Informacja o ochronie prywatności kandydatów

Payward zobowiązuje się do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych kandydatów. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności opisuje, w jaki sposób Payward Inc. oraz jej spółki zależne, podmioty powiązane i podmioty pokrewne lub powiązane osoby prawne (łącznie „Payward”, „my” lub „nas”) zbierają i przetwarzają dane osobowe dotyczące Państwa w trakcie oraz po procesie oceny i selekcji kandydatów. W każdym przypadku Payward jest administratorem.

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności opisuje kategorie danych osobowych, które zbieramy na Państwa temat, sposób, w jaki wykorzystujemy Państwa dane osobowe, sposób, w jaki zabezpieczamy Państwa dane osobowe, przypadki, w których ujawniamy Państwa dane osobowe stronom trzecim, oraz przypadki, w których przekazujemy Państwa dane osobowe poza Państwa macierzystą jurysdykcję. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności opisuje również prawa osób, których dane dotyczą, w podziale na jurysdykcje, w tym dostęp do danych osobowych, ich korektę oraz usunięcie. Należy pamiętać, że prawa różnią się w zależności od jurysdykcji.

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności, chyba że obowiązujące prawo wymaga inaczej. Podejmujemy działania w celu zapewnienia, aby dane osobowe, które zbieramy na Państwa temat, były adekwatne, istotne, nienadmierne oraz przetwarzane w ograniczonych celach.

Na potrzeby niniejszej Informacji o ochronie prywatności „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Dane osobowe nie obejmują danych anonimowych ani danych pozbawionych cech identyfikujących, których nie można powiązać z konkretną osobą fizyczną. W celu prowadzenia naszych działań rekrutacyjnych oraz wypełnienia naszych obowiązków prawnych zbieramy, przechowujemy lub w inny sposób przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych, aby rozważyć Państwa kandydaturę na dane stanowisko:

Większość danych osobowych, które przetwarzamy, będziemy zbierać bezpośrednio od Pani/Pana. W ograniczonych okolicznościach Pani/Pana dane osobowe mogą nam przekazywać osoby trzecie, takie jak byli pracodawcy lub zleceniodawcy, organy urzędowe (takie jak organy regulacyjne lub biura rejestrów karnych), przedstawiciele zawodów medycznych lub agencje wykorzystywane do przeprowadzania weryfikacji przeszłości. Ponadto, jeżeli uczestniczy Pani/Pan w rozmowie kwalifikacyjnej wideo, możemy nagrywać sesję (w tym dźwięk i obraz) oraz korzystać ze zautomatyzowanych narzędzi transkrypcji w celu wygenerowania pisemnych zapisów rozmowy kwalifikacyjnej.

Jeżeli poprosimy Panią/Pana o przystąpienie do oceny zdolności poznawczych, oceny umiejętności lub oceny związanej ze stanowiskiem, może nastąpić przekierowanie Pani/Pana do platformy oceny prowadzonej przez osobę trzecią. Platforma ta zbiera Pani/Pana odpowiedzi udzielone w ramach oceny oraz powiązane informacje, a także przekazuje do Payward wyniki oceny i/lub raporty w celu wsparcia dokonywanej przez nas oceny Pani/Pana aplikacji.

Wszelkie informacje oznaczone przez te narzędzia są analizowane w kontekście i nie są wykorzystywane jako jedyna podstawa decyzji o zatrudnieniu.

W celu wsparcia zapewnienia rzetelności i uczciwości niektórych ocen platforma oceny może wykorzystywać zautomatyzowane narzędzia, w tym monitorowanie wspomagane sztuczną inteligencją, do identyfikowania potencjalnych problemów, takich jak nietypowa aktywność lub nietypowe zachowanie podczas ewaluacji.

Narzędzia te zostały zaprojektowane w celu wspierania rzetelności ocen i nie obejmują identyfikacji biometrycznej (takiej jak rozpoznawanie twarzy) ani tworzenia wzorców biometrycznych. Payward nie otrzymuje danych biometrycznych w ramach procesu oceny.

Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe wyłącznie w zakresie, w jakim jest to racjonalnie niezbędne oraz w jakim zezwala na to lub tego wymaga obowiązujące prawo. Obejmuje to przypadki, w których przetwarzanie jest niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia Pani/Pana kandydatury na dane stanowisko, w których przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego mającego do nas zastosowanie (takiego jak wymogi licencyjne lub inne ograniczenia), w naszych prawnie uzasadnionych interesach lub za Pani/Pana zgodą, jeżeli obowiązujące prawo wymaga zgody.

Przetwarzamy dane osobowe kandydatów w następujących prawnie uzasadnionych celach biznesowych oraz w celach administrowania naszą relacją z Panią/Panem:

Jeżeli aplikuje Pan/Pani na stanowisko w naszej cypryjskiej firmie inwestycyjnej regulowanej przez Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), jesteśmy prawnie zobowiązani na podstawie MiFID II oraz obowiązującego prawa cypryjskiego do oceny Pana/Pani uczciwości, prawości, dobrej reputacji i wiarygodności finansowej.

Aby spełnić te obowiązki, możemy gromadzić i przetwarzać informacje dotyczące wyroków skazujących i przestępstw (w tym skazań niezatartych oraz, w zakresie dozwolonym przez prawo, skazań zatartych), postępowań cywilnych lub regulacyjnych, działań dyscyplinarnych podejmowanych przez organy regulacyjne lub zawodowe, wiarygodności finansowej (w tym niewypłacalności lub upadłości), zamknięcia kont przez instytucje finansowe oraz wszelkich innych kwestii istotnych dla oceny kompetencji i uczciwości (fitness and probity).

Przetwarzamy te dane na podstawie art. 6(1)(c) i 10 RODO, ponieważ takie przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych, którym podlegamy jako regulowana firma inwestycyjna, i jest dozwolone na mocy prawa UE oraz prawa państwa członkowskiego.

Informacje te są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby regulacyjnych ocen odpowiedniości i są traktowane w sposób poufny, przy czym dostęp do nich jest ściśle ograniczony do osób zaangażowanych w proces rekrutacji i zapewniania zgodności regulacyjnej.

Niektóre szczególne kategorie danych osobowych mogą być uznawane za wrażliwe zgodnie z prawem obowiązującym w Pana/Pani jurysdykcji i podlegać szczególnej ochronie. Możemy gromadzić i przetwarzać następujące szczególne kategorie danych osobowych, gdy dobrowolnie je Pan/Pani przekazuje, w celu wykonania naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy lub w innym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo:

Będziemy ujawniać Pana/Pani dane osobowe osobom trzecim wyłącznie wtedy, gdy jest to wymagane przez prawo, lub naszym pracownikom, konsultantom, wykonawcom, wyznaczonym agentom albo zewnętrznym usługodawcom, którzy potrzebują takich informacji, aby pomagać nam w administrowaniu naszą relacją z Panem/Panią, w tym zewnętrznym usługodawcom, którzy świadczą usługi na naszą rzecz lub w naszym imieniu. Nie sprzedajemy Pana/Pani danych osobowych ani nie udostępniamy ich do celów międzykontekstowej reklamy behawioralnej. Zewnętrzni usługodawcy mogą obejmować, między innymi, lecz nie wyłącznie: podmioty przetwarzające listy płac; dostawców usług administrowania świadczeniami; dostawców platform do nagrywania rozmów kwalifikacyjnych, transkrypcji i oceny; platformy zarządzania ryzykiem; dostawców usług w zakresie zgodności z przepisami; oraz dostawców usług przechowywania lub hostingu danych. Ci zewnętrzni usługodawcy mogą znajdować się poza Pana/Pani macierzystą jurysdykcją.

Wymagamy od wszystkich naszych zewnętrznych usługodawców, na podstawie pisemnego kontraktu, wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony Pana/Pani danych osobowych, zgodnych z naszymi politykami oraz wszelkimi obowiązkami w zakresie bezpieczeństwa danych mającymi zastosowanie do nas jako Pana/Pani pracodawcy. Zezwalamy im na przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych wyłącznie w określonych celach, zgodnie z naszymi instrukcjami.

