Informativa sulla privacy dei candidati

Informativa sulla privacy dei candidati

Ambito di applicazione e panoramica

Kraken si impegna a proteggere la privacy e la sicurezza dei dati personali dei candidati. La presente Informativa descrive come Payward Inc. e le sue controllate, affiliate e società correlate o appartenenti allo stesso gruppo societario (collettivamente, "Kraken", "noi" o "ci") raccolgono e trattano i dati personali che ti riguardano durante e dopo il processo di valutazione e selezione dei candidati. In ogni caso Kraken agisce in qualità di titolare del trattamento.

La presente informativa descrive le categorie di dati personali che raccogliamo su di te, come utilizziamo e proteggiamo i tuoi dati personali, quando li divulghiamo a terzi e in quali circostanze li trasferiamo al di fuori della tua giurisdizione di residenza. La presente Informativa descrive inoltre i diritti degli interessati a seconda della giurisdizione, compresi accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali.  Si precisa che tali diritti variano a seconda della giurisdizione.

Tratteremo i tuoi dati personali esclusivamente in conformità con la presente Informativa sulla privacy, salvo diversamente previsto dalla normativa vigente. Adottiamo misure per garantire che i dati personali che raccogliamo su di te siano adeguati, pertinenti, non eccedenti e trattati per finalità limitate.

Raccolta e altro trattamento dei dati personali

Ai fini della presente Informativa sulla privacy, per "dati personali" si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Sono esclusi dai dati personali i dati anonimi o anonimizzati che non possono essere associati a una persona specifica. Per svolgere le nostre attività di selezione del personale e rispettare i nostri obblighi di legge, raccogliamo, conserviamo e trattiamo le seguenti categorie di dati personali, allo scopo di valutare la tua candidatura per un determinato ruolo:

• Dati di contatto personali come nome legale, nome preferito, titolo, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email personali, indirizzi IP, UserAgent del browser e identificatori online.
• Percorso lavorativo.
• Percorso formativo.
• Conferma del diritto al lavoro.
• Storico retributivo (solo quando pertinente e lecito).
• Licenze possedute, se applicabile.
• Iscrizioni a ordini o associazioni professionali.
• Referenze.
• Lingue, se rilevanti (comprensione, orale e scritta).
• Laddove consentito dalla legge e pertinente alla posizione: storia creditizia e/o dati relativi a condanne penali non ancora estinte.
• Altre informazioni personali emerse durante le verifiche di background.
• Informazioni su potenziali conflitti di interesse.
• Altri dati personali inclusi in CV, curriculum, modulo di candidatura o lettera di presentazione, o che ci fornisci volontariamente.
• Registrazioni di colloqui, incluse registrazioni video, audio e qualsiasi trascrizione o nota generata tramite AI derivata da tali registrazioni.
• Informazioni relative alle valutazioni (come le tue risposte, i punteggi e i report generati nell'ambito delle valutazioni delle competenze o comportamentali).
• Qualsiasi altro dato personale che ci fornisci volontariamente, inclusi dati sensibili o appartenenti a “categorie particolari”.

Modalità di raccolta dei dati personali

Raccoglieremo la maggior parte dei dati personali che trattiamo direttamente da te. In circostanze limitate, terze parti possono fornirci i tuoi dati personali, come ex datori di lavoro o committenti, enti ufficiali (ad esempio autorità di vigilanza o uffici del casellario giudiziale), professionisti sanitari o agenzie incaricate di effettuare verifiche di background. Inoltre, se partecipi a un colloquio video, potremmo registrare la sessione (inclusi audio e video) e utilizzare strumenti di trascrizione automatica per generare verbali scritti del colloquio.

Se ti chiediamo di sostenere una valutazione delle capacità cognitive, delle competenze o delle attitudini relative al ruolo, potresti essere reindirizzato a una piattaforma di valutazione di terze parti. Questa piattaforma raccoglie le risposte fornite nella valutazione e le informazioni correlate e restituisce i risultati della valutazione e/o i report a Kraken a supporto della valutazione della tua candidatura.

Qualsiasi informazione segnalata da questi strumenti viene esaminata nel contesto e non viene utilizzata come unico criterio per le decisioni relative all'assunzione.

