Hakijan tietosuojailmoitus

Payward on sitoutunut suojaamaan hakijoiden henkilötietojen yksityisyyttä ja turvallisuutta. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten Payward Inc. ja sen tytäryhtiöt, osakkuusyhtiöt ja lähiyhteisöt tai lähipiiriin kuuluvat oikeushenkilöt (yhdessä ”Payward”, ”me” tai ”meidät”) keräävät ja käsittelevät teitä koskevia henkilötietoja hakijoiden arviointi- ja valintaprosessin aikana ja sen jälkeen. Kussakin tapauksessa Payward on rekisterinpitäjä.

Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan teistä keräämiemme henkilötietojen luokat, miten käytämme henkilötietojanne, miten suojaamme henkilötietojanne, milloin luovutamme henkilötietojanne kolmansille osapuolille ja milloin siirrämme henkilötietojanne kotilainkäyttöalueenne ulkopuolelle. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan myös rekisteröidyn oikeudet lainkäyttöalueittain, mukaan lukien henkilötietojen saanti, oikaisu ja poistaminen. Huomatkaa, että oikeudet vaihtelevat lainkäyttöalueittain.

Käsittelemme henkilötietojanne ainoastaan tämän Tietosuojailmoituksen mukaisesti, ellei sovellettavassa laissa muuta edellytetä. Ryhdymme toimenpiteisiin varmistaaksemme, että teistä keräämämme henkilötiedot ovat asianmukaisia, olennaisia eivätkä liiallisia ja että niitä käsitellään rajattuihin tarkoituksiin.

Tässä Tietosuojailmoituksessa ”henkilötiedoilla” tarkoitetaan mitä tahansa tietoja, jotka koskevat tunnistettavissa olevaa yksityishenkilöä. Henkilötietoihin eivät kuulu anonyymit tai tunnisteettomiksi muutetut tiedot, joita ei voida yhdistää tiettyyn yksityishenkilöön. Rekrytointitoimintamme toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi keräämme, säilytämme tai muutoin käsittelemme seuraavia henkilötietojen luokkia voidaksemme harkita teitä tehtävään:

Keräämme suurimman osan käsittelemistämme henkilötiedoista suoraan teiltä. Rajoitetuissa olosuhteissa kolmannet osapuolet voivat toimittaa henkilötietojanne meille, kuten entiset työnantajat tai päämiehet, viralliset elimet (kuten sääntelyviranomaiset tai rikosrekisteriviranomaiset), lääketieteen ammattilaiset tai taustatarkastusten tekemiseen käytetyt toimistot. Lisäksi, jos osallistutte videohaastatteluun, voimme tallentaa istunnon (mukaan lukien äänen ja videon) ja käyttää automaattisia litterointityökaluja haastattelun kirjallisten tallenteiden luomiseen.

Jos pyydämme teitä suorittamaan kognitiivisen, taitoihin tai tehtävään liittyvän arvioinnin, teidät voidaan ohjata kolmannen osapuolen arviointialustalle. Kyseinen alusta kerää arviointivastauksenne ja niihin liittyvät tiedot ja palauttaa arviointitulokset ja/tai raportit Paywardille tukeakseen hakemuksenne arviointia.

Kaikki näiden työkalujen merkitsemät tiedot tarkastetaan asiayhteydessään, eikä niitä käytetä palkkauspäätösten ainoana perusteena.

Tiettyjen arviointien eheyden ja oikeudenmukaisuuden varmistamisen tukemiseksi arviointialusta voi käyttää automaattisia työkaluja, mukaan lukien tekoälyavusteinen valvonta, tunnistaakseen mahdollisia ongelmia, kuten epätavallista toimintaa tai käyttäytymistä arvioinnin aikana.

Nämä työkalut on suunniteltu tukemaan arvioinnin eheyttä, eivätkä ne sisällä biometristä tunnistamista (kuten kasvojentunnistusta) tai biometristen mallien luomista. Payward ei vastaanota biometrisiä tietoja osana arviointiprosessia.

Käsittelemme henkilötietojanne vain silloin, kun se on kohtuudella tarpeen ja kun sovellettava laki sallii tai edellyttää sitä. Tämä sisältää tilanteet, joissa käsittely on tarpeen teidän asianmukaiseksi harkitsemiseksenne tehtävään, joissa käsittely on tarpeen meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (kuten toimilupa- tai muut rajoitukset), oikeutettujen etujemme perusteella tai suostumuksellanne, jos sovellettava laki edellyttää suostumusta.

Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja seuraavia oikeutettuja liiketoiminnallisia tarkoituksia varten sekä hallinnoidaksemme suhdettamme teihin:

Jos haette tehtävää Kyproksen sijoituspalveluyrityksessämme, jota valvoo Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), meillä on MiFID II:n ja sovellettavan Kyproksen lain nojalla lakisääteinen velvollisuus arvioida rehellisyytenne, lahjomattomuutenne, hyvä maineenne ja taloudellinen vakautenne.

Näiden velvoitteiden täyttämiseksi voimme kerätä ja käsitellä tietoja, jotka koskevat rikostuomioita ja rikoksia (mukaan lukien vanhentumattomat ja, silloin kun se on lain mukaan sallittua, vanhentuneet tuomiot), siviili- tai valvontamenettelyjä, valvonta- tai ammatillisten elinten kurinpitotoimia, taloudellista vakautta (mukaan lukien maksukyvyttömyys tai konkurssi), rahoituslaitosten tekemiä tilien sulkemisia sekä mitä tahansa muita seikkoja, jotka ovat merkityksellisiä sopivuuden ja luotettavuuden arvioimisen kannalta.

Käsittelemme näitä tietoja GDPR:n artiklojen 6(1)(c) ja 10 nojalla, koska tällainen käsittely on tarpeen sellaisten lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, joita meihin säänneltynä sijoituspalveluyrityksenä sovelletaan, ja se on sallittua EU:n ja jäsenvaltion lainsäädännön nojalla.

Näitä tietoja käytetään yksinomaan sääntelyn edellyttämiin soveltuvuusarviointeihin, ja niitä käsitellään luottamuksellisesti siten, että pääsy niihin on tiukasti rajattu rekrytointi- ja sääntelynmukaisuusprosessiin osallistuviin henkilöihin.

Tietyt erityiset henkilötietoryhmät voidaan katsoa arkaluonteisiksi lainkäyttöalueenne lainsäädännön nojalla, ja ne saavat erityistä suojaa. Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia erityisiä henkilötietoryhmiä, kun toimitatte ne vapaaehtoisesti, työlainsäädännön mukaisten velvoitteidemme täyttämiseksi tai muutoin sovellettavan lain sallimissa rajoissa:

Luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille ainoastaan silloin, kun laki sitä edellyttää, tai työntekijöillemme, konsulteillemme, alihankkijoillemme, nimetyille edustajillemme taikka kolmannen osapuolen palveluntarjoajille, jotka tarvitsevat tällaisia tietoja avustaakseen meitä suhteemme hallinnoinnissa kanssasi, mukaan lukien kolmannen osapuolen palveluntarjoajat, jotka tarjoavat palveluja meille tai puolestamme. Emme myy henkilötietojasi emmekä jaa niitä kontekstien välisen käyttäytymiseen perustuvan mainonnan tarkoituksiin. Kolmannen osapuolen palveluntarjoajiin voivat kuulua muun muassa, niihin kuitenkaan rajoittumatta, palkanlaskennan käsittelijät; etuuksien hallinnoinnin tarjoajat; haastattelutallennus-, litterointi- ja arviointialustojen tarjoajat; riskienhallinta-alustat; vaatimustenmukaisuuspalvelujen tarjoajat; sekä tietojen tallennus- tai isännöintipalvelujen tarjoajat. Nämä kolmannen osapuolen palveluntarjoajat voivat sijaita kotilainkäyttöalueesi ulkopuolella.

Edellytämme kirjallisella sopimuksella kaikilta kolmannen osapuolen palveluntarjoajiltamme asianmukaisten turvatoimien toteuttamista henkilötietojesi suojaamiseksi käytäntöjemme sekä meihin työnantajanasi sovellettavien tietoturvavelvoitteiden mukaisesti. Sallimme niiden käsitellä henkilötietojasi ainoastaan määriteltyihin tarkoituksiin ohjeidemme mukaisesti.

Luovutamme henkilötietojasi myös seuraaviin lisätarkoituksiin, kun sovellettava laki sen sallii tai sitä edellyttää:

Sovellettavan lain sallimissa rajoissa voimme siirtää sinusta keräämiämme henkilötietoja muille lainkäyttöalueille siltä osin kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa esitettyihin tarkoituksiin.

