Personvernerklæring for kandidater

Payward er forpliktet til å beskytte personvernet og sikkerheten til kandidaters personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Payward Inc. og dets datterselskaper, tilknyttede selskaper og relaterte enheter eller relaterte selskaper (samlet «Payward», «vi» eller «oss») samler inn og behandler personopplysninger om deg under og etter kandidatvurderings- og utvelgelsesprosessen. I hvert tilfelle er Payward behandlingsansvarlig.

Denne personvernerklæringen beskriver kategoriene av personopplysninger som vi samler inn om deg, hvordan vi bruker personopplysningene dine, hvordan vi sikrer personopplysningene dine, når vi utleverer personopplysningene dine til tredjeparter, og når vi overfører personopplysningene dine utenfor din hjemjurisdiksjon. Denne personvernerklæringen beskriver også de registrertes rettigheter etter jurisdiksjon, herunder innsyn i, korreksjon av og sletting av personopplysninger. Merk at rettighetene varierer etter jurisdiksjon.

Vi vil kun behandle personopplysningene dine i samsvar med denne personvernerklæringen, med mindre annet kreves etter gjeldende lov. Vi treffer tiltak for å sikre at personopplysningene som vi samler inn om deg, er tilstrekkelige, relevante, ikke for omfattende og behandles for begrensede formål.

For formålene med denne personvernerklæringen betyr «personopplysninger» enhver informasjon om en identifiserbar enkeltperson. Personopplysninger omfatter ikke anonyme eller avidentifiserte data som ikke kan knyttes til en bestemt enkeltperson. For å utføre våre rekrutteringsaktiviteter og oppfylle våre juridiske forpliktelser, samler vi inn, lagrer eller behandler på annen måte følgende kategorier av personopplysninger, for å vurdere deg for en rolle:

Vi vil samle inn størstedelen av personopplysningene som vi behandler, direkte fra deg. Under begrensede omstendigheter kan tredjeparter gi oss personopplysningene dine, som tidligere arbeidsgivere eller oppdragsgivere, offentlige organer (som tilsynsmyndigheter eller strafferegistermyndigheter), medisinsk personell, eller byråer som benyttes til å gjennomføre bakgrunnssjekker. I tillegg kan vi, dersom du deltar i et videointervju, ta opp økten (herunder lyd og video) og bruke automatiserte transkripsjonsverktøy til å generere skriftlige nedtegnelser av intervjuet.

Dersom vi ber deg om å gjennomføre en kognitiv, ferdighetsrelatert eller rollerelatert vurdering, kan du bli henvist til en vurderingsplattform fra en tredjepart. Denne plattformen samler inn dine vurderingssvar og relatert informasjon og returnerer vurderingsresultater og/eller rapporter til Payward for å understøtte vår evaluering av søknaden din.

All informasjon som flagges av disse verktøyene, gjennomgås i kontekst og brukes ikke som eneste basis for ansettelsesbeslutninger.

For å bidra til å sikre integriteten og rettferdigheten i visse vurderinger, kan vurderingsplattformen bruke automatiserte verktøy, herunder AI-assistert overvåking, for å identifisere potensielle problemer som uvanlig aktivitet eller atferd under en evaluering.

Disse verktøyene er utformet for å understøtte vurderingsintegritet og innebærer ikke biometrisk identifikasjon (som ansiktsgjenkjenning) eller opprettelse av biometriske maler. Payward mottar ikke biometriske data som del av vurderingsprosessen.

Vi behandler bare personopplysningene dine der det er rimelig nødvendig og slik gjeldende lovgivning tillater eller krever det. Dette omfatter der behandlingen er nødvendig for en forsvarlig vurdering av deg til en stilling, der behandlingen er nødvendig for å overholde en rettslig forpliktelse som gjelder for oss (som lisensiering eller andre begrensninger), for våre berettigede interesser, eller med ditt samtykke dersom gjeldende lovgivning krever samtykke.

Vi behandler kandidaters personopplysninger for følgende berettigede forretningsformål og for formål knyttet til å administrere vårt forhold til deg:

Hvis du søker på en stilling i vårt kypriotiske verdipapirforetak som er regulert av Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), er vi rettslig forpliktet etter MiFID II og gjeldende kypriotisk rett til å vurdere din ærlighet, integritet, gode omdømme og finansielle soliditet.

For å oppfylle disse forpliktelsene kan vi samle inn og behandle opplysninger om straffedommer og lovbrudd (herunder «unspent» og, der det er rettslig tillatt, «spent» domfellelser), sivile eller regulatoriske prosesser, disiplinærtiltak fra tilsynsmyndigheter eller profesjonsorganer, finansiell soliditet (herunder insolvens eller konkurs), kontoavslutninger foretatt av finansinstitusjoner, og alle andre forhold som er relevante for å vurdere egnethet og hederlighet.

Vi behandler disse opplysningene etter GDPR artiklene 6(1)(c) og 10, ettersom slik behandling er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler oss som regulert verdipapirforetak, og er hjemlet i EU-retten og medlemsstatenes rett.

Denne informasjonen brukes utelukkende til regulatoriske egnethetsvurderinger og behandles konfidensielt, med tilgang strengt begrenset til dem som er involvert i rekrutteringsprosessen og den regulatoriske etterlevelsesprosessen.

