Déclaration de confidentialité pour le recrutement au Royaume-Uni et au sein de l’Union européenne

Quel est l’objectif de ce document?

Payward Ltd. et ses filiales s’engagent à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles.

La présente Déclaration de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons et utilisons les informations personnelles vous concernant pendant et après votre relation de travail avec nous, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE de 2016 et à la Loi britannique sur la protection des données (DPA) de 2018.

Elle s’applique à tous les candidats à un emploi.

1. Payward Ltd. est un "responsable du traitement". Cela signifie que nous sommes responsables de décider de la manière dont nous conservons et utilisons les informations personnelles vous concernant. En vertu de la législation relative à la protection des données, nous sommes tenus de vous informer des informations contenues dans la présente Déclaration de confidentialité.

2. La présente Déclaration s’applique aux candidats à un emploi et aux candidats qui suivent le processus de recrutement. La présente Déclaration ne fait partie d’aucun contrat de travail ni d’aucun autre contrat de prestation de services. Nous pouvons mettre à jour la présente Déclaration à tout moment, mais si nous le faisons, nous vous fournirons une copie mise à jour de la présente Déclaration dans les meilleurs délais.

Principes de protection des données

Nous nous conformerons à la loi sur la protection des données. Cela signifie que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être:

1. Utilisées légalement, équitablement et de manière transparente.

2. Recueillies uniquement à des fins valables, que nous vous avons clairement expliquées et ne pas être utilisées d’une manière incompatible avec ces fins.

3. Pertinentes par rapport aux objectifs que nous vous avons décrits et limitées à ces objectifs.

4. Exactes et tenues à jour.

5. Conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins que nous vous avons décrites.

6. Conservées en toute sécurité.

Le genre d’informations que nous avons à votre sujet

Les données à caractère personnel, ou informations personnelles, désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Elles ne comprennent pas les données dont les éléments permettant d’identifier une personne ont été supprimés (données anonymes).

Il existe certains types de données à caractère personnel plus sensibles qui nécessitent un niveau de protection plus élevé, comme les informations sur la santé ou l’orientation sexuelle d’une personne. Les informations relatives aux condamnations pénales justifient également ce niveau de protection plus élevé.

Si vous souhaitez travailler pour nous, nous recueillerons une série d’informations vous concernant, notamment votre nom, votre adresse personnelle, votre date de naissance, votre adresse email, votre numéro de téléphone ainsi que vos antécédents professionnels. Il s’agit de vos "informations personnelles".

1. Nous recueillerons également des informations sensibles vous concernant (appelées "catégories particulières de données"), notamment:

   1. votre origine ethnique ou raciale;
   2. votre religion;
   3. votre orientation sexuelle;
   4. tout handicap que vous pouvez avoir;
   5. les problèmes de santé dont vous souffrez, afin de nous permettre de procéder à des ajustements raisonnables de votre environnement de travail.
       

   Veuillez noter que nous traitons toutes les catégories particulières de données avec une sécurité accrue, en veillant spécifiquement à ce que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Cette mesure s’ajoute aux contrôles techniques que nous appliquons systématiquement à toutes les données.

2. Nous recueillons vos informations personnelles directement auprès de vous, normalement par le biais de votre curriculum vitæ (CV) que vous nous avez fait parvenir. Nous pouvons également recueillir des informations lorsque nous correspondons avec vous par téléphone, par des canaux de discussion numériques, par email ou par courrier. Veuillez noter que si votre candidature est retenue, toutes ces informations peuvent faire partie de votre dossier d’emploi.

3. Veuillez également noter que lorsque vous visitez ce site Web et même si vous ne postulez pas un emploi, des cookies seront utilisés afin de recueillir des informations vous concernant, telle que votre adresse IP (Internet Protocol), qui connecte votre ordinateur ou votre appareil mobile à Internet ainsi que des informations sur votre visite, telles que les pages que vous avez consultées ou recherchées, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, etc. Nous procédons ainsi afin de pouvoir mesurer les performances de notre site Web et y apporter des améliorations à l’avenir. Les cookies servent également à améliorer la fonctionnalité de ce site Web, notamment le partage de données avec notre équipe de gestion Web. Vous pouvez contrôler cela en modifiant vos paramètres de cookies.