Payward-yhtiöiden välisissä siirroissa, mukaan lukien tietojen siirrot EU:sta ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta Yhdysvaltoihin, tukeudumme konsernin sisäiseen tiedonsiirtosopimukseen, jossa esitetään asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen suojaamiseksi, kuten ”vakiosopimuslausekkeet” ja UK Information Commissioner's Officen julkaisema ”UK addendum”.

Ottaen huomioon käsittelemiemme henkilötietojen luonteen, yksilöihin kohdistuvat riskit ja turvallisuuskäytäntöjen uusimman kehitystason olemme toteuttaneet asianmukaiset fyysiset, tekniset ja organisatoriset turvatoimet, joiden tarkoituksena on suojata henkilötietojasi vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä sekä luvattomalta pääsyltä, käytöltä, muuttamiselta tai luovuttamiselta. Lisäksi rajoitamme pääsyn henkilötietoihin niihin työntekijöihin, edustajiin, konsultteihin, alihankkijoihin ja muihin kolmansiin osapuoliin, joilla on tällaiseen pääsyyn oikeutettu liiketoiminnallinen tarve.

Ellei sovellettava laki tai asetus muuta salli tai edellytä, säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joita varten ne keräsimme, siltä osin kuin se on tarpeen mahdollisten lakisääteisten, kirjanpidollisten tai raportointivelvoitteiden täyttämiseksi taikka siltä osin kuin se on tarpeen riitojen ratkaisemiseksi. Määrittääksemme henkilötietojen asianmukaisen säilytysajan otamme huomioon sovellettavat lakisääteiset vaatimukset, henkilötietojen määrän, luonteen ja arkaluonteisuuden, henkilötietojesi luvattomasta käytöstä tai luovuttamisesta aiheutuvan mahdollisen vahingon riskin, ne tarkoitukset, joita varten käsittelemme henkilötietojasi, sekä sen, voimmeko saavuttaa nämä tarkoitukset muilla keinoin.

Jos sinua ei oteta palvelukseen tai palkata, säilytämme henkilötietojasi vähintään kolmen (3) vuoden ajan hakemuksesi päivämäärästä lukien. Henkilöstön, työntekijöiden, konsulttien ja alihankkijoiden henkilötiedot siirretään henkilöstökansioihin ja niitä säilytetään ja käsitellään sovellettavien tietojen säilytyskäytäntöjen mukaisesti.

Joissakin olosuhteissa voimme anonymisoida henkilötietosi siten, ettei niitä voida enää yhdistää sinuun. Pidätämme oikeuden käyttää tällaisia anonyymejä ja tunnisteettomiksi tehtyjä tietoja mihin tahansa oikeutettuun liiketoiminnalliseen tarkoitukseen ilman erillistä ilmoitusta sinulle tai suostumustasi. Kun et enää ole yhtiön palveluksessa tai työsuhteessa yhtiöön, säilytämme henkilötietosi ja hävitämme ne turvallisesti asiakirjojen säilytyskäytäntömme sekä sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.

Pidätämme oikeuden päivittää tätä Tietosuojailmoitusta milloin tahansa käytäntöjemme, lakisääteisten velvoitteidemme tai toiminnallisten vaatimustemme muutosten huomioon ottamiseksi. Tämän Tietosuojailmoituksen ajantasaisin versio on saatavilla Paywardin urasivulla, ja on teidän vastuullanne tarkastella Paywardin urasivua säännöllisesti varmistaaksenne, että olette tietoisia ajantasaisimmasta versiosta. Kanssakäymisen jatkamista Paywardin kanssa päivityksen jälkeen pidetään muutetun Tietosuojailmoituksen tiedoksi ottamisena sovellettavan lain sallimassa laajuudessa. Jos haluamme käyttää aiemmin keräämiämme henkilötietojanne muihin ja odottamattomiin tarkoituksiin kuin niihin, joista ilmoitimme teille keräämisen ajankohtana, ilmoitamme siitä teille ja pyydämme, jos laki sitä edellyttää, suostumuksenne ennen henkilötietojenne käyttämistä uuteen tai asiaan liittymättömään tarkoitukseen.

Voimaantulopäivä: 22.06.2026