Integrità della valutazione e proctoring assistito dall'IA

Per contribuire a garantire l'integrità e l'equità di determinate valutazioni, la piattaforma di valutazione può avvalersi di strumenti automatizzati, tra cui il monitoraggio assistito dall'intelligenza artificiale, al fine di individuare potenziali problemi, quali attività o comportamenti insoliti, nel corso di una valutazione.

Questi strumenti sono stati progettati per garantire l'integrità delle valutazioni e non prevedono l'identificazione biometrica (come il riconoscimento facciale) né la creazione di modelli biometrici. Kraken non riceve dati biometrici nell'ambito del processo di valutazione.

Finalità della raccolta dei dati personali

Trattiamo i tuoi dati personali solo quando ciò è ragionevolmente necessario e nei limiti consentiti o richiesti dalla legge applicabile.  Ciò include i casi in cui il trattamento è necessario per una corretta valutazione della tua candidatura per una posizione, per adempiere a obblighi legali a cui siamo soggetti (come requisiti autorizzativi o altre restrizioni), per i nostri legittimi interessi o con il tuo consenso qualora la legge lo richieda.

Trattiamo i dati personali dei candidati per le seguenti finalità legittime di business e per la gestione del nostro rapporto con te:

• Gestione e pianificazione aziendale.
• Svolgimento di colloqui e definizione dei requisiti di performance.
• Valutazione delle qualifiche per uno specifico ruolo o incarico.
• Documentare con accuratezza i colloqui, favorire equità e coerenza nelle decisioni di assunzione, consentire formazione e calibrazione degli intervistatori e generare trascrizioni per finalità valutative e amministrative.
• Contabilità e audit.
• Adempimento degli obblighi in materia di salute e sicurezza.

Trattiamo inoltre dati personali ove richiesto dalla legge o da policy aziendali, oppure laddove tu abbia fornito il consenso per una specifica finalità.

Tratteremo i tuoi dati personali solo per le finalità per le quali sono stati raccolti o per finalità compatibili. Se dovessimo trattare i tuoi dati personali per una finalità non compatibile, ti forniremo apposita informativa e, ove necessario, la base giuridica del trattamento, incluso il consenso qualora richiesto dalla legge.

Ci riserviamo inoltre il diritto di trattare i tuoi dati personali per i nostri legittimi interessi, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le seguenti finalità:

• Laddove necessario per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria o nell’ambito di procedimenti legali.
• Prevenire condotte illecite, inclusi frodi.
• Garantire la sicurezza delle reti e delle informazioni, inclusa la prevenzione dell’accesso non autorizzato ai nostri sistemi informatici e di comunicazione elettronica e della diffusione di software malevoli.
• Monitorare l’uso di sistemi informatici e di altra attrezzatura e proprietà, incluse informazioni riservate e proprietà intellettuale, per tutelare l’azienda da potenziali rivendicazioni legali o per proteggere personale, dipendenti, consulenti e collaboratori.
• Supportare attività amministrative interne con le nostre entità affiliate.
• Condurre analisi dei dati sulla nostra pipeline di candidature, incluse le performance delle campagne di recruiting, la performance dei colloqui dei candidati, ecc.
• Effettuare i controlli relativi alle persone politicamente esposte (PEP) e le relative verifiche di due diligence, come previsto dalle leggi vigenti in materia di antiriciclaggio (AML) o di contrasto al finanziamento del terrorismo (CTF), oppure laddove sia necessario per valutare potenziali conflitti di interesse, rischi di corruzione o vincoli di conformità. Tale trattamento può comportare il confronto dei dati dell'utente con banche dati normative o pubbliche relative a persone che ricoprono o hanno ricoperto cariche pubbliche di rilievo, nonché ai loro stretti collaboratori o familiari.

Potremmo avvalerci di strumenti che ci aiutano a organizzare, sintetizzare o valutare le informazioni relative alle assunzioni (ad esempio, per redigere trascrizioni o appunti dei colloqui o per assegnare un punteggio a determinate valutazioni). Le nostre decisioni finali in materia di assunzioni non si basano esclusivamente su un trattamento automatizzato.

Non venderemo i tuoi dati personali, inclusi eventuali dati personali sensibili, né li condivideremo con terze parti per pubblicità comportamentale cross-context.

La mancata autorizzazione al trattamento dei dati personali necessari può influire sulla possibilità di proseguire con la tua candidatura.

