est important que les informations personnelles que nous avons sur vous soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours du processus de recrutement chez nous. 

    2. Dans certaines circonstances, vous avez légalement le droit de:

      1. Demander l'accès à vos informations personnelles (communément appelé "demande d'accès aux données de la personne concernée"). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous avons sur vous et de vérifier que nous les traitons selon la loi.
      2. Demande de correction que nous avons sur vous. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
      3. Demande d'effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou retirer des informations personnelles pour lesquelles nous n’avons aucune raison valable de continuer à les utiliser. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous).
      4. S'opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou ceux d'un tiers) et que quelque chose dans votre situation personnelle vous oblige à vous opposer à au traitement pour cette raison. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.
      5. Demander la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
      6. Demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.


    Si vous souhaitez revoir, vérifier, corriger ou demander l'effacement de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander à ce que nous transmettions une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez contacter le responsable de la protection des données par écrit via [email protected]

  12. En général, aucun frais n'est demandé

    1. Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l'un de vos autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement non fondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à la demande dans de telles circonstances.

  13. Ce que nous pouvons avoir besoin de vous demander

    1. Il se peut que nous vous demandions des informations spécifiques afin de nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accéder à ces informations (ou d'exercer vos autres droits). Il s'agit d'une autre mesure de sécurité appropriée afin d’éviter que des informations personnelles ne soient divulguées à une personne n’ayant pas le droit de les recevoir.

  14. Droit de retrait de consentement

    1. Dans les rares cas où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos informations personnelles dans un but spécifique, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter le responsable de la protection des données via [email protected]  Après avoir été notifié de votre retrait de consentement, nous n’utiliserons plus vos informations aux fins pour lesquelles vous aviez initialement donné votre accord, sauf si nous avons une autre raison légitime de le faire légalement.

  15. Responsable de la protection des données

    1. Nous avons nommé un responsable de la protection des données (DPO) afin de veiller au respect de cette notice de confidentialité. Si vous avez des questions sur la présente déclaration de confidentialité ou sur la façon dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez contacter le DPO sur [email protected]  Vous avez le droit de porter plainte à tout moment auprès de l'autorité de la protection des données de votre pays.

  16. Changements de cette notice de confidentialité

    1. Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette notice de confidentialité à tout moment, et vous fournirons une nouvelle notice de confidentialité lorsque nous effectuerons des mises à jour substantielles. Nous pouvons également vous informer de temps à autre par d'autres moyens du traitement de vos informations personnelles.