Notificare de confidențialitate pentru candidați
Domeniu de aplicare și prezentare generală
Payward se angajează să protejeze confidențialitatea și securitatea datelor cu caracter personal ale candidaților. Prezenta Notificare de confidențialitate descrie modul în care Payward Inc. și filialele, afiliații și entitățile conexe sau persoanele juridice conexe ale acesteia (colectiv, „Payward”, „noi” sau „nouă”) colectează și prelucrează date cu caracter personal despre dumneavoastră în timpul și după procesul de evaluare și selecție a candidaților. În fiecare caz, Payward este operatorul.
Prezenta Notificare de confidențialitate descrie categoriile de date cu caracter personal pe care le colectăm despre dumneavoastră, modul în care utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal, modul în care securizăm datele dumneavoastră cu caracter personal, când divulgăm datele dumneavoastră cu caracter personal către terți și când transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara jurisdicției dumneavoastră de reședință. Prezenta Notificare de confidențialitate descrie, de asemenea, drepturile persoanelor vizate în funcție de jurisdicție, inclusiv accesul, corecția și ștergerea datelor cu caracter personal. Vă rugăm să rețineți că drepturile variază în funcție de jurisdicție.
Vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal numai în conformitate cu prezenta Notificare de confidențialitate, cu excepția cazului în care legislația aplicabilă impune altfel. Luăm măsuri pentru a ne asigura că datele cu caracter personal pe care le colectăm despre dumneavoastră sunt adecvate, relevante, neexcesive și prelucrate în scopuri limitate.
Colectarea și alte prelucrări ale datelor cu caracter personal
În sensul prezentei Notificări de confidențialitate, „date cu caracter personal” înseamnă orice informație despre o persoană fizică identificabilă. Datele cu caracter personal exclud datele anonime sau dezidentificate care nu pot fi asociate cu o anumită persoană. Pentru a ne desfășura activitățile de recrutare și pentru a ne îndeplini obligațiile legale, colectăm, stocăm sau prelucrăm în alt mod următoarele categorii de date cu caracter personal, în vederea luării dumneavoastră în considerare pentru un rol:
- •
Date personale de contact, precum numele legal, numele preferat, titlul, adresele, numerele de telefon, adresele de e-mail personale, adresele IP, UserAgent-ul browserului și identificatorii online.
- •
Istoricul profesional.
- •
Istoricul educațional.
- •
Confirmarea dreptului de a munci.
- •
Istoricul remunerației (numai acolo unde este relevant și legal).
- •
Licențele deținute, dacă este cazul.
- •
Apartenența la organizații profesionale.
- •
Referințe.
- •
Limbile, acolo unde este relevant (înțelegere, vorbit și scris).
- •
Acolo unde este legal și relevant pentru poziția pentru care se candidează: istoricul de credit și/sau evidențele condamnărilor penale nereabilitate.
- •
Alte informații personale dezvăluite ca parte a unei verificări a antecedentelor.
- •
Informații privind potențiale conflicte de interese.
- •
Alte detalii personale incluse într-un CV, resume, formular de candidatură sau scrisoare de intenție ori pe care ni le furnizați în mod voluntar în alt mod.
- •
Înregistrări ale interviurilor, inclusiv video, audio și orice transcrieri sau notițe generate de IA care derivă din astfel de înregistrări.
- •
Informații privind evaluarea (cum ar fi răspunsurile dumneavoastră, punctajele și rapoartele generate în cadrul evaluărilor de competențe sau comportamentale).
- •
Orice alte informații cu caracter personal pe care ni le furnizați în mod voluntar, inclusiv date cu caracter personal sensibile sau din „categorii speciale”.
Cum colectăm informațiile dumneavoastră cu caracter personal
Vom colecta majoritatea datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm direct de la dumneavoastră. În circumstanțe limitate, terții ne pot furniza datele dumneavoastră cu caracter personal, cum ar fi foști angajatori sau comitenți, organisme oficiale (cum ar fi autoritățile de reglementare sau birourile de cazier judiciar), cadre medicale sau agenții utilizate pentru efectuarea verificărilor de antecedente. În plus, dacă participați la un interviu video, putem înregistra sesiunea (inclusiv audio și video) și putem utiliza instrumente automate de transcriere pentru a genera consemnări scrise ale interviului.
Dacă vă solicităm să susțineți o evaluare cognitivă, de competențe sau legată de rol, este posibil să fiți direcționat către o platformă de evaluare a unui terț. Platforma respectivă colectează răspunsurile dumneavoastră la evaluare și informațiile aferente și returnează către Payward rezultatele evaluării și/sau rapoartele, pentru a sprijini evaluarea de către noi a candidaturii dumneavoastră.
