Privacyverklaring voor kandidaten

Payward zet zich in voor de bescherming van de privacy en de beveiliging van de persoonsgegevens van kandidaten. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe Payward Inc. en haar dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen en verbonden entiteiten of verbonden rechtspersonen (gezamenlijk "Payward", "wij" of "ons") persoonsgegevens over u verzamelen en verwerken tijdens en na het beoordelings- en selectieproces van kandidaten. In elk geval is Payward de verwerkingsverantwoordelijke.

In deze Privacyverklaring worden de categorieën persoonsgegevens beschreven die wij over u verzamelen, hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen, wanneer wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken en wanneer wij uw persoonsgegevens buiten uw eigen jurisdictie doorgeven. In deze Privacyverklaring worden tevens de rechten van betrokkenen per jurisdictie beschreven, waaronder inzage in, correctie van en verwijdering van persoonsgegevens. Let op: de rechten variëren per jurisdictie.

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze Privacyverklaring, tenzij het toepasselijk recht anders vereist. Wij nemen maatregelen om te waarborgen dat de persoonsgegevens die wij over u verzamelen toereikend en relevant zijn, niet bovenmatig zijn en voor beperkte doeleinden worden verwerkt.

Voor de toepassing van deze Privacyverklaring wordt onder „persoonsgegevens” verstaan alle informatie over een identificeerbare natuurlijke persoon. Persoonsgegevens omvatten geen anonieme of gede-identificeerde gegevens die niet met een bepaalde natuurlijke persoon in verband kunnen worden gebracht. Om onze wervingsactiviteiten uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, verzamelen, bewaren of verwerken wij op andere wijze de volgende categorieën persoonsgegevens, teneinde u voor een functie in aanmerking te nemen:

Wij zullen het merendeel van de persoonsgegevens die wij verwerken direct bij u verzamelen. In beperkte omstandigheden kunnen derden uw persoonsgegevens aan ons verstrekken, zoals voormalige werkgevers of opdrachtgevers, officiële instanties (zoals toezichthouders of instanties voor strafregisters), medische professionals, of bureaus die worden gebruikt om achtergrondcontroles uit te voeren. Daarnaast kunnen wij, indien u deelneemt aan een videosollicitatiegesprek, de sessie opnemen (met inbegrip van audio en video) en geautomatiseerde transcriptiehulpmiddelen gebruiken om schriftelijke verslagen van het gesprek te genereren.

Indien wij u vragen een cognitieve, vaardigheids- of functiegerelateerde beoordeling af te leggen, kunt u worden doorverwezen naar een beoordelingsplatform van een derde partij. Dat platform verzamelt uw antwoorden op de beoordeling en gerelateerde informatie en stuurt beoordelingsresultaten en/of rapporten terug naar Payward ter ondersteuning van onze evaluatie van uw sollicitatie.

Alle informatie die door deze hulpmiddelen wordt gemarkeerd, wordt in context beoordeeld en wordt niet gebruikt als enige basis voor aannamebeslissingen.

Om de integriteit en eerlijkheid van bepaalde beoordelingen te helpen waarborgen, kan het beoordelingsplatform geautomatiseerde hulpmiddelen gebruiken, met inbegrip van AI-ondersteunde monitoring, om mogelijke problemen zoals ongebruikelijke activiteit of ongebruikelijk gedrag tijdens een evaluatie te identificeren.

Deze hulpmiddelen zijn ontworpen om de integriteit van de beoordeling te ondersteunen en omvatten geen biometrische identificatie (zoals gezichtsherkenning) of het aanmaken van biometrische templates. Payward ontvangt geen biometrische gegevens als onderdeel van het beoordelingsproces.

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend waar dit redelijkerwijs noodzakelijk is en voor zover het toepasselijke recht dit toestaat of vereist. Dit omvat gevallen waarin de verwerking noodzakelijk is voor de behoorlijke overweging van u voor een functie, waarin de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons van toepassing is (zoals licentievereisten of andere beperkingen), ten behoeve van onze legitieme belangen, of met uw toestemming indien het toepasselijke recht toestemming vereist.

Wij verwerken persoonsgegevens van kandidaten voor de volgende legitieme bedrijfsdoeleinden en ten behoeve van het beheer van onze relatie met u:

Indien u solliciteert voor een positie binnen onze beleggingsonderneming in Cyprus die onder toezicht staat van de Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), zijn wij op grond van MiFID II en het toepasselijke recht van Cyprus wettelijk verplicht om uw eerlijkheid, integriteit, goede reputatie en financiële soliditeit te beoordelen.

Om aan deze verplichtingen te voldoen, kunnen wij informatie verzamelen en verwerken met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (met inbegrip van niet-vervallen en, waar wettelijk toegestaan, vervallen veroordelingen), civiele of toezichtrechtelijke procedures, disciplinaire maatregelen door toezichthoudende of beroepsorganisaties, financiële soliditeit (met inbegrip van insolventie of faillissement), sluitingen van rekeningen door financiële instellingen, en alle andere aangelegenheden die relevant zijn voor de beoordeling van geschiktheid en betrouwbaarheid.

Wij verwerken deze gegevens op grond van de artikelen 6(1)(c) en 10 van de AVG (GDPR), aangezien dergelijke verwerking noodzakelijk is voor de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan wij als onder toezicht staande beleggingsonderneming zijn onderworpen en is toegestaan op grond van EU-recht en het recht van de lidstaten.

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor toezichtrechtelijke geschiktheidsbeoordelingen en wordt vertrouwelijk behandeld, waarbij de toegang strikt beperkt is tot degenen die betrokken zijn bij het wervingsproces en het proces van naleving van regelgeving.