Ruoli regolamentati (società di investimento di Cipro) – Requisiti di integrità/buona reputazione

Se ti candidi per una posizione presso la nostra società di investimento con sede a Cipro, regolamentata dalla Cyprus Securities and Exchange Commission (CySEC), siamo tenuti per legge, ai sensi della MiFID II e della normativa cipriota applicabile, a valutare la tua onestà, integrità, buona reputazione e solidità finanziaria.

Al fine di adempiere a tali obblighi, potremmo raccogliere e trattare informazioni relative a condanne penali e reati (comprese le condanne non prescritte e, ove consentito dalla legge, quelle prescritte), procedimenti civili o amministrativi, provvedimenti disciplinari adottati da organismi di regolamentazione o professionali, solidità finanziaria (compresi casi di insolvenza o fallimento), chiusure di account da parte di istituti finanziari e qualsiasi altra questione rilevante ai fini della valutazione dell'idoneità e dell'integrità.

Trattiamo questi dati ai sensi degli articoli 6, paragrafo 1, lettera c), e 10 del GDPR, in quanto tale trattamento è necessario per adempiere agli obblighi di legge a cui siamo soggetti in qualità di impresa di investimento regolamentata ed è autorizzato dalla normativa dell'Unione europea e degli Stati membri.

Queste informazioni vengono utilizzate esclusivamente ai fini delle valutazioni di idoneità normative e sono trattate in modo riservato; l'accesso è strettamente limitato alle persone coinvolte nel processo di assunzione e conformità normativa.

Raccolta e utilizzo di categorie particolari di dati personali

Alcune categorie particolari di dati personali possono essere considerate sensibili dalle leggi della tua giurisdizione e beneficiare di una tutela specifica. Possiamo raccogliere e trattare le seguenti categorie particolari di dati personali quando ce le fornisci volontariamente, per adempiere agli obblighi previsti dalle leggi in materia di lavoro o nei limiti in cui la legge applicabile lo consente:

• Informazioni sull’appartenenza a un sindacato ai fini della gestione dei contributi sindacali.
• Informazioni relative alla salute fisica o mentale o allo stato di disabilità per rispettare gli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e per predisporre adeguate misure di accomodamento (ad esempio durante il processo di colloquio).
• Informazioni su origine razziale o etnica, affiliazione religiosa, convinzioni filosofiche, informazioni sanitarie e orientamento sessuale per garantire un monitoraggio e reporting significativi sulle pari opportunità e per conformarsi alle leggi applicabili.

Laddove vi fosse la necessità legittima di trattare categorie particolari di dati personali per finalità ulteriori rispetto a quelle sopra indicate, procederemo solo previa informativa e, ove richiesto dalla legge, previo tuo consenso esplicito. Potremmo inoltre trattare alcune informazioni relative alla tua esposizione politica (ad esempio, se ricopri o hai ricoperto una carica pubblica o se sei imparentato con qualcuno che l'ha ricoperta) al fine di ottemperare alle normative antiriciclaggio e contro il finanziamento del terrorismo. Queste informazioni saranno utilizzate esclusivamente a fini di conformità, trattate in modo riservato e non saranno impiegate per prendere decisioni automatizzate o discriminatorie in merito alla tua candidatura.

Tratteremo sempre le categorie particolari di dati personali come riservate e le condivideremo internamente solo laddove esista una finalità specifica e legittima per tale condivisione. Come descritto più avanti, abbiamo implementato misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati personali da perdita accidentale e da accessi, usi, modifiche o divulgazioni non autorizzati.

Conserveremo le categorie particolari di dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono state raccolte, ovvero per adempiere a obblighi legali, contabili o di rendicontazione, o per gestire e risolvere eventuali controversie.

Tieni presente che registrazioni audio e video possono catturare incidentalmente categorie particolari di dati personali (ad esempio origine razziale o etnica, informazioni sanitarie o affiliazione religiosa). Tali dati saranno trattati esclusivamente nella misura strettamente necessaria per finalità di selezione del personale e nel rispetto delle leggi applicabili.

Condivisione dei dati

Divulgheremo i tuoi dati personali a terzi solo quando richiesto dalla legge oppure ai nostri dipendenti, consulenti, appaltatori, agenti designati o fornitori di servizi terzi che necessitano di tali informazioni per aiutarci a gestire il nostro rapporto con te, inclusi i fornitori di servizi terzi che prestano servizi a noi o per nostro conto. Non vendiamo i tuoi dati personali né li condividiamo per finalità di pubblicità comportamentale cross-context. I fornitori di servizi terzi possono includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, società di elaborazione paghe; fornitori di servizi di amministrazione dei benefit; fornitori di piattaforme per la registrazione, trascrizione e valutazione dei colloqui; piattaforme di gestione del rischio, fornitori di servizi di di conformità e fornitori di servizi di archiviazione o hosting dei dati. Tali fornitori di servizi terzi possono trovarsi al di fuori della tua giurisdizione di residenza.