Orice informație semnalată de aceste instrumente este examinată în context și nu este utilizată drept unica bază pentru deciziile de angajare.
Integritatea evaluării și supravegherea asistată de IA
Pentru a contribui la asigurarea integrității și a corectitudinii anumitor evaluări, platforma de evaluare poate utiliza instrumente automate, inclusiv monitorizare asistată de IA, pentru a identifica eventuale probleme, cum ar fi activitatea sau comportamentul neobișnuit în timpul unei evaluări.
Aceste instrumente sunt concepute pentru a susține integritatea evaluării și nu implică identificare biometrică (cum ar fi recunoașterea facială) sau crearea de șabloane biometrice. Payward nu primește date biometrice în cadrul procesului de evaluare.
Scopurile colectării datelor cu caracter personal
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal numai atunci când acest lucru este în mod rezonabil necesar și în măsura în care legislația aplicabilă permite sau impune acest lucru. Aceasta include situațiile în care prelucrarea este necesară pentru luarea în considerare în mod corespunzător a dumneavoastră pentru un rol, situațiile în care prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale care ni se aplică (cum ar fi licențierea sau alte restricții), pentru interesele noastre legitime sau cu consimțământul dumneavoastră, dacă legislația aplicabilă impune consimțământul.
Prelucrăm datele cu caracter personal ale candidaților în următoarele scopuri comerciale legitime și în scopul administrării relației noastre cu dumneavoastră:
- •
Gestionarea și planificarea activității.
- •
Desfășurarea interviurilor și stabilirea cerințelor de performanță.
- •
Evaluarea calificărilor pentru un anumit post sau o anumită sarcină.
- •
Pentru a documenta cu acuratețe interviurile, a spori corectitudinea și consecvența deciziilor de angajare, a permite instruirea și calibrarea intervievatorilor și a genera transcrieri în scopuri de evaluare și administrative.
- •
Contabilitate și audit.
- •
Respectarea obligațiilor privind sănătatea și securitatea.
De asemenea, prelucrăm date cu caracter personal atunci când acest lucru este impus de lege sau de politica societății ori atunci când v-ați dat consimțământul pentru utilizarea de către noi într-un anumit scop.
Vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal numai în scopurile pentru care le-am colectat sau în scopuri compatibile. Dacă este necesar să prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal într-un scop incompatibil, vă vom transmite o notificare și, acolo unde este necesar, baza legală a prelucrării, inclusiv prin solicitarea consimțământului dumneavoastră, dacă legea impune acest lucru.
De asemenea, ne rezervăm dreptul de a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru propriile noastre interese legitime, inclusiv, dar fără a ne limita la, în următoarele scopuri:
- •
Atunci când este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție ori în scopul unor proceduri judiciare.
- •
Pentru a preveni conduita ilegală, inclusiv frauda.
- •
Pentru a asigura securitatea rețelei și a informațiilor, inclusiv prevenirea accesului neautorizat la sistemele noastre informatice și de comunicații electronice și prevenirea distribuirii de programe software rău intenționate.
- •
Pentru monitorizarea utilizării echipamentelor IT și a altor echipamente și bunuri, inclusiv a informațiilor noastre confidențiale și a proprietății intelectuale, pentru a proteja societatea împotriva oricăror eventuale pretenții juridice sau pentru a proteja personalul, angajații, consultanții și contractanții.
- •
Pentru a sprijini administrarea internă împreună cu entitățile noastre afiliate.
- •
Pentru a efectua analize de date privind fluxul nostru de candidați, inclusiv performanța campaniilor de recrutare, performanța candidaților la interviu etc.
- •
Pentru a efectua verificarea persoanelor expuse politic (PEP) și diligența necesară aferentă, astfel cum se impune în temeiul legilor aplicabile privind combaterea spălării banilor (AML) sau combaterea finanțării terorismului (CTF), ori atunci când este necesar pentru a evalua potențiale conflicte de interese, riscul de corupție sau restricțiile de conformitate. O astfel de prelucrare poate implica verificarea datelor dumneavoastră în raport cu baze de date de reglementare sau publice privind persoanele care dețin sau au deținut funcții publice importante ori asociații apropiați sau membrii de familie ai acestora.
Putem utiliza instrumente care ne ajută să organizăm, să sintetizăm sau să evaluăm informațiile de recrutare (de exemplu, generarea de transcrieri/note ale interviurilor sau punctarea anumitor evaluări). Nu luăm decizii finale de angajare bazate exclusiv pe prelucrarea automată.