Comment nous utiliserons les informations vous concernant

Nous n’utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes:

1. Pour remplir des obligations contractuelles, notamment pour prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat.
2. Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.
3. Lorsque cela est nécessaire pour des intérêts légitimes poursuivis par nous ou un tiers et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.

Nous utilisons les informations recueillies auprès de vous aux fins énumérées dans le tableau ci-dessous.

Si vous ne fournissez pas d’informations personnelles

1. Si vous ne nous fournissez pas certaines informations demandées, nous pourrions être dans l’incapacité de donner suite à votre candidature, ou nous pourrions être dans l’impossibilité de nous conformer à nos obligations légales.

Changement d’objectif

1. Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous estimons raisonnablement devoir les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l’objectif initial. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à des fins non liées, nous vous en informerons et vous expliquerons le fondement juridique nous permettant de le faire.

2. Veuillez noter que nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

Transfert d’informations en dehors de l’UE et du Royaume-Uni

Nous transférerons les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet aux États-Unis afin d’exécuter notre contrat avec vous. Une décision relative à l’adéquation du niveau de protection des données a été prise par la Commission européenne et le Royaume-Uni à l’égard des entreprises américaines qui s’inscrivent dans le cadre du Bouclier de protection des données UE/États-Unis.

Sécurité des données

1. Nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin de les connaître dans le cadre de leur travail. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

2. Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation compétent, de toute violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Conservation des données

Pendant combien de temps allez-vous utiliser mes informations?

1. Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons recueillies, y compris pour satisfaire à toute exigence légale ou de déclaration. En règle générale, nous conserverons vos informations pendant une période de 12 mois, et au-delà de cette période si nous avons votre consentement.

Droits d’accès, de rectification, d’effacement et de restriction

Votre devoir de nous informer de tout changement

Vos droits en matière d’informations personnelles

1. Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours du processus de recrutement chez nous.

2. Dans certaines circonstances, vous avez légalement le droit de:

   1. Demander l’accès à vos informations personnelles (communément appelé "demande d’accès aux données de la personne concernée"). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.
   2. Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
   3. Demander l’effacement de vos informations personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander d’effacer ou de supprimer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous).
   4. Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.
   5. Demander la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
   6. Demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie.

Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander l’effacement de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ou nous demander de transférer une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez contacter le Délégué à la protection des données par écrit par le biais de l’adresse [email protected]

En général, aucuns frais ne sont exigés.

1. Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un de vos autres droits). Toutefois, nous pouvons prélever des frais raisonnables si votre demande d’accès est manifestement infondée ou déraisonnable. Nous pouvons également refuser de donner suite à la demande dans de telles circonstances.

Ce que nous pouvons avoir besoin de vous demander

1. Il se peut que nous devions vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accéder aux informations (ou d’exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée afin d’éviter que des informations personnelles ne soient divulguées à une personne n’ayant pas le droit de les recevoir.

Droit de retirer votre consentement

1. Dans les rares cas où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos informations personnelles dans un but spécifique, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement spécifique à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter le Délégué à la protection des données par le biais de l’adresse [email protected]. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations aux fins pour lesquelles vous aviez initialement donné votre accord, à moins d’avoir un autre fondement légitime pour le faire.

Délégué à la protection des données

1. Nous avons nommé un Délégué à la protection des données chargé de veiller au respect de la présente Déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions sur la présente Déclaration de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez contacter le Délégué à la protection des données à l’adresse [email protected]. Vous avez le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité ou de l’organisme de réglementation de votre pays en matière de confidentialité et de protection des données.

Modification de la présente Déclaration de confidentialité

1. Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité à tout moment, et nous vous fournirons une nouvelle Déclaration de confidentialité lorsque nous effectuerons des mises à jour substantielles. Nous pouvons également vous informer de temps à autre, par d’autres moyens, du traitement de vos informations personnelles.