Ce este decontarea?

Decontarea este un termen larg care se aplică diferitelor forme de plată într-o serie de contexte. 

Se referă la simplul act de a plăti fonduri—fie către/de la o persoană fizică, o afacere sau o altă organizație. Atunci când o astfel de plată a fost efectuată, se spune că fondurile sunt decontate. 

În afaceri, exemple comune de decontare includ plata cheltuielilor, a împrumuturilor sau a operațiunilor comerciale, unde plățile sunt efectuate din conturi către corporații, instituții financiare și entități guvernamentale. 

Termenul este, de asemenea, utilizat frecvent în contextul implicării unei terțe părți în procesul de plată: de exemplu, atunci când o afacere efectuează o plată în numele unui client (pe care o va recupera ulterior de la acesta), afacerea a decontat fonduri.

• Decontarea salariilor: atunci când un angajator plătește salariul unui angajat printr-un depozit direct lunar.
• Decontarea plăților către furnizori: atunci când o afacere plătește un furnizor în urma primirii unei facturi pentru bunuri sau servicii.
• Decontarea împrumuturilor studențești: atunci când un furnizor de împrumuturi plătește taxa de școlarizare a unui student unei universități în numele studentului.
• Decontarea fondurilor de investiții: atunci când un fond de capital de risc transferă bani uneia dintre companiile sale startup din portofoliu pe baza atingerii anumitor etape.
• Decontarea asigurărilor de sănătate:  atunci când un furnizor de asigurări plătește un spital în urma unei intervenții chirurgicale a unui pacient.

Scenariile de mai sus sunt departe de a fi exemple exhaustive: decontările apar sub diverse forme în toate industriile.

Nu, nu toate plățile sunt decontări. Cu toate acestea, toate decontările sunt plăți.

Termenul decontare indică de obicei o plată care are un scop oficial—atunci când este utilizat într-un context de afaceri, de exemplu, este, în general, un transfer formal, programat de fonduri care necesită aprobare și este urmărit în mod oficial.

În contrast, o tranzacție zilnică, cum ar fi achiziționarea unui bilet de autobuz sau efectuarea unei plăți ipotecare, este doar o plată obișnuită.

Să aruncăm o privire mai atentă la cum ar putea arăta o decontare în practică—în acest caz, unde o companie plătește o factură unui furnizor:

1. După finalizarea livrării materialelor sale, furnizorul emite o factură către companie.
2. Echipa de recepție verifică factura în raport cu comanda de achiziție și confirmă că livrarea a avut loc (atenuând frauda/erorile).
3. Un manager aprobă formal plata și o programează pentru o dată viitoare (pentru a evita orice probleme de flux de numerar).
4. Fondurile sunt eliberate furnizorului prin metoda de plată solicitată de acesta.
5. În mod crucial, decontarea este apoi înregistrată de organizație în registrul său general sau în jurnalul de decontări pentru o contabilitate precisă. 

Acest lucru poate părea a fi o mulțime de pași suplimentari, implicând mai mulți angajați și departamente, când o astfel de plată ar putea fi gestionată de o singură persoană. Cu toate acestea, un astfel de proces formalizat asigură că erorile (de exemplu, plăți duplicate sau sume incorecte) și frauda (facturi false) sunt detectate devreme și remediate. Mai mult, acest sistem este, de obicei, mult mai prietenos cu auditul și conformitatea. 

Decontările sunt plăți vitale pentru orice afacere. Termenul în sine cuprinde o gamă vastă de tranzacții: fie că este vorba de plata despăgubirilor de asigurare către clienți sau de transferul de fonduri către furnizori.

Cu condiția ca plata să fie efectuată într-un context „oficial” și înregistrată corespunzător în scopuri contabile, aceasta poate fi, în general, clasificată ca o decontare.

O decontare are loc atunci când banii sunt plătiți dintr-un cont pentru a acoperi cheltuieli sau alte obligații financiare. Într-un context de afaceri, se referă, în general, la plăți programate, formale, care fac parte din activitățile zilnice.

Da, dividendele sunt un exemplu clasic de decontare, reprezentând o plată a profiturilor de la afacere către acționari. Acestea necesită, de obicei, aprobarea membrilor consiliului de administrație și urmează un proces de plată programat.

Nu, decontările și rambursările nu sunt același lucru. Deși ambii termeni par similari, o decontare este o plată de ieșire (de obicei pentru a acoperi bunuri/servicii), în timp ce o rambursare reprezintă o tranzacție în care o persoană fizică sau o companie este plătită înapoi pentru banii cheltuiți anterior.

Nu, decontările și rambursările nu sunt același lucru. Deși ambii termeni par similari, o decontare este o plată de ieșire (de obicei pentru a acoperi bunuri/servicii), în timp ce o rambursare reprezintă o tranzacție în care o persoană fizică sau o companie este plătită înapoi pentru banii cheltuiți anterior.

Urmărirea plăților este esențială pentru orice organizație, astfel încât toate decontările sunt înregistrate în registrul general sau într-un jurnal de decontări.