Nu vom vinde datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv orice date cu caracter personal sensibile, pe care le colectăm despre candidați și nici nu le vom partaja cu terți în scopul publicității comportamentale în context încrucișat.
Împiedicarea noastră de a prelucra datele cu caracter personal necesare poate afecta capacitatea noastră de a da curs candidaturii dumneavoastră.
Roluri reglementate (firmă de investiții din Cipru) – cerințe de competență și probitate / bună reputație
Dacă aplicați pentru o poziție în cadrul firmei noastre de investiții din Cipru, reglementată de Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), avem obligația legală, în temeiul MiFID II și al legislației cipriote aplicabile, de a evalua onestitatea, integritatea, buna reputație și soliditatea dumneavoastră financiară.
Pentru a îndeplini aceste obligații, putem colecta și prelucra informații referitoare la condamnări penale și infracțiuni (inclusiv condamnări nereabilitate și, acolo unde este permis legal, condamnări reabilitate), proceduri civile sau de reglementare, măsuri disciplinare dispuse de organisme de reglementare sau profesionale, soliditatea financiară (inclusiv insolvența sau falimentul), închiderea conturilor de către instituții financiare și orice alte aspecte relevante pentru evaluarea competenței și probității.
Prelucrăm aceste date în temeiul articolelor 6(1)(c) și 10 din GDPR, întrucât o astfel de prelucrare este necesară pentru respectarea obligațiilor legale care ne revin în calitate de firmă de investiții reglementată și este autorizată în temeiul dreptului UE și al dreptului statelor membre.
Aceste informații sunt utilizate exclusiv pentru evaluările de adecvare în scop de reglementare și sunt tratate confidențial, accesul fiind strict limitat la persoanele implicate în procesul de recrutare și de conformitate cu reglementările.
Colectarea și utilizarea categoriilor speciale de date cu caracter personal
Anumite categorii speciale de date cu caracter personal pot fi considerate sensibile în temeiul legislației din jurisdicția dumneavoastră și beneficiază de protecție specială. Putem colecta și prelucra următoarele categorii speciale de date cu caracter personal atunci când le furnizați în mod voluntar, pentru a ne îndeplini obligațiile prevăzute de legislația muncii sau în alt mod permis de legislația aplicabilă:
- •
Informații privind apartenența la un sindicat, în scopul organizării plății cotizațiilor sindicale.
- •
Informații privind sănătatea fizică sau mintală ori statutul de dizabilitate, pentru a respecta obligațiile de sănătate și securitate la locul de muncă și pentru a efectua adaptări corespunzătoare la locul de muncă (de exemplu, în cursul procesului de interviu).
- •
Rasa sau originea etnică, apartenența religioasă, convingerile filozofice, informațiile privind sănătatea și informațiile privind orientarea sexuală, pentru a asigura o monitorizare și o raportare semnificative privind egalitatea de șanse și pentru a respecta legislația aplicabilă.
În cazul în care avem o necesitate legitimă de a prelucra categorii speciale de date cu caracter personal în scopuri care nu sunt identificate mai sus, vom face acest lucru numai și numai după ce vă vom transmite o notificare și, dacă legea impune acest lucru, după obținerea consimțământului dumneavoastră prealabil și expres. De asemenea, putem prelucra informații limitate privind expunerea dumneavoastră politică (de exemplu, dacă dețineți sau ați deținut o funcție publică ori dacă sunteți rudă cu o persoană care a deținut o astfel de funcție) pentru a respecta legile AML/CTF. Aceste informații vor fi utilizate numai în scopuri de conformitate, vor fi tratate confidențial și nu vor fi utilizate pentru a lua decizii automate sau discriminatorii cu privire la candidatura dumneavoastră.
Vom trata întotdeauna categoriile speciale de date cu caracter personal ca fiind confidențiale și vom partaja astfel de date pe plan intern numai atunci când există un scop specific și legitim pentru partajarea datelor. Astfel cum se prevede mai jos, am implementat măsuri de securitate fizice, tehnice și organizatorice adecvate, concepute pentru a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal împotriva pierderii accidentale și a accesului, utilizării, modificării sau divulgării neautorizate.
Vom păstra categoriile speciale de date cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care le-am colectat, în măsura în care este necesar pentru a îndeplini orice obligații legale, contabile sau de raportare ori în măsura în care este necesar pentru soluționarea litigiilor.