Richiediamo a tutti i fornitori di servizi terzi, tramite contratto scritto, di implementare misure di sicurezza adeguate per proteggere i tuoi dati personali in modo conforme alle nostre policy e a eventuali obblighi di sicurezza dei dati applicabili a noi in qualità di datore di lavoro. Concediamo loro di trattare i tuoi dati personali esclusivamente per finalità specificate e in conformità con le nostre istruzioni.

Divulghiamo inoltre i tuoi dati personali per le seguenti ulteriori finalità, ove consentito o richiesto dalla legge applicabile:

• Ad altre società del nostro gruppo (anche al di fuori della tua giurisdizione di residenza) per le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy e ove necessario per valutare la tua candidatura.
• Nell’ambito delle nostre attività di reporting periodico verso le altre società del gruppo.
• Per rispettare obblighi di legge o procedimenti legali validi. Quando divulghiamo i tuoi dati personali per conformarci a un obbligo o procedimento legale, adotteremo misure ragionevoli per garantire che vengano divulgati solo i dati personali minimi necessari per la specifica finalità e circostanza.
• Per ottemperare alle verifiche sanzionatorie continuative nell’ambito dei nostri obblighi ai sensi di NYDFS, OFAC e altri regimi normativi.
• Per proteggere i diritti e la proprietà di Kraken e dei suoi clienti (incluso ove necessario per accertare, esercitare o difendere diritti legali o per finalità connesse a procedimenti giudiziari).
• In situazioni di emergenza o quando necessario per proteggere l’incolumità delle persone.
• Quando i dati personali sono di pubblico dominio.
• In caso di trasferimento d’azienda o cambio di proprietà, quando la divulgazione è necessaria per completare la transazione. In tali circostanze limiteremo la condivisione dei dati a quanto strettamente necessario e procederemo all’anonimizzazione dei dati ove possibile.
• Per ulteriori finalità con il tuo consenso, ove tale consenso sia richiesto dalla legge.

Trasferimenti transfrontalieri di dati

Ove consentito dalla legge applicabile, potremmo trasferire i dati personali che raccogliamo su di te verso altre giurisdizioni se necessario per le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy.

Per i trasferimenti tra società del gruppo Kraken — inclusi i trasferimenti di dati dall’UE e dal Regno Unito agli Stati Uniti — facciamo affidamento su un accordo di trasferimento intragruppo che prevede garanzie adeguate per la protezione dei dati personali, come le “clausole contrattuali standard” e l’“addendum UK” emesso dall’UK Information Commissioner’s Office.

Sicurezza dei dati

Tenendo conto della natura dei dati personali che trattiamo, dei rischi per gli interessati e dello stato dell'arte in materia di sicurezza, abbiamo implementato misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative adeguate, progettate per proteggere i tuoi dati personali contro la perdita accidentale e l'accesso, l'uso, l'alterazione o la divulgazione non autorizzati. Inoltre, limitiamo l’accesso ai dati personali a quei dipendenti, agenti, consulenti, appaltatori e altre terze parti che hanno una legittima necessità commerciale di accedervi.

Conservazione dei dati

Salvo quanto diversamente consentito o richiesto dalla legge o regolamentazione applicabile, conserveremo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario a conseguire le finalità per cui li abbiamo raccolti, a soddisfare eventuali obblighi legali, contabili o di rendicontazione oppure nella misura necessaria a risolvere controversie. Per determinare il periodo di conservazione appropriato, consideriamo i requisiti legali applicabili, la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il potenziale rischio di danno derivante da un uso o divulgazione non autorizzati, le finalità del trattamento e la possibilità di conseguire tali finalità con mezzi alternativi.
Se non verrai assunto o ingaggiato, conserveremo i tuoi dati personali per un periodo minimo di tre (3) anni dalla data della candidatura. I dati personali del personale, dipendenti, consulenti e appaltatori verranno trasferiti ai fascicoli del personale e conservati e trattati in conformità alle policy di conservazione applicabili.