Ujawniamy również Pana/Pani dane osobowe w następujących dodatkowych celach, o ile jest to dozwolone lub wymagane przez obowiązujące prawo:

W zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo możemy przekazywać dane osobowe, które o Panu/Pani zbieramy, do innych jurysdykcji, w zakresie niezbędnym do celów określonych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności.

W przypadku przekazywania danych pomiędzy spółkami Payward, w tym przekazywania danych z UE i Wielkiej Brytanii do Stanów Zjednoczonych, opieramy się na wewnątrzgrupowej umowie o przekazywaniu danych, która określa odpowiednie zabezpieczenia służące ochronie danych osobowych, takie jak „standardowe klauzule umowne” oraz „UK addendum” wydany przez Information Commissioner's Office w Wielkiej Brytanii.

Uwzględniając charakter przetwarzanych przez nas danych osobowych, ryzyka dla osób fizycznych oraz aktualny stan wiedzy technicznej w zakresie praktyk bezpieczeństwa, wdrożyliśmy odpowiednie fizyczne, techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa mające na celu zabezpieczenie Pana/Pani danych osobowych przed przypadkową utratą oraz nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, zmianą lub ujawnieniem. Ponadto ograniczamy dostęp do danych osobowych do tych pracowników, agentów, konsultantów, wykonawców i innych osób trzecich, którzy mają uzasadnioną potrzebę biznesową uzyskania takiego dostępu.

Z wyjątkiem przypadków, w których obowiązujące prawo lub przepisy zezwalają na inne postępowanie lub go wymagają, będziemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, w których je zebraliśmy, w zakresie wymaganym do wypełnienia wszelkich obowiązków prawnych, księgowych lub sprawozdawczych, albo w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia sporów. W celu ustalenia odpowiedniego okresu przechowywania danych osobowych bierzemy pod uwagę obowiązujące wymogi prawne, ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkody wynikającej z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia Pana/Pani danych osobowych, cele, w których przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe, oraz to, czy możemy osiągnąć te cele w inny sposób.

Jeżeli nie dojdzie do nawiązania współpracy ani do zatrudnienia, będziemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe przez okres co najmniej trzech (3) lat od daty złożenia aplikacji. Dane osobowe personelu, pracowników, konsultantów i wykonawców zostaną przeniesione do akt osobowych oraz będą przechowywane i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi politykami przechowywania danych.

W niektórych okolicznościach możemy zanonimizować Pana/Pani dane osobowe w taki sposób, aby nie mogły być już powiązane z Pana/Pani osobą. Zastrzegamy sobie prawo do wykorzystywania takich anonimowych i pozbawionych elementów identyfikujących danych w dowolnym uzasadnionym celu biznesowym bez dalszego powiadomienia Pana/Pani ani Pana/Pani zgody. Z chwilą ustania Pana/Pani współpracy ze spółką lub zatrudnienia w spółce będziemy przechowywać i bezpiecznie zniszczymy Pana/Pani dane osobowe zgodnie z naszą polityką przechowywania dokumentów oraz obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami.

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Informacji o ochronie prywatności w dowolnym czasie w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach, obowiązkach prawnych lub wymogach operacyjnych. Najbardziej aktualna wersja niniejszej Informacji o ochronie prywatności będzie dostępna na stronie kariery Payward, a Pana/Pani obowiązkiem jest regularne przeglądanie strony kariery Payward w celu zapewnienia, że zna Pan/Pani najbardziej aktualną wersję. Dalsze zaangażowanie z Payward po jakiejkolwiek aktualizacji będzie uznawane za przyjęcie do wiadomości zmienionej Informacji o ochronie prywatności, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo. Jeżeli będziemy chcieli wykorzystać wcześniej zebrane Pana/Pani dane osobowe do celów odmiennych i nieoczekiwanych w stosunku do tych, o których poinformowaliśmy Pana/Panią w momencie zbierania, przekażemy Panu/Pani stosowną informację oraz, jeżeli wymaga tego prawo, wystąpimy o Pana/Pani zgodę, zanim wykorzystamy Pana/Pani dane osobowe w nowym lub niepowiązanym celu.

Data wejścia w życie: 22 czerwca 2026 r.