Visse særlige kategorier av personopplysninger kan anses som sensitive etter lovgivningen i din jurisdiksjon og nyter særskilt vern. Vi kan samle inn og behandle følgende særlige kategorier av personopplysninger når du frivillig gir dem til oss, for å oppfylle våre forpliktelser etter arbeidsrettslig lovgivning, eller slik gjeldende rett for øvrig tillater:

Vi vil kun utlevere dine personopplysninger til tredjeparter der loven krever det, eller til våre ansatte, konsulenter, oppdragstakere, utpekte agenter eller tredjeparts tjenesteleverandører som trenger slik informasjon for å bistå oss med å administrere vårt forhold til deg, herunder tredjeparts tjenesteleverandører som leverer tjenester til oss eller på våre vegne. Vi selger ikke dine personopplysninger, og vi deler dem heller ikke for formål knyttet til kontekstovergripende atferdsbasert annonsering. Tredjeparts tjenesteleverandører kan omfatte, men er ikke begrenset til, lønnsbehandlere; leverandører av administrasjon av ytelser; leverandører av plattformer for intervjuopptak, transkripsjon og vurdering; risikostyringsplattformer; leverandører av etterlevelsestjenester; og leverandører av datalagring eller hosting. Disse tredjeparts tjenesteleverandørene kan være lokalisert utenfor din hjemjurisdiksjon.

Vi krever av alle våre tredjeparts tjenesteleverandører, ved skriftlig kontrakt, at de iverksetter hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger i samsvar med våre retningslinjer og eventuelle datasikkerhetsforpliktelser som gjelder for oss som din arbeidsgiver. Vi tillater dem kun å behandle dine personopplysninger for spesifiserte formål i samsvar med våre instruksjoner.

Vi utleverer også dine personopplysninger for følgende ytterligere formål der dette er tillatt eller påkrevd etter gjeldende lov:

Der det er tillatt etter gjeldende lov, kan vi overføre personopplysningene vi samler inn om deg til andre jurisdiksjoner i den grad det er nødvendig for formålene angitt i denne Personvernerklæringen.

For overføringer mellom Payward-selskaper, herunder dataoverføringer fra EU og Storbritannia til USA, baserer vi oss på en konsernintern avtale om dataoverføring som fastsetter egnede garantier for å beskytte personopplysninger, slik som «standard contractual clauses» og «UK addendum» utstedt av UK Information Commissioner's Office.

Idet vi tar hensyn til arten av de personopplysningene vi behandler, risikoene for enkeltpersoner og det aktuelle tekniske nivået innen sikkerhetspraksis, har vi iverksatt hensiktsmessige fysiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak som er utformet for å sikre dine personopplysninger mot utilsiktet tap og uautorisert tilgang, bruk, endring eller offentliggjøring. I tillegg begrenser vi tilgangen til personopplysninger til de ansatte, agenter, konsulenter, oppdragstakere og andre tredjeparter som har et legitimt forretningsmessig behov for slik tilgang.

Med mindre annet er tillatt eller påkrevd etter gjeldende lov eller forskrift, vil vi kun oppbevare dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene vi samlet dem inn for, i den grad det er påkrevd for å oppfylle eventuelle juridiske, regnskapsmessige eller rapporteringsmessige forpliktelser, eller i den grad det er nødvendig for å løse tvister. For å fastsette den passende oppbevaringsperioden for personopplysninger tar vi hensyn til gjeldende rettslige krav, mengden, arten og sensitiviteten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade som følge av uautorisert bruk eller offentliggjøring av dine personopplysninger, formålene vi behandler dine personopplysninger for, og hvorvidt vi kan oppnå disse formålene på andre måter.

Dersom du ikke blir engasjert eller ansatt, vil vi oppbevare dine personopplysninger i en periode på minimum tre (3) år fra datoen for din søknad. Personopplysninger om personale, ansatte, konsulenter og oppdragstakere vil bli overført til personalmapper og oppbevart og behandlet i samsvar med gjeldende retningslinjer for oppbevaring av data.

Under enkelte omstendigheter kan vi anonymisere dine personopplysninger slik at de ikke lenger kan knyttes til deg. Vi forbeholder oss retten til å bruke slike anonyme og avidentifiserte data til ethvert legitimt forretningsformål uten ytterligere varsel til deg eller ditt samtykke. Når du ikke lenger er engasjert eller ansatt i selskapet, vil vi oppbevare og på en sikker måte destruere dine personopplysninger i samsvar med våre retningslinjer for dokumentoppbevaring og gjeldende lover og forskrifter.

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere denne personvernerklæringen når som helst for å gjenspeile endringer i vår praksis, våre rettslige forpliktelser eller operasjonelle krav. Den nyeste versjonen av denne personvernerklæringen vil være tilgjengelig på Paywards karriereside, og det er ditt ansvar jevnlig å gjennomgå Paywards karriereside for å sikre at du er kjent med den mest oppdaterte versjonen. Fortsatt engasjement med Payward etter en oppdatering vil bli ansett som en bekreftelse av den reviderte personvernerklæringen, i den utstrekning gjeldende lov tillater det. Dersom vi ønsker å bruke personopplysninger som tidligere er innsamlet om deg, til andre og uventede formål enn dem vi informerte deg om på innsamlingstidspunktet, vil vi gi deg varsel og, der loven krever det, innhente ditt samtykke før vi bruker dine personopplysninger til et nytt eller urelatert formål.

Ikrafttredelsesdato: 22. juni 2026