Ce este o decontare?

Decontarea este un termen amplu care se aplică diferitelor forme de plată într-o varietate de contexte. 

Se referă la simplul act de a plăti fonduri—fie către/de la o persoană fizică, o afacere sau altă organizație. Atunci când o astfel de plată a fost efectuată, se spune că fondurile sunt decontate. 

În afaceri, exemplele comune de decontare includ plățile de cheltuieli, împrumuturi sau operațiuni de afaceri, unde plățile se fac din conturi către corporații, instituții financiare și entități guvernamentale. 

Termenul este, de asemenea, utilizat frecvent în contextul implicării unei terțe părți în procesul de plată: de exemplu, atunci când o afacere efectuează o plată în numele unui client (pe care o va debita ulterior acestuia), afacerea a decontat fonduri.

• Decontare salarială: când un angajator plătește salariul unui angajat printr-un depozit direct lunar.
• Decontare plăți furnizori: când o afacere plătește un furnizor în urma primirii unei facturi pentru bunuri sau servicii.
• Decontare împrumut studențesc: când un furnizor de împrumuturi plătește taxele universitare ale unui student către o universitate în numele acestuia.
• Decontare fonduri de investiții: când un fond de capital de risc transferă bani către una dintre companiile sale startup din portofoliu pe baza atingerii anumitor etape.
• Decontare asigurări de sănătate:  când un furnizor de asigurări plătește un spital în urma unei intervenții chirurgicale a unui pacient.

Scenariile de mai sus sunt departe de a fi exemple exhaustive: decontările apar sub diverse forme în toate industriile.

Nu, nu toate plățile sunt decontări. Cu toate acestea, toate decontările sunt plăți.

Termenul decontare indică, de obicei, o plată care are un scop oficial—când este utilizat într-un context de afaceri, de exemplu, este, în general, un transfer formal, programat de fonduri care necesită aprobare și este urmărit oficial.

În contrast, o tranzacție obișnuită, cum ar fi achiziționarea unui bilet de autobuz sau efectuarea unei plăți ipotecare, este doar o plată obișnuită.

Să analizăm mai atent cum ar putea arăta o plată în practică—în acest caz, unde o companie plătește o factură unui furnizor:

1. După ce a finalizat livrarea materialelor sale, furnizorul emite o factură către companie.
2. Echipa de recepție verifică factura în raport cu comanda de achiziție și confirmă că livrarea a avut loc (atenuând frauda/erorile).
3. Un manager aprobă în mod oficial plata și o programează pentru o dată viitoare (pentru a evita problemele de flux de numerar).
4. Fondurile sunt eliberate furnizorului prin metoda de plată solicitată de acesta.
5. În mod crucial, plata este apoi înregistrată de organizație în registrul său contabil general sau în jurnalul de plăți pentru o contabilitate precisă. 

Acest lucru poate părea un număr mare de pași suplimentari, implicând mai mulți angajați și departamente, când o astfel de plată ar putea fi gestionată de o singură persoană. Cu toate acestea, un astfel de proces formalizat asigură că erorile (de exemplu, plăți duplicate sau sume incorecte) și frauda (facturi false) sunt identificate și rectificate din timp. Mai mult, acest sistem este de obicei mult mai favorabil auditului și conformității. 

Plățile sunt vitale pentru orice afacere. Termenul în sine cuprinde o gamă vastă de tranzacții: fie că este vorba despre plata despăgubirilor de asigurare către clienți, fie transferul de fonduri către furnizori.

Cu condiția ca plata să fie efectuată într-un context „oficial” și înregistrată corespunzător în scopuri contabile, aceasta poate fi, în general, clasificată drept plată.

O plată are loc atunci când banii sunt scoși dintr-un cont pentru a acoperi cheltuieli sau alte obligații financiare. Într-un context de afaceri, se referă, în general, la plățile programate, oficiale, care fac parte din activitățile zilnice.

Da, dividendele sunt un exemplu clasic de plată, reprezentând o plată a profiturilor de la afacere către acționari. Acestea necesită, de obicei, aprobarea membrilor consiliului de administrație și urmează un proces de plată programat.

Nu, plățile și rambursările nu sunt același lucru. Deși ambii termeni par similari, o plată este o plată efectuată (de obicei pentru a acoperi bunuri/servicii), în timp ce o rambursare reprezintă o tranzacție prin care o persoană fizică sau o companie este plătită înapoi pentru banii cheltuiți anterior.

Nu, plățile și rambursările nu sunt același lucru. Deși ambii termeni par similari, o plată este o plată efectuată (de obicei pentru a acoperi bunuri/servicii), în timp ce o rambursare reprezintă o tranzacție prin care o persoană fizică sau o companie este plătită înapoi pentru banii cheltuiți anterior.

Ținerea evidenței plăților este critică pentru orice organizație, astfel că toate plățile sunt înregistrate în registrul contabil general sau într-un jurnal de plăți.