Bepaalde bijzondere categorieën persoonsgegevens kunnen op grond van de wetgeving van uw jurisdictie als gevoelig worden beschouwd en bijzondere bescherming genieten. Wij kunnen de volgende bijzondere categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken wanneer u deze vrijwillig verstrekt, om onze verplichtingen op grond van arbeidswetgeving na te komen, of zoals toepasselijk recht anderszins toestaat:

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend openbaar maken aan derden waar dit wettelijk vereist is, of aan onze werknemers, consultants, contractanten, aangewezen agenten of externe dienstverleners die dergelijke informatie nodig hebben om ons te ondersteunen bij het beheren van onze relatie met u, met inbegrip van externe dienstverleners die diensten aan ons of namens ons verlenen. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en delen deze evenmin ten behoeve van cross-context gedragsgerichte reclame. Externe dienstverleners kunnen onder meer omvatten, maar zijn niet beperkt tot: salarisverwerkers; aanbieders van administratie van arbeidsvoorwaarden; aanbieders van platforms voor het opnemen van sollicitatiegesprekken, transcriptie en assessments; risicobeheerplatforms; aanbieders van compliancediensten; en aanbieders van gegevensopslag of hosting. Deze externe dienstverleners kunnen zich buiten uw eigen jurisdictie bevinden.

Wij vereisen van al onze externe dienstverleners, door middel van een schriftelijk contract, dat zij passende beveiligingsmaatregelen implementeren om uw persoonsgegevens te beschermen, in overeenstemming met ons beleid en eventuele verplichtingen inzake gegevensbeveiliging die op ons als uw werkgever van toepassing zijn. Wij staan hen uitsluitend toe uw persoonsgegevens te verwerken voor gespecificeerde doeleinden in overeenstemming met onze instructies.

Wij maken uw persoonsgegevens tevens openbaar voor de volgende aanvullende doeleinden, waar dit is toegestaan of vereist door toepasselijk recht:

Waar dit is toegestaan door toepasselijk recht, kunnen wij de persoonsgegevens die wij over u verzamelen doorgeven aan andere jurisdicties, voor zover noodzakelijk voor de doeleinden zoals uiteengezet in deze Privacyverklaring.

Voor doorgiften tussen Payward-vennootschappen, met inbegrip van gegevensdoorgiften vanuit de EU en het VK naar de Verenigde Staten, baseren wij ons op een intragroepsovereenkomst inzake gegevensdoorgifte waarin passende waarborgen ter bescherming van persoonsgegevens zijn vastgelegd, zoals 'standaardcontractbepalingen' en het 'UK addendum' uitgegeven door het UK Information Commissioner's Office.

Rekening houdend met de aard van de persoonsgegevens die wij verwerken, de risico's voor individuen en de stand van de techniek op het gebied van beveiligingspraktijken, hebben wij passende fysieke, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd die zijn ontworpen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onopzettelijk verlies en ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik, ongeoorloofde wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking. Daarnaast beperken wij de toegang tot persoonsgegevens tot die werknemers, agenten, consultants, contractanten en andere derden die een legitieme zakelijke behoefte aan dergelijke toegang hebben.

Behoudens voor zover anders toegestaan of vereist door toepasselijk recht of toepasselijke regelgeving, zullen wij uw persoonsgegevens uitsluitend bewaren zolang als noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor wij deze hebben verzameld, zoals vereist om te voldoen aan enige wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen, of zoals noodzakelijk om geschillen op te lossen. Om de passende bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met de toepasselijke wettelijke vereisten, de omvang, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, en of wij die doeleinden op andere wijze kunnen verwezenlijken.

Indien u niet wordt ingeschakeld of aangenomen, zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor een minimumperiode van drie (3) jaar vanaf de datum van uw sollicitatie. Persoonsgegevens van personeel, werknemers, consultants en contractanten worden overgebracht naar personeelsdossiers en worden bewaard en verwerkt in overeenstemming met het toepasselijke gegevensbewaarbeleid.

In sommige omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens anonimiseren zodat deze niet langer met u in verband kunnen worden gebracht. Wij behouden ons het recht voor dergelijke anonieme en gede-identificeerde gegevens te gebruiken voor elk legitiem zakelijk doel zonder nadere kennisgeving aan u of uw toestemming. Zodra u niet langer door de onderneming wordt ingeschakeld of bij de onderneming in dienst bent, zullen wij uw persoonsgegevens bewaren en veilig vernietigen in overeenstemming met ons documentbewaarbeleid en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring op elk moment bij te werken om wijzigingen in onze praktijken, wettelijke verplichtingen of operationele vereisten te weerspiegelen. De meest actuele versie van deze Privacyverklaring zal beschikbaar zijn op de carrièrepagina van Payward, en het is uw verantwoordelijkheid om de carrièrepagina van Payward regelmatig te bekijken om ervoor te zorgen dat u op de hoogte bent van de meest actuele versie. Voortgezette betrokkenheid bij Payward na een update wordt beschouwd als erkenning van de herziene Privacyverklaring, voor zover toegestaan door toepasselijk recht. Indien wij uw eerder verzamelde persoonsgegevens willen gebruiken voor andere en onverwachte doeleinden dan die waarover wij u op het moment van verzameling hebben geïnformeerd, zullen wij u hiervan in kennis stellen en, waar wettelijk vereist, uw toestemming vragen voordat wij uw persoonsgegevens voor een nieuw of ongerelateerd doel gebruiken.

Ingangsdatum: 22 juni 2026