In alcune circostanze potremmo anonimizzare i tuoi dati personali in modo che non possano più essere associati a te. Ci riserviamo il diritto di utilizzare tali dati anonimizzati o pseudonimizzati per qualsiasi legittima finalità commerciale senza ulteriore comunicazione o consenso. Una volta che il rapporto con l’azienda sarà concluso, conserveremo ed elimineremo in modo sicuro i tuoi dati personali in conformità con la nostra policy di conservazione dei documenti e con le leggi applicabili.

Diritti degli interessati

I candidati hanno determinati diritti sui propri dati personali a seconda della giurisdizione in cui si trovano. Per comodità, abbiamo fornito una tabella che illustra esempi di diritti in quattro diversi gruppi di località. Per informazioni sui diritti applicabili in altre giurisdizioni, contatta il nostro team dedicato alla privacy inviando una richiesta tramite il nostro Modulo di contatto.

*Quando il trattamento si basa sul consenso dell’interessato, sul consenso esplicito in caso di categorie particolari di dati oppure quando il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o per adottare misure su richiesta dell'interessato prima della conclusione del contratto.

Questa tabella è un riepilogo; diritti ed eccezioni specifici variano a seconda della giurisdizione e della base giuridica su cui ci basiamo.

• Giurisdizioni del Gruppo 1: Regno Unito; Stati membri dell'UE.
• Giurisdizioni del Gruppo 2: California.
• Giurisdizioni del Gruppo 3: Canada.
• Giurisdizioni del Gruppo 4: Singapore; Australia.  

Se desideri esercitare i tuoi diritti in materia di dati o hai ulteriori domande in merito alla presente informativa, contatta il nostro team dedicato alla privacy inviando una richiesta tramite il nostro Modulo di contatto. Ti ricordiamo che tali diritti possono variare a seconda della giurisdizione.

Abbiamo il diritto di richiederti informazioni specifiche per aiutarci a confermare la tua identità e il tuo diritto di accesso e per fornirti i dati personali che deteniamo su di te o apportare le modifiche richieste. La legge applicabile può consentirci o imporci di rifiutare di fornirti l’accesso a parte o a tutti i dati personali che deteniamo su di te, oppure i tuoi dati personali potrebbero essere stati distrutti, cancellati o resi anonimi in conformità ai nostri obblighi e pratiche di conservazione. Se non possiamo fornirti l’accesso ai tuoi dati personali, ti comunicheremo le ragioni del rifiuto, salvo eventuali limitazioni legali o regolamentari.

Responsabile della protezione dei dati

Abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati, con il compito di supervisionare il rispetto della presente Informativa sulla privacy. Se hai domande riguardo alla presente Informativa sulla privacy o su come trattiamo i tuoi dati personali o desideri richiedere l'accesso ai tuoi dati personali, invia una richiesta tramite il nostro Modulo di contatto. Se non sei soddisfatto della risposta a eventuali questioni sollevate con il Responsabile della Protezione dei Dati, potresti avere il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo competente nella tua giurisdizione contattando tale autorità.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento per riflettere cambiamenti nelle nostre prassi, obblighi legali o requisiti operativi. La versione più aggiornata della presente Informativa sarà disponibile nella sezione Lavora con noi del sito di Kraken, ed è tua responsabilità consultarla regolarmente per verificare di essere a conoscenza della versione più recente. La prosecuzione dei rapporti con Kraken dopo un aggiornamento costituirà riconoscimento della versione aggiornata dell’Informativa, nei limiti consentiti dalla legge applicabile. Se intendessimo utilizzare i tuoi dati personali precedentemente raccolti per finalità diverse e inaspettate rispetto a quelle comunicate al momento della raccolta, ti informeremo e, laddove richiesto dalla legge, chiederemo il tuo consenso prima di utilizzare i tuoi dati personali per una nuova finalità o una finalità non correlata.

Contattaci

Se hai domande riguardo al trattamento dei tuoi dati personali o desideri presentare una richiesta di accesso o un'altra richiesta, ti invitiamo a contattarci tramite il nostroModulo di contatto. Se non sei soddisfatto della nostra risposta a eventuali questioni sollevate, hai il diritto di presentare un reclamo presso l’autorità di protezione dei dati competente nella tua giurisdizione.

Data di entrata in vigore: 11 febbraio 2026