Vă rugăm să rețineți că înregistrările video și audio pot capta în mod incidental categorii speciale de date cu caracter personal (de exemplu, originea rasială sau etnică, informații legate de sănătate sau apartenența religioasă). Astfel de date vor fi prelucrate numai în măsura strict necesară în scopuri de recrutare și în conformitate cu legislația aplicabilă.
Partajarea datelor
Vom divulga datele dumneavoastră cu caracter personal către terți numai atunci când acest lucru este impus de lege sau către angajații, consultanții, contractanții, agenții desemnați ori furnizorii de servicii terți ai noștri care au nevoie de astfel de informații pentru a ne asista în administrarea relației noastre cu dumneavoastră, inclusiv furnizorii de servicii terți care ne prestează servicii nouă sau prestează servicii în numele nostru. Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal și nici nu le partajăm în scopul publicității comportamentale în context încrucișat. Furnizorii de servicii terți pot include, dar fără a se limita la, procesatori de salarizare; furnizori de administrare a beneficiilor; furnizori de platforme de înregistrare a interviurilor, de transcriere și de evaluare; platforme de gestionare a riscurilor; furnizori de servicii de conformitate; și furnizori de stocare sau găzduire a datelor. Acești furnizori de servicii terți pot fi situați în afara jurisdicției dumneavoastră de domiciliu.
Solicităm tuturor furnizorilor noștri de servicii terți, prin contract scris, să implementeze măsuri de securitate adecvate pentru a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal, în concordanță cu politicile noastre și cu orice obligații de securitate a datelor aplicabile nouă în calitate de angajator al dumneavoastră. Le permitem să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal numai în scopuri specificate, în conformitate cu instrucțiunile noastre.
De asemenea, divulgăm datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri suplimentare, atunci când acest lucru este permis sau impus de legislația aplicabilă:
- •
Către alți membri ai grupului nostru de societăți (inclusiv în afara jurisdicției dumneavoastră de domiciliu) în scopurile prevăzute în prezenta Notificare de confidențialitate și în măsura necesară pentru a vă lua în considerare candidatura.
- •
Ca parte a activităților noastre periodice de raportare către alți membri ai grupului nostru de societăți.
- •
Pentru a respecta obligațiile legale sau procedurile legale valabile. Atunci când divulgăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a respecta o obligație legală sau o procedură legală, vom lua măsuri rezonabile pentru a ne asigura că divulgăm numai minimul de date cu caracter personal necesar pentru scopul și circumstanțele specifice.
- •
Pentru a respecta verificarea de sancțiuni continuă, ca parte a obligațiilor noastre în temeiul NYDFS, OFAC și al altor regimuri de reglementare.
- •
Pentru a proteja drepturile și proprietatea Payward și ale clienților săi (inclusiv atunci când este necesar pentru a stabili, exercita sau apăra drepturi legale ori în scopul unor proceduri judiciare).
- •
În situații de urgență sau atunci când este necesar pentru a proteja siguranța persoanelor.
- •
Atunci când datele cu caracter personal sunt disponibile public.
- •
Dacă are loc un transfer de activitate sau o schimbare a proprietății, iar divulgarea este necesară pentru finalizarea tranzacției. În aceste circumstanțe, vom limita partajarea datelor numai la ceea ce este strict necesar și vom anonimiza datele acolo unde este posibil.
- •
În scopuri suplimentare, cu consimțământul dumneavoastră, atunci când un astfel de consimțământ este impus de lege.
Transferuri transfrontaliere de date
Atunci când legislația aplicabilă permite acest lucru, putem transfera datele cu caracter personal pe care le colectăm despre dumneavoastră către alte jurisdicții, în măsura necesară pentru scopurile prevăzute în prezenta Notificare de confidențialitate.
Pentru transferurile între societățile Payward, inclusiv transferurile de date din UE și din Regatul Unit către Statele Unite, ne bazăm pe un acord intragrup de transfer de date care stabilește garanții adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal, precum „clauzele contractuale standard” și „UK addendum” emis de Information Commissioner's Office din Regatul Unit.
Securitatea datelor
Ținând cont de natura datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm, de riscurile pentru persoane și de stadiul actual al tehnologiei în materie de practici de securitate, am implementat măsuri de securitate fizice, tehnice și organizatorice adecvate, concepute pentru a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal împotriva pierderii accidentale și a accesului, utilizării, modificării sau divulgării neautorizate. În plus, limităm accesul la datele cu caracter personal la acei angajați, agenți, consultanți, contractanți și alți terți care au o nevoie legitimă de afaceri pentru un astfel de acces.
Păstrarea datelor
Cu excepția cazului în care legislația sau reglementările aplicabile permit ori impun altfel, vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care le-am colectat, în măsura necesară pentru a îndeplini orice obligații legale, contabile sau de raportare, ori în măsura necesară pentru soluționarea litigiilor. Pentru a determina perioada de păstrare adecvată a datelor cu caracter personal, luăm în considerare cerințele legale aplicabile, volumul, natura și sensibilitatea datelor cu caracter personal, riscul potențial de prejudiciu rezultat din utilizarea sau divulgarea neautorizată a datelor dumneavoastră cu caracter personal, scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal și dacă putem atinge aceste scopuri prin alte mijloace.
Dacă nu sunteți contractat sau angajat, vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru o perioadă minimă de trei (3) ani de la data candidaturii dumneavoastră. Datele cu caracter personal ale personalului, angajaților, consultanților și contractanților vor fi transferate în dosarele de personal și vor fi păstrate și prelucrate în conformitate cu politicile de păstrare a datelor aplicabile.
În anumite circumstanțe, putem anonimiza datele dumneavoastră cu caracter personal astfel încât acestea să nu mai poată fi asociate cu dumneavoastră. Ne rezervăm dreptul de a utiliza astfel de date anonime și deidentificate în orice scop comercial legitim, fără o notificare suplimentară adresată dumneavoastră sau fără consimțământul dumneavoastră. Odată ce nu mai sunteți contractat sau angajat de societate, vom păstra și vom distruge în siguranță datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu politica noastră de păstrare a documentelor și cu legile și reglementările aplicabile.
Drepturile persoanei vizate
Drepturi | Grupul 1 | Grupul 2 | Grupul 3 | Grupul 4 |
|---|---|---|---|---|
Transparență | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Acces | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Rectificare / Corecție | ✔ | ✔ | ||
Ștergere | ✔ | ✔ | ||
Restricționare / Retragere a consimțământului | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Portabilitate* | ✔ | |||
Opoziție | ✔ | |||
Fără prelucrare automatizată | ✔ | |||
Protecție legală împotriva obstrucționării / represaliilor | ✔ | ✔ | ✔ |
*Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul persoanei vizate, pe consimțământul său explicit în cazul datelor din categorii speciale, sau atunci când prelucrarea a fost necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată a fost parte, sau pentru a face demersuri la solicitarea persoanei vizate, înainte de încheierea contractului.
Acest tabel este un rezumat; drepturile și excepțiile specifice variază în funcție de jurisdicție și de baza legală pe care ne întemeiem.
- •
Jurisdicțiile din Grupul 1: Regatul Unit; statele membre ale UE.
- •
Jurisdicțiile din Grupul 2: California.
- •
Jurisdicțiile din Grupul 3: Canada.
- •
Jurisdicțiile din Grupul 4: Singapore; Australia.
Avem dreptul de a vă solicita informații specifice pentru a ne ajuta să vă confirmăm identitatea și dreptul dumneavoastră de acces și pentru a vă furniza datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră sau pentru a efectua modificările solicitate de dumneavoastră. Legislația aplicabilă ne poate permite sau ne poate impune să refuzăm să vă furnizăm accesul la o parte sau la totalitatea datelor cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră, ori este posibil să fi distrus, șters sau anonimizat datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu obligațiile și practicile noastre de păstrare a evidențelor. Dacă nu vă putem furniza accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal, vă vom informa cu privire la motivele pentru care nu putem face acest lucru, sub rezerva oricăror restricții legale sau de reglementare.
Responsabil cu protecția datelor
Modificări ale prezentei Notificări privind confidențialitatea
Ne rezervăm dreptul de a actualiza prezenta Notificare privind confidențialitatea în orice moment, pentru a reflecta modificări ale practicilor noastre, ale obligațiilor legale sau ale cerințelor operaționale. Cea mai recentă versiune a prezentei Notificări privind confidențialitatea va fi disponibilă pe pagina de cariere a Payward, iar este responsabilitatea dumneavoastră să consultați periodic pagina de cariere a Payward pentru a vă asigura că aveți cunoștință de cea mai actualizată versiune. Continuarea interacțiunii cu Payward ulterior oricărei actualizări va fi considerată drept confirmare a Notificării privind confidențialitatea revizuite, în măsura permisă de legislația aplicabilă. Dacă dorim să utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal colectate anterior în scopuri diferite și neașteptate față de cele despre care v-am informat la momentul colectării, vă vom transmite o notificare și, atunci când legea impune acest lucru, vă vom solicita consimțământul, înainte de a utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal într-un scop nou sau fără legătură.
Contactați-ne
Data intrării în vigoare: 22 iunie 2026